Faktura VAT stwierdza w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Niezależnie od jej funkcji dokumentującej transakcje faktura stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego, a może również decydować o momencie powstania obowiązku podatkowego.
Podstawową formę, w której wystawiane i przechowywane są faktury VAT, ciągle stanowi forma papierowa. Powoduje to utrudnienia wynikające z konieczności pokrywania kosztów przesyłek pocztowych, archiwizacji oraz utrzymywania infrastruktury umożliwiającej drukowanie i wysyłanie faktur. Faktury mogą być również wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury musi być zagwarantowana: bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).
Procedury wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej utrudniają upowszechnienie się tej formy obrotu z uwagi na koszt i stopień skomplikowania technicznego. W praktyce funkcjonuje również obrót fakturami VAT wystawionymi co prawda w formie papierowej, ale przesyłanymi i odbieranymi w formie pliku graficznego poprzez pocztę elektroniczną. Rozwiązanie takie, mimo że nie stanowi formy elektronicznej, zostało zaakceptowane w jednym z ostatnich wyroków Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok z 20 maja 2010 r.; sygn. akt I FSK 1444/09). Wyrok ten potwierdza istniejącą praktykę i istotnie zmniejsza ryzyko zakwestionowania prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Mirosław Michna, doradca podatkowy, partner, Doradztwo Podatkowe KPMG