Mała firma to pojęcie względne. Część osób może uznać za małą firmę jednoosobową działalność prowadzoną bez zatrudniania pracowników, natomiast dla innych nawet spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i kilkumilionowymi obrotami jest małą firmą.

Rozliczanie kosztów

Ewidencja kosztów na kontach zespołu 4 tylko według rodzajów polega na tym, że wszystkie poniesione koszty proste wynikające z dowodów źródłowych ujmuje się na kontach „Koszty według rodzajów”, wyodrębniając w analityce co najmniej rodzaje kosztów wymagane w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości (rachunek zysków i strat - wariant porównawczy - wiersze od B.I do B.VII), tzn. konta:

• Amortyzacja,
• Zużycie materiałów i energii,
• Usługi obce,
• Podatki i opłaty,
• Wynagrodzenia,
• Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
• Pozostałe koszty.

Zaksięgowane na tych kontach koszty w części przypadającej na przyszłe okresy sprawozdawcze przenosi się na konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, zapisem: Wn konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”/Ma konto „Rozliczenie kosztów”, natomiast z tego konta rozlicza się koszty przypadające na bieżący okres sprawozdawczy, zapisem: Wn konto „Rozliczenie kosztów”/Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Całość kosztów zgromadzonych w ciągu roku obrotowego na kontach „Koszty według rodzajów” przenosi się na dzień bilansowy na wynik finansowy, zapisem: Wn konto „Wynik finansowy”/Ma konto „Koszty według rodzajów”.

Ewidencja kosztów na kontach zespołu 5 tylko według funkcji polega na tym, że wszystkie poniesione koszty proste i złożone związane z zakupem towarów, magazynowaniem i sprzedażą towarów w handlu detalicznym księguje się bieżąco w ciężar przeznaczonego do tego celu konta „Koszty handlowe”.

Wyboru odpowiedniego sposobu ewidencji i rozliczania kosztów handlowych dokonuje kierownik jednostki (właściciel firmy), dając temu wyraz w zakładowym planie kont. Do kosztów działalności operacyjnej w handlu detalicznym zalicza się również wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu w wielkości wynikającej z ewidencji na koncie „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu”.

Ewidencja wartościowa

Ewidencję wartościową towarów w sklepach prowadzi się według osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie. Sposób tej ewidencji zapasów towarów jest przewidziany wyłącznie dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, w której przedmiotem zapisów księgowych są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu.

Ewidencję wartościową stosuje się szczególnie, gdy prowadzenie sklepu lub wyodrębnionego organizacyjnie stoiska sprzedaży towarów powierza się osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę wraz z przyjęciem przez nie odpowiedzialności za powierzone im mienie. Różnice między wartością towarów w cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen sprzedaży brutto (zawierających marżę detaliczną i VAT należny) a wartością tych towarów w cenach zakupu ujmuje się w księgach rachunkowych jako odchylenia kredytowe od cen ewidencyjnych zapasów towarów z tytułu marży i oddzielnie z tytułu VAT zarezerwowanego w cenie ewidencyjnej, na koncie „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów w detalu”. Obciążenie placówki przyjmującej towar następuje w momencie przyjęcia przez nią tego towaru z zakupu.

Zaletą ewidencji wartościowej zapasów jest to, że umożliwia ona rozliczanie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia (towarów, opakowań, utargów gotówkowych). Prowadzenie tej ewidencji wymaga staranności osób odpowiedzialnych, którym powierzono prowadzenie sklepu, zwłaszcza w zakresie prawidłowego sporządzania dowodów potwierdzających przychody i rozchody towarów oraz terminowego przekazywania dowodów księgowych do komórki księgowości.

Towary poza ewidencją

Warunkiem stosowania rozwiązania polegającego na odpisywaniu w koszty towarów na dzień zakupu jest ustalanie stanu zapasów towarów na koniec okresu sprawozdawczego, za który jednostka reguluje zaliczki na podatek dochodowy, nie później niż na dzień bilansowy. O wartość tego zapasu dokonuje się korekty kosztów z tytułu dokonanych odpisów w koszty wartości towarów w cenach zakupu, na koncie „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” zapisem księgowym: Wn konto „Towary”/Ma konto „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.

Z przepisów ustawy o rachunkowości nie wynikają bezpośrednio ograniczenia co do możliwości i zakresu stosowania tego uproszczonego rozwiązania ewidencyjnego. Należy jednak pamiętać, że ustawa zobowiązuje jednostki do przestrzegania zasady istotności. Dokonując wyboru rozwiązań dopuszczonych ustawą i dostosowując je do potrzeb jednostki, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Jednostka nie powinna stosować tego rozwiązania w sytuacji, gdy powierza prowadzenie sklepów osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, zwłaszcza w jednostkach o szerokim zakresie działalności, dużej częstotliwości dokonywanych operacji i zarazem dużej ich różnorodności oraz szerokim asortymencie towarów. Rezygnacja z bieżącej ewidencji zapasów towarów może być celowa tylko wtedy, gdy firma prowadzi działalność w małym zakresie i istnieje realna możliwość jej prowadzenia przez właściciela z udziałem członków jego najbliższej rodziny. W przeciwnym razie istnieje większe ryzyko powstania szkód, a nawet niedoborów towarowo-kasowych.

PRZYKŁAD

JAK KSIĘGOWAĆ TOWARY NIEOBJĘTE EWIDENCJĄ

1. Przyjęcie towarów w cenach zakupu (łącznie z niepodlegającym odliczeniu VAT), odpis w koszty

■ Wn konto „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”/Ma konto „Rozliczenie zakupu”.

2. Nieodpłatne przekazanie towarów osobom fizycznym i prawnym na cele niezwiązane z prowadzeniem firmy

a) wartość towaru w cenie zakupu (nabycia):

■ Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”/Ma konto „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”,

b) VAT należny - na podstawie faktury wewnętrznej:

■ Wn kotno „Pozostałe koszty operacyjne”/Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”.

3. Przekazanie towarów na własne potrzeby firmy (przy założeniu, że firma stosuje układ rodzajowy kosztów)

■ Wn konto „Koszty według rodzajów”/Ma konto „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.

4. Zwrot towarów dostawcom w wyniku zgłoszonych reklamacji po dokonaniu zapłaty. Przyjmuje się dane wynikające z faktury korygującej wystawionej przez dostawcę

a) wartość towarów w cenie zakupu:

■ Ma konto „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”,

b) korekta VAT naliczonego przy zakupie:

■ Ma konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) razem korekta zobowiązania wobec dostawcy (kwota z poz. 4a plus kwota z poz. 4b)

■ Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”.

5. Stan zapasu towarów ustalony na dzień bilansowy lub na dzień kończący inny okres sprawozdawczy (np. miesiąc, półrocze) przyjęty do zapłaty zaliczki napodatek dochodowy, ustalony w cenach zakupu

■ Wn konto „Towary”/Ma konto „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.

Na koniec następnego okresu sprawozdawczego zapas ten przenosi się ponownie w ciężar konta „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.

PRZYKŁAD

UJMOWANIE KOSZTÓW HANDLOWYCH

1. Naliczenie amortyzacji

■ Wn konto „Koszty handlowe”/Ma konto „Odpisy umorzeniowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,

2. Usługi obce udokumentowane fakturą VAT

■ Wn konto „Koszty handlowe”/Ma konto „Rozrachunki z dostawcami” lub „Rozliczenie zakupu”.

3. Zużycie materiałów na potrzeby własnej działalności

■ Wn konto „Koszty handlowe”/Ma konto „Materiały i opakowania”.

4. Naliczenie wynagrodzeń

■ Wn konto „Koszty handlowe”/Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

5. Koszty podróży służbowych

■ Wn konto „Koszty handlowe”/Ma konto „Kasa” lub „Rachunek bieżący” (jeżeli następuje zwrot wydatków) lub konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (jeżeli następuje rozliczenie uprzednio pobranej zaliczki).

6. Naliczenie funduszu świadczeń socjalnych

■ Wn konto „Koszty handlowe”/Ma konto „Rozliczenie międzyokresowe kosztów” lub „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

7. Koszty rozliczane w czasie

a) poniesienie kosztów:

■ Wn konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”/Ma konto „Rozliczenie zakupu”.

b) zarachowanie części kosztów przypadających na bieżący okres sprawozdawczy:

■ Wn konto „Koszty handlowe”/Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

WERONIKA CHMIELEWSKA

ksiegowosc@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■ Art. 8 ust. 1 oraz art. 17 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).