ikona lupy />
Materiały prasowe

Jeszcze w 2025 r. redakcja DGP zwróciła się do Ministerstwa Finansów z pytaniem dotyczącym kwestii, która już wcześniej była poruszana na tych łamach. Chodzi o sytuację, w której podatnik otrzyma fakturę elektroniczną, odliczy z niej VAT (co jest dopuszczalne zgodnie z wykładnią przyjętą przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej), a po kilku miesiącach ten sam dokument zostanie mu doręczony przez Krajowy System e-Faktur. Obawy podatników budzi to, że:

  • z jednej strony nie mogli wiedzieć o tym, czy faktura jest (a raczej okaże się) fakturą ustrukturyzowaną, skoro otrzymali ją w postaci elektronicznej poza systemem,
  • a z drugiej jednak dla takiej faktury przewidziana została normatywna data doręczenia przypadająca na dzień nadania numeru KSeF.

Czy w takiej sytuacji podatnik może pozostawić odliczenie w pierwszym terminie (otrzymania faktury elektronicznej)? A może jednak konieczna jest korekta historyczna i odliczenie w dacie otrzymania zdefiniowanej na podstawie art. 106nda ust. 11 zdanie pierwsze ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1811; dalej: ustawa o VAT)?

Stanowisko dyrektora KIS

W międzyczasie odpowiedzi na takie pytanie udzielił dyrektor KIS, który w interpretacji z 13 stycznia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG. stwierdził m.in.: „Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF”.

Uwaga! Co prawda zaraz zostało zastrzeżone, że taka sytuacja nie powinna być uznawana za standardową, jednak nie wpłynęło to na jej ocenę w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego:

„Zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Jednakże wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców.

Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego”.

Zdaniem Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów na udzielenie odpowiedzi dało sobie czas zbliżony do tego, w jakim są wydawane interpretacje indywidualne, a jednocześnie zaktualizowało cz. II podręcznika KSeF, zamieszczając w nim zapisy stanowiące odpowiedź na przesłane pytanie DGP. Co istotne, MF dochodzi do tego samego wniosku, co dyrektor KIS w powołanej interpretacji.

Ważne: Resort w udzielonej odpowiedzi, a także w podręczniku KSeF, wskazuje na konieczność wyraźnego oddzielenia faktur elektronicznych od offline24, uznając je w sposób bezwzględny za dwa różne rodzaje faktur.

Jak stwierdza MF: „można wystawić tylko fakturę zgodną z wzorem faktury ustrukturyzowanej, a nie fakturę elektroniczną wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie i istnieje obowiązek jej przesłania do KSeF.” Czy aby na pewno? Czy istotnie taki dychotomiczny podział jest normatywnie uzasadniony? Moim zdaniem przepisy podatkowe nie do końca są tutaj jednoznaczne.

Uwaga! Według definicji normatywnej faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Z kolei pod pojęciem faktury ustrukturyzowanej rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Można by zatem przyjąć, że faktura elektroniczna może być fakturą ustrukturyzowaną, skoro jej format jest dowolny, a sposób doręczenia jest elektroniczny, to dlaczego nie z wykorzystaniem struktury FA(3) i Krajowego Systemu e-Faktur. Przecież w takiej sytuacji oba warunki są spełnione. Z kolei w art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT regulującym zasady wystawiania faktur offline24 prawodawca wprost wskazuje na faktury w postaci elektronicznej, tyle że wystawione zgodnie ze strukturą FA(3).

Teza, jakoby faktura elektroniczna i faktura ustrukturyzowana stanowiły dwa całkowicie odrębne rodzaje faktury odmiennie definiowane w słowniku do ustawy o VAT, nie broni się również wobec tego, że w tym samym słowniku, pozycję wcześniej, ustawa definiuje fakturę jako dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Logiczne wydaje się, że faktura elektroniczna może być ustrukturyzowaną, a ta z kolei może spełniać warunki do uznania jej za elektroniczną – te dwa zbiory nie muszą być uznane za rozłączne.

Ważne: Trudno zgodzić się z tezą, jakoby niemożliwe było wystawienie faktury, która będąc fakturą elektroniczną, zostanie następnie dosłana przez KSeF.

Brak w 2026 r. sankcji za uchybienie obowiązkom w zakresie KSeF, w tym za zachowanie terminu do wysyłki do KSeF, oraz to, że podatnicy często stopniowo wdrażają fakturowanie ustrukturyzowane, przemawiają za tym, iż takie sytuacje będą miały miejsce i wcale nie muszą w tym roku mieć charakteru incydentalnego.

Dlatego niepokojąco brzmi stwierdzenie MF: „(…) prawo do odliczenia u nabywcy z takiej faktury (…) powstaje w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę otrzymał, a datą otrzymania tej faktury jest data przydzielenia numeru KSeF tej fakturze”. Całe szczęście, że już w następnym akapicie zostało zastrzeżone, że taki sposób fakturowania (wg MF wadliwy) nie może pogarszać sytuacji nabywcy, a zatem ten… wiąże termin odliczenia z datą otrzymania de facto (jak wynika z wywodu) wizualizacji faktury ustrukturyzowanej.

Pora na zmiany

Nawet jeżeli odpowiedź udzielona przez MF prowadzi do korzystnej dla podatników konkluzji (co prawda przyprawionej ogólnym ostrzeżeniem sugerującym, że uchybienia w fakturowaniu powinny zniechęcać do współpracy z kontrahentem), to nie sposób oprzeć się wrażeniu, że jest kolejnym już świadectwem tego, że regulacje dotyczące fakturowania ustrukturyzowanego wymagają modyfikacji. Przy czym dotyczy to nie tyle kwestii odliczania VAT, co nieprecyzyjnych regulacji dotyczących faktur offline24, które miały być m.in. remedium na chwilowe przerwy w możliwości przesłania faktur do KSeF, a stały się jedną ze zwykłych metod fakturowania (co akurat jest na plus). Może ona jednak przysporzyć kłopotów, gdy wystawca zechce wykorzystywać wizualizacje takich faktur jako potwierdzenia dokonania transakcji (co byłoby całkowicie racjonalnym działaniem).©℗

Odpowiedź MF z 14 lutego 2026 r. na pytanie DGP
ikona lupy />
Materiały prasowe
DGP: Jaki jest termin odliczenia VAT w przypadku, gdy podatnik otrzyma fakturę elektroniczną i odliczy z niej VAT (jest dopuszczalne zgodnie z wykładnią przyjętą przez dyrektora KIS), a po kilku miesiącach ten sam dokument będzie wgrany do KSeF i w związku z tym wystąpi normatywna data doręczenia (nadanie numeru KSeF – art. 106nda ust. 11 zdanie pierwsze ustawy o VAT)? Czy w takiej sytuacji podatnik może pozostawić odliczenie w pierwszym terminie (otrzymania faktury elektronicznej), czy konieczna jest korekta historyczna tego odliczenia i odliczenie w dacie otrzymania zdefiniowanej na podstawie art. 106nda ust. 11 zdanie pierwsze ustawy o VAT?
MF: faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji pomiędzy kontrahentami. Zgodnie z definicją faktury zawartą w ustawie o VAT, faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. W związku z tym należy zauważyć, że faktura dokumentująca (potwierdzająca) daną transakcję jest jedna, tak jak jest obecnie uregulowana w obowiązujących przepisach prawa. Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad rozliczeń podatkowych, a porządkuje system obiegu faktur w gospodarce.
Odnosząc się do zapytania, należy rozróżnić dwa przypadki, których to pytanie może dotyczyć. Pierwszy to wystawienie faktury z pominięciem KSeF. W takim przypadku mamy do czynienia z wystawieniem przez podatnika faktury elektronicznej, która jest wystawiana z pominięciem wzoru faktury ustrukturyzowanej i otrzymywana przez nabywcę w dowolnym formacie elektronicznym (według definicji zawartej w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT). Taka faktura elektroniczna nigdy nie zostanie przesłana do KSeF – została wystawiona m.in. bez zachowania wymogu wzoru faktury ustrukturyzowanej, co uniemożliwia jej przesłanie do KSeF z powodów technicznych i prawnych. Datą powstania prawa do odliczenia w tym przypadku będzie data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę (z pominięciem KSeF).
Odmienną sytuacją jest otrzymanie faktury ustrukturyzowanej, przez którą rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).
Jeśli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), to faktura ta jest przygotowywana zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej i jest przesyłana najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu do KSeF.
Taka faktura jest otrzymywana przez nabywcę będącego krajowym podatnikiem VAT przy użyciu KSeF. Za datę otrzymania faktury w KSeF uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego ją w tym systemie. W wyjątkowych sytuacjach dotyczących sprzedaży na rzecz osoby fizycznej niebędącej podatnikiem lub na rzecz podatnika nieposiadającego siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (przypadki określone w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), faktura jest udostępniana takiemu nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Za datę otrzymania faktury uznaje się wtedy datę faktycznego otrzymania jej przez nabywcę.
Reasumując, regulacje dotyczące trybu offline 24 wskazują, iż można wystawić tylko fakturę zgodną z wzorem faktury ustrukturyzowanej, a nie fakturę elektroniczną wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie i istnieje obowiązek jej przesłania do KSeF. Nabywca (podatnik) otrzymuje ją w KSeF przy użyciu tego systemu. W świetle tych regulacji prawo do odliczenia u nabywcy z takiej faktury (przy spełnieniu wszystkich przesłanek warunkujących prawo do odliczenia) powstaje w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę otrzymał, a datą otrzymania tej faktury jest data przydzielenia numeru KSeF tej fakturze.
Jeżeli nabywca otrzyma dokument przygotowany według wzoru faktury ustrukturyzowanej i dokument ten jest opatrzony kodami QR zgodnie z zasadami przewidzianymi dla trybu offline 24, ale poza KSeF przed przesłaniem go do tego systemu (co w świetle regulacji art. 106nda jest działaniem nieprawidłowym ze strony sprzedawcy), nabywca nie może ponosić konsekwencji nieprawidłowo wydanej faktury przez sprzedawcę – zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Moment otrzymania faktury należy ustalać na podstawie faktycznego momentu otrzymania tego dokumentu.
W świetle przedstawionej wykładni należy zwrócić uwagę na negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą z podmiotami, którzy nie stosują się do obowiązujących przepisów w zakresie VAT. W przypadku faktur wystawionych i otrzymanych poza KSeF kluczowe dla nabywcy pozostaje zachowanie należytej staranności przy korzystaniu z odliczenia VAT. W ramach dobrych praktyk zasadne pozostaje również uzyskanie dokumentu w KSeF – faktura otrzymana w tym systemie potwierdza bowiem prawidłowość postępowania ze strony sprzedawcy.
Powyższa argumentacja dotycząca prawa nabywcy do odliczenia podatku – mimo błędnego stosowania KSeF przez wystawcę – jest uzasadniona, ponieważ przepisy o KSeF wprowadzają stopniowe, fazowane terminy wejścia w życie obowiązku e-fakturowania. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek ten będzie dotyczył dużych podmiotów (które osiągną wartość sprzedaży brutto powyżej 200 mln zł za rok 2024), od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, przy czym do końca 2026 r. najmniejsi podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, o ile łączna wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza w miesiącu 10 tys. zł. Nałożenie na nabywcę obowiązku zweryfikowania, czy faktura została prawidłowo wystawiona poza KSeF, byłoby więc niewspółmierne, a nawet niemożliwe do wykonania.
Przypominamy, że za 2026 r. nie ma kar za błędne stosowanie KSeF.