Choć termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF został odroczony, wątpliwości podatników dotyczące wpływu Krajowego Systemu e-Faktur na ich codzienność są nadal aktualne. Wciąż nie wiadomo, jak wprowadzenie nowego systemu wpłynie na współpracę przedsiębiorców z organami podatkowymi, a przede wszystkim na to, jak fiskus będzie prowadził weryfikację rozliczeń podatkowych.

Stan obecny, czyli czynności sprawdzające jako formalna weryfikacja podatnika

Czynności sprawdzające stały się w polskich realiach najpopularniejszą formą weryfikacji tego, czy podatnik spełnia swoje obowiązki podatkowe w sposób poprawny i zgodny z przepisami prawa. Zakres czynności sprawdzających jest szeroki, o czym świadczy art. 272 Ordynacji podatkowej, a mają one na celu: zbadanie terminowości składania rozliczeń podatkowych oraz zapłaty podatków, weryfikację poprawności formalnej i rachunkowej tych deklaracji, weryfikację ulg, zbadanie poniesionych przez podatnika wydatków i uzyskanych przychodów – opodatkowanych i nieopodatkowanych.

Praktyka organów podatkowych

Organy podatkowe bardzo często (i chętnie) wykorzystują narzędzie w postaci czynności sprawdzających do analizy działalności podatnika i kontroli poprawności stosowanych przez niego przepisów podatkowych. Sprzyjają temu obowiązujące przepisy, w myśl których urzędy skarbowe nie muszą informować podatnika o rozpoczęciu czynności sprawdzających i nie są zobowiązane do doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia takich działań.

Tak więc czynności sprawdzające mogą być prowadzone bez wiedzy podatnika. Sam zainteresowany dowiaduje się o prowadzonych w jego sprawie czynnościach z pisma z prośbą o złożenie wyjaśnień w danej sprawie przysłanego z urzędu skarbowego.

Dobrze, jeśli wezwanie to przekazane jest listem poleconym, dzięki czemu nie ma wątpliwości, kto kieruje pismo i co jest przedmiotem wezwania. Często zdarza się jednak, że pracownik organu podatkowego omija oficjalny kanał komunikacji i kontaktuje się z podatnikiem telefonicznie lub mailowo. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że taka forma kontaktu ze strony urzędu ma charakter nieformalny – podatnik ma zatem prawo poprosić o oficjalne pismo w sprawie. Skorzystanie z tego prawa to pierwszy krok ku zabezpieczeniu swoich interesów.

Czynności sprawdzające nie mają wskazanej długości czasu ich prowadzenia. Brak ograniczeń czasowych sprawia, że mogą one toczyć się bardzo długo – na przykład aż do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego (5 lat) – lub być inicjowane po kilku latach od zdarzenia, które jest przedmiotem zainteresowania organów. Często tak się właśnie dzieje – i podatnicy tuż przed upływem terminu przedawnienia otrzymują pismo/telefon w sprawie, która miała miejsce przed kilkoma laty. Cyfryzacja systemu podatkowego – ale także administracji podatkowej – ułatwia przeprowadzanie takich czynności nawet bez wiedzy podatnika.

Krajowy System e-Faktur nowym narzędziem do weryfikacji podatników

Fiskus wkrótce zyska zatem kolejne, potężne narzędzie do kontroli podatników. Gdy zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur, bo o nim mowa, przedsiębiorcy będą zobowiązani wystawiać i dostarczać faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF. Oznacza to, że ustrukturyzowane faktury będą widoczne w systemie w czasie rzeczywistym i dokładnie od tego momentu organy podatkowe zyskają możliwość wglądu w wystawioną przez nas fakturę.

W efekcie, po zakończeniu miesiąca, organy podatkowe będą dysponowały nie tylko plikami JPK z danymi podatnika z całego okresu, lecz również zapisami faktur wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur, wskazanymi w pliku JPK. Zestawienie danych z obydwu narzędzi pozwoli urzędnikom zweryfikować w prosty sposób, czy faktury zostały właściwie wykazane w pliku JPK, ale także to, co jest przedmiotem wystawionej faktury.

Zatem wydaje się, że ilość kontaktów organów podatkowych z podatnikiem powinna spaść do minimum, a większość spraw urzędnik będzie mógł sprawdzić samodzielnie, bez kontaktu z podatnikiem. Hipotetycznie możemy więc oczekiwać, że po wprowadzeniu KSeF urzędnicy będą się z nami kontaktować wyłącznie w celu wyjaśnienia spraw, które nie są widoczne z poziomu JPK i KSeF.

Założenia ustawodawcy

W grudniu 2022 r. pojawił się projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku VAT dotyczący zmian związanych z wprowadzeniem KSeF. W tym samym czasie na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawiło się uzasadnienie do tych poprawek.

Wskazano wówczas, że głównym celem zmian w art. 297 Ordynacji podatkowej (a także art. 299g i 299h) jest nadanie szefowi Krajowej Administracji Skarbowej „uprawnienia do prowadzenia w sposób zautomatyzowany czynności sprawdzających mających na celu wyjaśnienie rozbieżności w danych lub informacjach gromadzonych w systemach Krajowej Administracji Skarbowej (wskazanych w projekcie), a następnie do wysyłania powiadomień do podatników i płatników, w przypadku których wyniki tych czynności wskazują na ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Rozwiązanie to będzie stanowiło podstawę prawną do powiadamiania miękkiego, czyli tzw. oddziaływania behawioralnego, którego głównym celem jest wsparcie dobrowolnego wypełniania obowiązków podatkowych”.

W założeniach zmiany miały doprowadzić do tego, aby w pierwszej kolejności „na miękko” wpływać na podatników, informując ich i wskazując właściwe zachowania. Brzmi nieco futurystycznie, prawda?

Spójrzmy zatem, jak to może wyglądać

Wydaje się, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur spowoduje, że organy podatkowe będą częściej prowadzić czynności zmierzające do wyeliminowania nieprawidłowości bez angażowania w ten proces podatników. Szybkie wykrycie błędów w plikach JPK oraz w fakturach wystawianych w KSeF powinno przy tym korzystnie wpłynąć na działalność przedsiębiorców. Skoro pomyłka szybko zostanie znaleziona i wyjaśniona lub naprawiona, to może to oznaczać, że zmniejszy się liczba czynności sprawdzających oraz kontroli podatkowych i celno-skarbowych dotyczących zdarzeń sprzed lat. Organy podatkowe będą mogły więc skoncentrować się na rozliczeniach bieżących lub tych z niedalekiej przeszłości.

O czym już teraz powinien pomyśleć podatnik? Warto zastanowić się, jakiego rodzaju informacje chcemy umieścić na fakturze wystawianej w KSeF. System daje możliwość wprowadzania opisów, które mogą służyć wyjaśnieniu przedmiotu fakturowania. Taki opis, jeśli będzie wyczerpujący, może wystarczyć nie tylko na wewnętrzne potrzeby podatnika, ale także służyć do wyjaśniania zdarzeń podczas weryfikacji faktury lub podatnika przez organ podatkowy. Tego rodzaju praktyka może zminimalizować prawdopodobieństwo pojawienia się wysyłanych przez fiskusa wezwań do wyjaśnienia wątpliwości.

Ostrożność w kontaktach ze skarbówką najlepszą polisą ubezpieczeniową

Co jednak zrobić, jeśli organy podatkowe, pomimo posiadania tak ogromnej liczby danych, będą wciąż wzywać do dalszych wyjaśnień? Po pierwsze pamiętajmy, iż jeśli ich aktywność będzie opierać się na nieformalnych wezwaniach w postaci maili czy kontaktów telefonicznych, to jest to działanie niewłaściwe.

Jedynym odpowiednim sposobem kontaktowania się organu podatkowego z podatnikiem nadal jest formalne wezwanie, w postaci listu poleconego lub poprzez platformę e-PUAP. Warto w tym miejscu podkreślić, że organy podatkowe często pytają o rzeczy, o które nie mają prawa pytać. Wybierając nieformalną drogę kontaktu mogą uzyskać od nieświadomego podatnika informacje, które będą oddziaływać na jego szkodę. Aby uniknąć takiego ryzyka powinniśmy prowadzić całą korespondencję z organami podatkowymi na piśmie, a także rozważyć skorzystanie z pomocy doradcy podatkowego.

W kontekście wprowadzenia KSeF i wykorzystania go do wykrywania błędów pojawia się pytanie, czy fiskus, dysponując arsenałem narzędzi umożliwiający monitorowanie rozliczeń podatkowych praktycznie w czasie rzeczywistym, jest gotowy na powrót do tematu ewentualnego skrócenia okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych? Czas pokaże.

Zanim jednak to nastąpi, podatnicy muszą dalej działać ostrożnie i mieć na względzie, że okres przedawnienia nadal trwa 5 lat.

Milena Chlasta – Senior Tax Consultant w RSM Poland