Od tej daty będzie to jedna z dopuszczalnych form, obok tradycyjnych faktur papierowych i nieustrukturyzowanych faktur elektronicznych dokumentowania dostaw towarów i świadczenia usług.

W tym tekście skupimy się głównie na praktycznych aspektach związanych z wprowadzeniem e faktury oraz najczęściej pojawiających się pytaniach i wątpliwościach.

Wystawianie e-faktur na podmioty zagraniczne

Pierwszą kwestią, która budzi wątpliwości podatników, jest proces fakturowania po wprowadzeniu e-faktury, w szczególności zaś, jak będzie się odbywała wymiana faktur z podmiotami spoza Polski.

Piotr Gruszka - starszy konsultant w zespole Tax Technology & Transformation w EY Doradztwo Podatkowe Krupa sp. k. / foto: materiały prasowe

Zarówno sama schema, jak i raport z konsultacji społecznych z 9 września 2021 r. (dalej: Raport z konsultacji) nie odnoszą się wprost do kwestii wymiany faktur z podmiotami zagranicznymi. Niemniej na podstawie założeń dotyczących wdrożenie KSeF, a także odpowiedzi wskazanych w Raporcie z konsultacji, wydaje się, że proces ten będzie odbywał się w dwutorowo poprzez wystawiane faktury na podmiot zagraniczny w systemie KSeFi i niezależne przekazanie kontrahentowi z zagranicy faktury w dotychczas uzgodnionej formie, np. formacie PDF. Przyjęcie takiego podejścia wynika niejako z odpowiedzi na pkt 7 z Raportu z konsultacji, w którym Ministerstwo Finansów wskazało, że: „Faktura korygująca wystawiona w KSEF będzie mogła być, tak jak faktura ustrukturyzowana, przekazana odbiorcy poza KSeF, w innej uzgodnionej z nim formie”.

Powyższa odpowiedź wskazuje, że MF zakłada, że po wprowadzeniu e-Faktury funkcjonował będzie system hybrydowy, w którym faktury będą obowiązkowo wystawiane w KSeF, a jednocześnie będzie mogła funkcjonowała tradycyjna forma wymiany dokumentów. A tym samym logiczny wydaje się scenariusz, w którym faktura do podmiotu zagranicznego zostanie wystawiona w KSeF, a obraz tej faktury zostanie przekazany na dotychczasowych zasadach.

Za przedstawionym podejście przemawia również to, iż objęcie procesem e-fakturowania podmiotów zagranicznych pozwoli na usunięcie obowiązku przekazywania plików JPK_FA za okresy począwszy od 1 stycznia 2023 r.

Więcej niż tradycyjna faktura

W przeciwieństwie i do tradycyjnej faktury, i do pliku JPK_FA, e-Faktura nie bazuje wyłącznie na wymaganiach w zakresie fakturowania wskazanych w art. 106e ustawy o VAT. Schema e-Faktury w znaczny sposób rozszerza zakres informacji, jaki będzie należało ująć dokumentując transakcję z kontrahentem.

Punktem wyjściowym dla e-Faktury była schema pliku JPK_FA (która bazowała bezpośrednio na art. 106e ustawy o VAT), niemniej została ona znacznie rozbudowana, tak by ułatwić organom podatkowym typowanie podatników do kontroli w przyszłości. Zaproponowana wersja e-Faktury (nie jest to wersja ostateczna):

- odzwierciedla idee oznaczania pól z JPK_FA nawiązującą do poszczególnych punktów z art. 106e ustawy o VAT – oznacza to, że podobnie jak w JPK_FA w e-Fakturze numeracji pól będzie bazowała na numeracji punktów w ustawie o VAT, przykładowo datę wystawienia wskazaną jako element faktury w art. 106e ust. 1 pkt 1 w e-Fakturze należało będzie zaraportować w polu P_1, a nazwę towaru lub usługi wskazaną w art. 106e ust. 1 pkt 7 w polu P_7 itd.;

- rozszerza zakres informacji o elementy dodane w JPK_V7M, m.in. konieczność oznaczania grup GTU oraz procedur, z tą różnicą, że na e-Fakturze informację tę należało będzie wskazywać na poziomie każdej linii, nie zaś na poziomie całej faktury;

- rozszerza katalog możliwych rodzajów faktur dostępnych w JPK_FA np. o fakturę korygującą zaliczkową;

- wprowadza nowe sekcje, m.in. Rozliczenie, Płatność, Warunki transakcji, które zawierają wiele nowych informacji, a także informacje, które były stosowane dotychczas celem doprecyzowania warunków umownych lub postanowień umownych, np. incoterms czy wskazanie numeru rachunku bankowego;

- wprowadza wiele nowych pól na poziomie prezentacji informacji o poszczególnych wierszach transakcji m.in. o kurs walutowy czy informację dotyczącą PKWiU/ CN.

E-Faktura będzie wyzwaniem ze względu na zakres informacji oraz ich powiązanie. Niestety sam zakres danych nie stanowi jedynego problemu w schemie e-Faktury – jest nim także brak klarownych informacji w zakresie obligatoryjności pól, które powinny pojawić się w pliku XML.

Obligatoryjność pól w e-Fakturze

Schema e-Faktury wskazuje, które pola są obligatoryjne, a które nie np. data wystawienia czy numer faktury. Niestety w znacznej części schemy mamy informację o braku obligatoryjności pól z brakiem dodatkowego komentarza w tym zakresie. W przypadku części z pól możemy posiłkować się przepisami VAT, które regulują kwestie obligatoryjności elementu na fakturze, gdzie przykładowo w przypadku faktury korygującej będziemy zobligowani do wskazania także dodatkowych informacji. Problem pojawia się natomiast w przypadku nowych elementów (elementów, które nie występowały dotychczas w JPK_FA i JPK_V7M), takich jak sekcja „Płatność”, czy sekcja „Warunki transakcji”. W ich przypadku schema nie precyzuje, kiedy dana informacja powinna być wskazana w e-Fakturze obligatoryjnie, a kiedy nie.

Każde przedsiębiorstwo indywidualnie podchodzi do kwestii rozpoczęcia prac wdrożeniowych do nowych wymogów wprowadzanych przez MF, niemniej jednak niezależnie od momentu rozpoczęcia prac przy analizie schemy e-Faktury pierwszym krokiem powinna być weryfikacja, czy dany element wskazany w schemie e-Faktury występuje bądź może w przyszłości realnie wystąpić w przedsiębiorstwie. Jednocześnie w trakcie prowadzonej analizy należy zwrócić szczególną uwagę na transakcje sporadyczne, które mogą generować konieczność raportowania nowych informacji oraz refaktury, które wiążą się z podobnymi obowiązkami np. refaktura usług medycznych wiążąca się z koniecznością wskazywania informacji o podstawie prawnej zwolnienia.

KSeF a korzyści dla podatników

Korzystanie z KSeF będzie się wiązało z szeregiem udogodnień przewidzianych przez ustawodawcę.

- Podatnik będzie uprawniony, przy spełnieniu wszystkich przesłanek, do skorzystania z 40-dniowego terminu na zwrot VAT – za pomocą zaznaczenia dedykowanego znacznika w pliku JPK_V7M(JPK_V7K) – możliwość przewidziana jedynie dla podmiotów korzystających z KSeF.

- Rozliczenia korekty in minus będzie możliwe już w okresie jej raportowania.

- Użytkownicy KSeF zwolnieni będą z obowiązku archiwizacji e-Faktur – te będą przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku wystawienia dokumentu.

KSeF a nowe wyzwania dla podatników

Proces wdrożenia e-Faktury stanowił będzie nie tylko wyzwanie technologiczne, ale także organizacyjne, które będzie się wiązało dla przedsiębiorców z modyfikacjami prowadzonych procesów okołobiznesowych, m.in.:

- koniecznością zbudowania komunikacji między system finansowo-księgowego a KSeF. Po publikacji API przez MF budowa narzędzia do wysyłania nie powinna stanowić tak dużego wyzwania. Przedsiębiorcy będą musieli zwrócić szczególną uwagę na obsługę komunikatów o błędach. Brak tego elementu bądź przygotowanie go w sposób uproszczony może prowadzić bowiem do sytuacji braku informacji o nie przyjęciu faktury przez KSeF, co w konsekwencji skutkować będzie dostarczeniem faktury do kontrahenta i brakiem otrzymania płatności. Co w dłuższej perspektywie czasu może wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa;

- zmianą w rozliczeniach wydatków pracowniczych – wejściem e-Faktury może spowodować rezygnację części przedsiębiorców przekazywania dotychczasowej formy faktur, a co za tym idzie w przypadku nabycia np. paliwa czy usług hotelowych pracownik w delegacji nie otrzyma dokumentu w formie papierowej lub e-mailowej, za pomocą którego będzie mógł rozliczyć wydatki pracownicze. Jedynym dokumentem będzie e-Faktura, która będzie wysyłana przez hotel czy stację benzynową do systemu KSeF. Tym samym możliwość przeprowadzenia rozliczeń z pracownikami będzie się wiązała z koniecznością wdrożenia specjalnego rozwiązania pozwalającego pracownikom na wgląd w część faktur zakupowych spółki i przypisanie ich do swojej osoby w systemie by dokonać rozliczenia. Istotne jest by mieć świadomość powyższego zagrożenia;

- zbudowania procedur dodatkowej akceptacji faktur sprzedażowych, np. poprzez losową weryfikację numerów WZ wskazanych na e-Fakturze przez wyznaczoną osobę z działu logistycznego czy wprowadzenie zapisów do umów określających m.in. formę wprowadzania dodatkowych informacji w polu „Dodatkowy opis” poprzez dookreślenie kolejności wprowadzanych dodatkowych informacji np. numeru zamówienia.

Bazując na doświadczeniach związanych z wdrożeniem JPK czy e-SF, można stwierdzić, że proces wdrożenia e-Faktury będzie kolejnym wyzwaniem dla przedsiębiorców, nie tylko ze względu na konieczność gromadzenia kolejnych informacji, lecz przede wszystkim raportowania ich w czasie rzeczywistym do KSeF. Dlatego też szybsze podjęcie działań w tym zakresie pozwoli na zbudowanie bądź wdrożenie bezpiecznego i wydajnego rozwiązania dopasowanego do potrzeb przedsiębiorstwa.