Minie jeszcze sporo czasu, zanim cyfrowe podatki przestaną budzić emocje. Na razie, od stycznia 2020 r., wchodzi w życie wiele nowych sankcji. Zobaczymy, jak wielu przedsiębiorców dosięgną one z powodu błędów w elektronicznych rozliczeniach.
ikona lupy />
DGP
JPK, biała lista podatników VAT, split payment – to tylko niektóre regulacje wpisujące się w szeroko pojętą cyfryzację podatków. To także regulacje, które spędzają sen z powiek wielu przedsiębiorcom i specjalistom zajmującym się rachunkowością. Bo oto stoją oni przed koniecznością już nie tylko wypełniania obowiązków prawnopodatkowych, ale równocześnie muszą zadbać o technologiczną stronę całego procesu.
W rzeczywistości cyfryzującego się państwa i podatków systemy informatyczne stają się pośrednim ogniwem łączącym podatnika przedsiębiorcę z państwem ustawodawcą. Trudność tej zmiany polega na tym, że cyfryzacja podatków jest swego rodzaju mentalną rewolucją. Dane są zbierane i raportowane za pośrednictwem oprogramowania, a wszelkie dotychczasowe formy, do których tak bardzo wszyscy się przyzwyczailiśmy (jak drukowane deklaracje) odchodzą w zapomnienie.

e-Sprawozdania, czyli cyfryzacja w pigułce

Za ubiegły rok podatkowy przedsiębiorstwa po raz pierwszy przygotowywały e-sprawozdania finansowe. Początkowo zmiana wydawała się nieskomplikowana, po prostu raporty miały mieć inną postać – pliku cyfrowego, a nie papierowego czy skanu dokumentu. Jednak kolejne miesiące pokazały, że ta „drobna” zmiana wywołała ogromny chaos związany z organizacją całego procesu tworzenia, akceptacji i wysyłki raportów do KRS lub KAS.
Okazało się , że nie da się już przygotowywać raportów na ostatnią chwilę, gdyż taki szczegół jak znakowanie czasem, czyli możliwość odczytania z elektronicznego sprawozdania historii jego powstania, uniemożliwia np. podpisywanie dokumentów z datą wsteczną. Wcześniej było to dość powszechną praktyką, niewynikającą z niedbałości, a raczej z logistyki procesu.
To się zmieniło. Członkowie zarządów musieli pozyskać możliwość cyfrowego podpisywania dokumentów, co w przypadku np. obcokrajowców okazało się dość długotrwałym i złożonym zadaniem. A na horyzoncie widniała groźba kar za błędy w sprawozdaniach.
Nowe struktury nie ominą fundacji
Od 1 stycznia 2020 r. również podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego będą musieli przesłać szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdania finansowe przygotowywane elektronicznie w strukturze logicznej (tj. w formacie XML). Chodzi m.in. o fundacje i stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej.
Zmianę w tym zakresie przyjął w zeszłym tygodniu Senat.
Dziś podmioty wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej muszą sporządzać sprawozdania elektroniczne, ale ich forma nie musi być ustrukturyzowana. Dokumenty mogą więc mieć formę np. pliku pdf. Co więcej, obecnie trzeba je przekazywać do urzędu skarbowego np. na nośniku danych (np. pendrive) lub z wykorzystaniem e-PUAP-u.
Po zmianach sprawozdanie fundacji i stowarzyszenia trzeba będzie tworzyć w formacie XML i przesłać już nie do urzędu, ale do szefa KAS. Do przesyłania mu rocznych raportów służy udostępniona przez Ministerstwo Finansów aplikacja e-Sprawozdania Finansowe. Pozwala ona też na tworzenie ustrukturyzowanych sprawozdań.
Etap legislacyjny
Ustawa o uchyleniu ustawy o specjalnym podatku węglowodorowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw – skierowana do podpisu prezydenta
Po co to przypominać? Bo przykład e-sprawozdań jak w soczewce skupia wszelkie problemy związane z cyfryzacją podatków – złożoność zmian na styku prawa i technologii, początkowo chaos legislacyjny związany z niespójną interpretacją przepisów przez różne ministerstwa, brak odpowiednich narzędzi do sporządzania raportów i wiele problemów technicznych, których na początku nikt nie przewidział.
Przypomnę, że gdy obowiązek wszedł w życie, nie było na rynku żadnych rozwiązań do tworzenia e-sprawozdań finansowych, nie dostarczało takiej aplikacji także Ministerstwo Finansów.
Na dalszym etapie składania e-sprawozdań księgowi spotkali się z problemami z dodawaniem podpisów czy skutecznym złożeniem w KAS. Wyjątek? Niestety nie. Ostatnio wyskoczyła chociażby zmiana certyfikatu klucza do wysyłki JPK_VAT, podmienionego przez ministerstwo w ostatniej chwili, tuż przed comiesięcznym obowiązkiem składania raportów JPK.

Nieuchronne sankcje

Na ostatnim Forum Ekonomicznym w Krynicy część spotkań i debat była poświęcona właśnie cyfryzacji państwa i podatków. Przedstawiciele Ministerstwa Finansów zapewniali, że ich celem nie jest karanie przedsiębiorców, którzy popełniają błędy w sprawo zdaniach. A dzięki cyfryzacji zmniejszyła się liczba kontroli skarbowych, podatnik zaczyna być traktowany bardziej jak klient, urzędy kontrolne częściej proszą o wyjaśnienia, niż od razu nakładają kary. To niewątpliwie pozytywna, potrzebna zmiana. Tyle że jednocześnie przedsiębiorcy zdani są na łaskę i niełaskę urzędów, bo w każdej chwili mogą one wytoczyć potężne działa w postaci różnych sankcji, przede wszystkim finansowych.
I tak na przykład podmioty składające sprawozdania finansowe podlegają przepisom ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 77 tej ustawy, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawo zdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tym karom łącznie.
Z kolei w przypadku białej listy podatników VAT od 1 stycznia 2020 r. wchodzą w życie sankcje związane z odebraniem podatnikom niektórych uprawnień. Jeśli przedsiębiorca przeleje zapłatę na rachunek, który w dniu zlecenia przelewu nie figuruje na białej liście podatników VAT, nie będzie mógł zaliczyć takiego wydatku do kosztów podatkowych (w CIT lub PIT). Ponadto narazi się na solidarną odpowiedzialność ze sprzedawcą za nierozliczony przez niego VAT od takiej transakcji.
Wszystko to w przypadku wielu uchybień w procesie rozliczania transakcji może wprowadzić przedsiębiorcę w ogromne ryzyko finansowe. I nie sądzę, by było nadużyciem przypuszczenie, że zaobserwujemy przypadki zakończenia działalności gospodarczej w wyniku obciążeń sankcjami.
W podobnym duchu przewidziane są kary za niestosowanie się do przepisów obowiązkowego od 1 listopada 2019 r. mechanizmu podzielonej płatności przy transakcjach dotyczących towarów i usług wymienionych w nowym załączniku 15 ustawy o VAT.
Przedsiębiorcy, którzy nie umieszczą na fakturze adnotacji o konieczności płatności zgodnie z mechanizmem podzielonej płatności, mogą po 1 stycznia 2020 r. zapłacić karę w wysokości 30 proc. podatku VAT od wartości towaru wrażliwego wykazanego na tej fakturze. A nabywcy, którzy wbrew obowiązkowi zapłacą z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności, nie będą mogli zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Utrata wiarygodności

Są także konsekwencje, których nie wymieniają przepisy. I nie chodzi tu wprost o potencjalne kontrole skarbowe. To aspekty wizerunkowo-psychologiczne, jak np. utrata wiarygodności w biznesie. Również wysoka presja na zespół finansowy, który musi się mierzyć z korektami błędów, świadomością kar finansowych, możliwą kontrolą ze strony administracji podatkowej.
Ponadto w przypadku błędów u podstaw – w samym „ułożeniu” procesów finansowo-księgowych i spięciu ich z biznesem, niestarannym zbieraniu danych cyfrowych czy migracji danych, np. z oprogramowania handlowego do oprogramowania księgowego – trzeba się liczyć z ogromną ilością dodatkowej pracy, by wszystko wyprostować i na nowo wprowadzić. Poprawianie polega bowiem na naprawie danych źródłowych, zgodnie ze znaną od dawna w informatyce zasadą, że błędy na wejściu powodują błędy na wyjściu.

Kluczowa rola administracji

Z pewnością przyczyną takiego stanu rzeczy jest poziom skomplikowania zagadnienia, jakim są cyfrowe podatki. Trzeba mieć dość szeroką i interdyscyplinarną wiedzę, by dobrze rozumieć zależności między przepisami a rozwiązaniami informatycznymi.
Jak rozpędza się cyfryzacja podatkowa
Dodatkowo sytuacji nie ułatwia niezwykła prędkość i liczba zmian. Dawno biznes nie musiał uwzględniać w swojej działalności tak wielu nowych regulacji, które – choć nie wszyscy jeszcze mają tego świadomość – zmieniają przyjęte dużo wcześniej zasady. Pośpiech legislacyjny łączy się nie zawsze z wystarczająco szerokim i kompleksowym przygotowaniem podatników do wdrożenia i wypełniania nowych obowiązków. Wystarczy przywołać wspomniane już sprawozdania finansowe. Dziś obserwujemy podobne problemy z białą listą. Na to nakładają się: kwestie techniczne, awaryjność lub niegotowość różnych systemów na wzmożony ruch użytkowników, nowe operacje nieprzewidziane w szczegółach na etapie projektowania (wspomniane problemy z podpisami sprawozdań). Z pewnością kluczowa rola leży tu po stronie ministerialnej.

Własne zapóźnienia

Ale i sami przedsiębiorcy mogą sobie nieco zarzucić. Przede wszystkim w zakresie ogólnego przygotowania do funkcjonowania w cyfrowej rzeczywistości. Stopień informatyzacji i dojrzałości cyfrowej polskiej gospodarki pozostawia wiele do życzenia. W samej tylko Unii Europejskiej jesteśmy pod tym kątem klasyfikowani na końcowych pozycjach, według Eurostatu zajmujemy 24. miejsce na 28 krajów UE.
Przykład nieco bardziej przyziemny – elektroniczne faktury. Dziś, choć to dawno już wprowadzona „innowacja”, korzysta z nich świadomie raptem parę procent przedsiębiorstw. Dla wielu elektroniczny dokument to po prostu format pliku typu .pdf, czyli forma obrazka. A przecież takie rozwiązania jak prawdziwe elektroniczne faktury, które nabywca może wczytać w swoim systemie ewidencyjnym bez przepisywania, znacznie poprawiają bezpieczeństwo danych i pozwalają automatyzować procesy finansowo-księgowe. Niestety, w polskich realiach wciąż jest to przyszłość.
Chcąc zmienić ten stan rzeczy, potrzeba współpracy na kilku płaszczyznach – ze strony państwa, przedsiębiorców i dostawców rozwiązań IT, którzy mogą pełnić funkcję łącznika na linii cyfrowy fiskus – podatnicy.
Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że aby spiąć wszystkie te elementy przedsięwzięcia pod tytułem „cyfryzacja podatków”, potrzebne jest planowanie zmian w dłuższej perspektywie i z założeniem szerszych działań edukacyjnych. Dostawcy IT potrzebują bowiem czasu, by dostosować systemy informatyczne, a przedsiębiorcy, by wprowadzić niezbędne zmiany we własnym biznesie, m.in. w zakresie szkolenia pracowników czy aktualizacji oprogramowania.