Pomimo zaginięcia faktury przed ujęciem jej w księgach rachunkowych, w sytuacji gdy podatnik dysponuje duplikatem faktury, zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w miesiącu otrzymania faktury pierwotnej lub w miesiącu następnym.
JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA
Podatnik otrzymał fakturę VAT od usługodawcy, a fakt ten został odnotowany w książce kancelaryjnej podatnika. Czy spółka powinna dokonać odliczenia podatku naliczonego VAT w miesiąc otrzymania duplikatu faktury lub w miesiącu następnym, czy też w trybie korekty deklaracji VAT-7 za okres 04/2004 lub 05/2004, czyli w rozliczeniu za miesiące otrzymania pierwotnej faktury lub miesiąc następny?
ODPOWIEDŹ IZBY
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określanych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Podstawą do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest posiadanie przez podatnika faktury, z której wynika kwota podatku naliczonego, o którą pomniejsza kwotę podatku należnego.
Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oznacza to, że duplikat faktury w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług stanowi fakturę VAT i dokumentuje w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze, co faktura pierwotna.
W związku z tym, jeżeli podatnik otrzymał fakturę pierwotną (co znajduje potwierdzenie w dzienniku korespondencji), ale faktura ta następnie zaginęła jeszcze przed ujęciem w ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług i w deklaracji VAT, podatnik nie może dokonać obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z tej faktury. W przypadku gdy podatnik otrzymał duplikat tej faktury, to obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego podatnik dokonuje co do zasady po otrzymaniu duplikatu w rozliczeniu za okres, w którym odnotowano wpływ faktury pierwotnej (w przypadku gdy za ten okres podatnik złożył już deklarację podatkową, obniżenia kwoty podatku należnego należy dokonać przez złożenie korekty deklaracji podatkowej), lub za okres następny. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje bowiem w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny.
Decyzja w sprawie interpretacji prawa podatkowego dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 lutego 2008 r. (nr 1401/HTI /006/14-203/06/BT/AŁ/PV-I)
OPINIA
PIOTR TATARA
ekspert z Baker & McKenzie Doradztwo Podatkowe
Zgodnie z podstawową zasadą wyrażoną w ustawie o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, lub w rozliczeniu za następny okres rozliczeniowy. Przepisy ustawy nie wskazują, co należy rozumieć przez otrzymanie faktury, nie nakładają także na podatników dodatkowych obowiązków związanych z dokumentowaniem tego zdarzenia. Moment otrzymania faktury z pewnością nie jest tożsamy z momentem wprowadzenia jej do ksiąg podatnika.
W sytuacji zagubienia otrzymanej faktury pierwotnej podatnik powinien wystąpić do sprzedawcy o wystawienie jej duplikatu. Duplikat powinien zawierać dane zgodne z danymi zawartymi w fakturze pierwotnej. Nie zmienia to okoliczności, że momentem, w którym powstaje prawo do odliczenia, jest moment otrzymania faktury pierwotnej przez podatnika.
Inna sytuacja wystąpi jednak, gdy do podatnika nigdy nie dotarła faktura pierwotna (przykładowo, gdy zaginęła jeszcze podczas przesyłki). W takim przypadku momentem uprawniającym do odliczenia podatku naliczonego będzie moment otrzymania duplikatu faktury od kontrahenta.