Jak zaewidencjonować potrącenia z wynagrodzenia? [Poradnia rachunkowa]

Czy mieszkanie planowane na sprzedaż ująć jako materiał czy towar? Jak zaewidencjonować potrącenia z wynagrodzenia? W jaki sposób zaksięgować ubezpieczenie grupowe pracowników? Odpowiadamy w tekście.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.) środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Z kolei rzeczowymi aktywami obrotowymi w myśl art. 3 ust. 1 pkt 18 u.r. są rzeczowe składniki przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu dwunastu miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego właściwego dla danej działalności, jeżeli trwa on dłużej niż dwanaście miesięcy. Jeśli jednostka nie ma zamiaru wykorzystywać nabytego lokalu na własne potrzeby przez okres dłuższy niż dwanaście miesięcy, to nie może być on traktowany jako środek trwały. W takiej sytuacji będzie on zapasem, ale wtedy pojawia się pytanie, czy traktować go jako towar, czy materiał. Ponownie musimy odnieść się do u.r. – z art. 3 ust. 1 pkt 19 wynika, że materiały zostają nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, a towary – w celu odprzedaży w stanie nieprzetworzonym. Przy czym przyjmuje się, iż jeśli potrzebne są nakłady, aby dostosować towary do ich sprzedaży, ale nie zmieniają one w sposób istotny charakterystyki tego towaru, to nadal mówimy o towarach.

W analizowanym przypadku jednostka w ramach polityki rachunkowości powinna wskazać sposób postępowania w określonych sytuacjach. Przy czym budując politykę, należy wskazać, iż każde mieszkanie traktuje się jako odrębny składnik zapasów. Ponoszone nakłady muszą być przypisywane indywidulanie do takiego składnika. Jest to istotne nie tylko z punktu widzenia prawidłowego ustalenia kosztu w chwili sprzedaży mieszkania dla rachunkowości, lecz także dla rozliczeń podatkowych. Nakłady ponoszone, aby uzyskać konkretny przychód (tu sprzedaż mieszkania), należy rozpoznać jako koszty uzyskania przychodu w dacie jego uzyskania ze sprzedaży (data aktu notarialnego z kupującym nieruchomość). Zatem nakłady poniesione na zakup, np. taksę notarialną, PCC, a potem remonty, aranżacje, trzeba ująć z uwzględnieniem art. ust. 3, ust. 4 i 11 u.r. Operacja zakupu mieszkania ujętego jako materiał, a potem nakłady związane z jego przebudową będą przedstawiały się w księgach następująco (konto rozliczenia zakupu, jako techniczne pominięto):

1. Nabycie na podstawie aktu nieruchomości: Wn „Materiały”, Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Poniesione koszty notarialne: Wn „Materiały”, Wn „VAT naliczony”, Ma „Rozrachunki z dostawcami – notariusz”.

3. Poniesiony podatek od czynności cywilnoprawnych: Wn „Materiały”, Ma „Rozrachunki z dostawcami – notariusz”.

Koszty związane z dostosowaniem należy ujmować jako nakłady produkcyjne:

1. Zakup i wydanie do zużycia materiałów budowlanych: Wn „Zużycie materiałów”, Wn „VAT naliczony”, Ma „Rozrachunki z dostawcami – notariusz” i równolegle (jeśli jest prowadzony) w zespole 5: Wn „Koszty produkcji – mieszkanie 1 (propozycja analityki)”, Ma „Rozliczenie kosztów.

2. Faktury za usługi remontowe, jeśli jednostka korzysta z podwykonawców: Wn „Usługi obce”, Wn „VAT naliczony”, Ma „Rozrachunki z dostawcami” równolegle (jeśli jest prowadzony) w zespole 5: Wn „Koszty produkcji mieszkanie 1”, Ma „Rozliczenie kosztów”.

3. Zakup elementów wyposażenia stałego (np. armatura, kuchenka, wykładziny przytwierdzane do podłogi, szafy wnękowe połączone trwale z mieszkaniem) – to będą też materiały, bo będą stanowić integralną część mieszkania: Wn „Zużycie materiałów”, Wn „VAT naliczony”, Ma „Rozrachunki z dostawcami – notariusz”. Równolegle (jeśli jest prowadzony) w zespole 5: Wn „Koszty produkcji – mieszkanie 1”, Ma „Rozliczenie kosztów”. Warto jeszcze wskazać, że elementy wyposażenia alternatywnie mogłyby być ujmowane jako towary, gdyby była możliwa ich odrębna sprzedaż klientowi.

Jednostka w chwili zakończenia prac musi ustalić wartość produktu. W tym celu musi najpierw zaksięgować w koszty wartość mieszkania zapisem: Wn „Zużycie materiałów”, Ma „Materiały”. Równolegle (jeśli jest prowadzony) w zespole 5: Wn „Koszty produkcji – mieszkanie 1”, Ma „Rozliczenie kosztów”. Następnie przyjmuje wyrób gotowy: Wn „Wyroby gotowe – mieszkanie 1”, Ma „Koszty produkcji – mieszkanie 1”. Jeśli nie jest prowadzony układ kalkulacyjny, to należy zaksięgować: Wn „Wyroby gotowe – mieszkanie 1”, Ma „Rozliczenie kosztów”.

Wszystkie nakłady związane z zakupem, remontem, wyposażeniem mieszkania będą podatkowo kosztami w chwili sprzedaży mieszkania. Sprzedaż księguje się: Wn „Koszt wytworzenia sprzedanych produktów”, Ma „Wyroby gotowe”.

1. Przychody ze sprzedaży: Wn „Rozrachunki z odbiorcami”, Ma „Przychody ze sprzedaży”, Ma „VAT należny”.

2. Koszty przeprowadzenia sprzedaży np. reklamy ogłoszeń, prowizji agencji nie stanowią kosztu wytworzenia zgodnie z art. 28 ust. 3 u.r. i są ujmowane jako koszty okresu (najczęściej koszty sprzedaży). Ich ewidencja może przebiegać: Wn „Usługi obce”, Wn „VAT naliczony”, Ma „Rozrachunki z dostawcami”. I równolegle w zespole 5: Wn „Koszty sprzedaży”, Ma „Rozliczenie kosztów”. ©℗

Operacje gospodarcze dotyczące należności potrącanych z wynagrodzenia za pracę najczęściej wymagają korzystania z konta „Rozrachunki z pracownikami”. Najczęściej pojawiają się następujące zapisy:

• potrącenie z wynagrodzenia za pracę należności alimentacyjnych: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” oraz (przekazanie wyegzekwowanej kwoty na rachunek komornika): Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący),
• potrącenie z wynagrodzenia za pracę należności niealimentacyjnych: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” oraz (przekazanie wyegzekwowanej kwoty na rachunek komornika): Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący).

Kolejna grupa operacji dotyczy potrąceń z wynagrodzenia za pracę zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikom. Zaliczki udzielone pracownikowi na firmowe wydatki, związane z realizacją zadań służbowych nałożonych przez pracodawcę, które trzeba rozliczyć (np. koszty dotyczące podróży służbowej, zakupy na potrzeby firmy), ewidencjonujemy: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami). Zaś zaliczki udzielone pracownikowi na poczet przyszłego wynagrodzenia (pod warunkiem, że stosowny zapis znajduje się w zawartych z pracownikami umowach o pracę) zapiszemy: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami). Może też się zdarzyć sytuacja, gdy na pracowników z tytułu odpowiedzialności porządkowej zostanie nałożona kara pieniężna, wtedy potrącenie jej z wynagrodzenia ujmujemy: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami).

Jeśli chodzi o fakultatywne potrącenia z wynagrodzenia za pracę, to będą to następujące operacje:

• po pierwsze składki na grupowe ubezpieczenie z tytułu następstw nieszczęśliwych wypadków, składki z tytułu ubezpieczenia na życie: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, a także przekazanie kwoty składki na rachunek ubezpieczyciela: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący);
• po drugie składki na rzecz związków zawodowych: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”. I dalej przekazanie kwoty składki na rachunek organizacji związkowej): Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący).

Pozostaje jeszcze kwestia pożyczek. Przeanalizujmy je na przykłądzie rat pożyczek z ZFŚS wraz z odsetkami. Ujmuje się je: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami). Potem księgujemy refundację kwoty spłaconej raty pożyczki z ZFŚS wraz z odsetkami na rachunek ZFŚS: Wn konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek ZFŚS), Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek bieżący). Same wpływy z oprocentowania pożyczek mieszkaniowych ujmujemy: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami), Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS).

W jednostkach dość często zatrudnieni otrzymują karnety sportowe, karty wstępu na zajęcia sportowo-rekreacyjne (karty MultiSport), co księgujemy: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (pozostałe rozrachunki z pracownikami).

Ubezpieczenie grupowe pracowników stanowi element firmowego systemu motywacyjnego. Jest ono dobrowolne. Obejmuje ochronę zdrowia i życia pracowników oraz ew. członków ich rodzin. Składki na ubezpieczenie grupowe pracowników mogą być pokrywane – zależnie od przyjętych w danym przedsiębiorstwie ustaleń – w całości lub w części przez samych pracowników (a pracodawca pośredniczy jedynie w płatności tych składek) lub też w całości lub w części przez pracodawców oferujących tego typu świadczenie. Operacje gospodarcze związane z ubezpieczeniem grupowym na życie pracowników wymagają następujących zapisów w księgach rachunkowych pracodawcy:

1. Jeśli składki na ubezpieczenie grupowe pracowników pokrywają sami pracownicy:

a) Zarachowanie składek na ubezpieczenie grupowe pracowników: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto „Pozostałe rozrachunki”,

b) Uregulowanie kwoty składek na ubezpieczenie grupowe pracowników na rzecz ubezpieczyciela: Wn konto „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto „Rachunki bankowe”,

c) Wypłata na rzecz pracowników wynagrodzenia, po jego pomniejszeniu o pobrane składki na ubezpieczenia grupowe: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto „Rachunki bankowe”.

2. Jeśli składki na ubezpieczenie grupowe pracowników pokrywa pracodawca:

a) Zarachowanie składek na ubezpieczenie grupowe pracowników, opłacanych co miesiąc: Wn konto „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto „Rachunki bankowe”,

b) Zarachowanie składek na ubezpieczenie grupowe pracowników, opłaconych z góry za cały rok:

• Wn konto „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),
• Ma konto „Pozostałe rozrachunki”,

oraz przeniesienie kosztów ubezpieczenia do rozliczenia w czasie:

• Wn konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
• Ma konto „Rozliczenie kosztów”,

oraz ujęcie kosztów ubezpieczenia w bieżącym okresie rozliczeniowym:

• Wn odpowiednie konto zespołu 5,
• Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,

oraz uregulowanie kwoty składek na ubezpieczenie grupowe pracowników na rzecz ubezpieczyciela:

• Wn konto „Pozostałe rozrachunki”,
• Ma konto „Rachunki bankowe”.

c) Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej (gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik): Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT),

d) Składki ZUS od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej, pokrywane przez pracownika (gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik): Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS),

e) Składki ZUS i składki na: fundusz pracy, fundusz solidarnościowy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych i fundusz emerytur pomostowych od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej, pokrywane przez pracodawcę (gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik): Wn konto „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS),

f) Wypłata pracownikowi wynagrodzenia, po pomniejszeniu o potrąconą zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS sfinansowane przez pracownika, naliczone od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto „Rachunki bankowe”.