Nie później niż do 25 marca należy dokonać zestawienia obrotów i sald. Wcześniej jednostki muszą rozliczyć różnice wynikające z przeprowadzonej inwentaryzacji.
Jednostki miały czas do 15 stycznia 2016 r. na zakończenie inwentaryzacji za 2015 r. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji wymagają odpowiedniego udokumentowania i powiązania z zapisami ksiąg (art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zaś ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy). Różnice powinny więc zostać rozliczone w księgach 2015 r. i wpływają one na wynik finansowy. Jednak faktycznych czynności rozliczeniowych dokonuje się nie później niż do dnia zamknięcia ksiąg i sporządzenia sprawozdania finansowego za ten rok. Jak wskazuje art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy, księgi uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane za rok obrotowy nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym. Dlatego należy wyjaśnić i rozliczyć różnice inwentaryzacyjne przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2015 r., tj. nie później niż do 25 marca 2016 r.
Termin sporządzenia zestawienia obrotów i sald wynika z art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Wskazuje się w nim, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli:
● zestawienia obrotów i sald księgi głównej są sporządzane za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz w terminie umożliwiającym dokonanie rozliczeń finansowych,
● zestawienia obrotów i sald księgi głównej za rok obrotowy sporządzane są nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym (tj. za 2015 r. nie później niż do 25 marca 2016 r.).
Artykuł 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazuje również, by co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzić zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
Zestawienie obrotów i sald pełni funkcję kontrolną, informacyjną i sprawozdawczą. Umożliwia wykrycie błędów księgowych i rachunkowych, które naruszają zasadę podwójnego zapisu. Jednak stosowane obecnie systemy księgowe są tworzone w taki sposób, że uniemożliwiają popełnienie błędów kiedyś wychwytywanych przy wykorzystaniu zestawienia. Współczesne systemy wymagają od użytkownika stosowania zasady podwójnego zapisu i nie pozwalają zaksięgować transakcji na koncie po niewłaściwej stronie. Co prawda zestawienie nie wykrywa błędów, jeśli nie naruszono zasady podwójnego zapisu, ale jest narzędziem kontroli, bo pozwala sprawdzić krzyżówki i na tej podstawie znaleźć błąd (np. wydatki i zobowiązania z kosztami, środki trwałe i umorzenia z funduszem jednostki).
Salda kont bilansowych wynikające z zestawienia obrotów i sald stanowią podstawę do sporządzenia bilansu, natomiast obroty kont wynikowych (kosztów i przychodów) tworzą rachunek zysków i strat.
Zadania na marzec
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, powinny nie później niż do:
● 25 marca – wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych 2015 r. ujawnione różnice inwentaryzacyjne oraz sporządzić zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej,
● 31 marca – sporządzić zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, zamknąć księgi rachunkowe oraz sporządzić roczne sprawozdanie finansowe za 2015 r.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).