JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA: Podatnik organizuje konferencje i szkolenia przeznaczone dla kontrahentów kupujących od spółki jej wyroby oraz towary, w czasie których prezentowane są najnowsze produkty podatnika, ich właściwości, technologia ich wykorzystywania w budownictwie. W czasie trwania tych konferencji i szkoleń (odczyty i wykłady trwają co najmniej cztery godziny dziennie) goście częstowani są ciepłymi i zimnymi napojami bezalkoholowymi, ciastkami i drobnymi poczęstunkami. Podawane są one w formie szwedzkiego stołu, co oznacza, że każdy z gości częstuje się nimi według własnego uznania. Poczęstunki serwowane podczas konferencji nie noszą znamion wytworności, są to np. czekolady, paluszki, ciastka, kanapki, kawa, herbata, napoje, woda oraz w przypadku niektórych szkoleń trwających ponad sześć godzin ciepły posiłek. Czy wydatki poniesione na poczęstunek w trakcie konferencji (szkolenia) stanowią koszty reprezentacji, czy też można je uznać za koszty uzyskania przychodów?

ODPOWIEDŹ IZBY: Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Podatnik ma możliwość odliczenia od przychodów kosztów ich uzyskania, pod tym jednak warunkiem że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma bądź też może mieć wpływ na wielkość osiąganych przychodów lub służyć zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Warunkiem zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest również to, aby dany wydatek nie był zawarty w katalogu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji reprezentacji. Zatem należy odwołać się do wykładni językowej tych pojęć. Słownik języka polskiego definiuje reprezentację jako okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, należy uznać, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Celem wydatków na reprezentację jest m.in. kształtowanie i utrwalanie określonego wizerunku zewnętrznego firmy w oczach klientów, kontrahentów i opinii publicznej.

Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.

W omawianym przypadku wydatki, które podatnik ponosi na poczęstunek podczas konferencji (szkolenia) oraz na zakup napojów bezalkoholowych podawanych gościom podczas spotkań w jej siedzibie, stanowiących zwyczajowy poczęstunek kontrahentów i należących do powszechnie obowiązujących kanonów kultury (niemające charakteru okazałości), mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Przedmiotowe wydatki należy właściwie udokumentować dla celów podatkowych.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 maja 2009 r. (nr ILPB3/423-96/09-5/MC)