1 lipca 2024 r. nastąpi rewolucja – obowiązkowy dla wszystkich stanie się Krajowy System e-Faktur, wprowadzający elektroniczną wymianę dokumentów sprzedaży, wystawianych wedle ścisłych wytycznych. Jak oswoić zmiany i przygotować się, by nie zaskoczyła nas firmowa burza?
Wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obowiązującą formą fakturowania staną się faktury ustrukturyzowane – dokumenty XML, których schemat został określony przez Ministerstwo Finansów. Dzisiejsze faktury papierowe lub elektroniczne, niebędące jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną, prawnie przestaną obowiązywać.
Przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z KSeF już teraz przez darmowe narzędzie, udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Mogą również zintegrować przesyłanie faktur z systemem do zarządzania firmą. To opcja, którą już teraz ma w standardzie m.in. enova365, wiodący polski system ERP.
/>
– Transformację do KSeF warto rozpocząć już dziś. Zinwentaryzować wszystkie procesy w firmie, spróbować odnieść je do tego, jak działa KSeF. Spojrzeć, czy widzimy jakieś zagrożenia w ich funkcjonowaniu. Zmodyfikować procesy tak, aby zminimalizować ryzyko pomyłek i być gotowym, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy – mówi Rafał Owsianik, kierownik projektu Handel w firmie Soneta.
Podkreśla on, że przedsiębiorcy stoją przed dużym wyzwaniem. Wielu z nich nie zdaje sobie sprawy, jaką rewolucją będzie dla nich KSeF.
– Mamy tu do czynienia z dużą platformą do wymiany dokumentów o ściśle określonych wymaganiach, które obecnie w wielu firmach są ignorowane – ponieważ nie są w żaden sposób kontrolowane przez Ministerstwo Finansów. Przedsiębiorcy zostaną obligatoryjnie dodani do ogromnej bazy z ustrukturyzowanymi dokumentami, gdzie każdą fakturę już można skontrolować – opowiada Rafał Owsianik.
Dodaje, że wystawianie faktur nie będzie już tak elastyczne. Za przykład można wziąć datę wystawienia dokumentu, która w momencie wejścia KSeF będzie tylko jedna – i będzie nią moment wysłania faktury. Jest to szczególnie istotne na przełomie miesiąca czy nawet roku.
– Ważne jest przygotowanie pracowników i uczulenie ich na konsekwencje wysyłania faktur do KSeF. Miejsca na pomyłki praktycznie już nie będzie. Każda wysłana faktura do KSeF staje się pełnoprawną fakturą, zostaje automatycznie dostarczona do odbiorcy. Nie ma więc tutaj mowy o jej anulowaniach, nawet gdy nie doszło do transakcji. W przypadku pomyłki wymagana będzie korekta – podkreśla Rafał Owsianik.
Konto w KSeF ma już teraz automatycznie założone każdy przedsiębiorca posiadający NIP. Do systemu można się zalogować przy użyciu:
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego/pieczęci elektronicznej
• profilu zaufanego,
• tokena udostępnianego przez Ministerstwo Finansów.
Dodatkowo jednostka musi przejść uwierzytelnienie i autoryzację. Tym samym prostszą wersją wdrażania się w nowy system staje się korzystanie z jego usług poprzez system ERP. Zyskany w ten sposób czas można poświęcić na szczegółowe testy funkcjonowania rozwiązania w obrębie firmy.
Partner
/>