W jednostce budżetowej trzeba było zrealizować określone zadania, które są przedmiotem jej działalności. W tym celu kierownik podjął decyzję o wysłaniu dwóch pracowników w delegację służbową (krajową). Jeden z pracowników wystąpił z wnioskiem o udzielenie zaliczki w kwocie 500 zł. Zaliczka została wypłacona z kasy jednostki budżetowej. Po powrocie pracownicy przedłożyli rozliczenie delegacji. Koszt delegacji jednego pracownika, obejmujący wypłatę diet, zwrot kosztów przejazdu, ryczałty na przejazdy miejscowe, wyniósł 425 zł. Pracownik, który pobrał zaliczkę, wpłacił do kasy niewykorzystane środki z udzielonej zaliczki w kwocie 75 zł. Drugiemu pracownikowi dokonano zwrotu kosztów podróży z rachunku bankowego jednostki na rachunek bankowy pracownika. Czy kierownik jednostki mógł udzielić zaliczki na podróż służbową oraz w jaki sposób zaewidencjonować w księgach rachunkowych operacje opisane powyżej.
To, czy kierownik jednostki budżetowej był uprawniony do udzielenia zaliczki na krajową podróż służbową, czy też nie, wynika z par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Paragraf ten jasno wskazuje, że na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów. Oznacza to, że kierownik jednostki budżetowej, o którym mowa w pytaniu, postąpił zgodnie z przepisami.
Przechodząc do określenia sposobu zaewidenjonowania kosztów podróży służbowej w księgach rachunkowych jednostki budżetowej, należy wskazać, że zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. koszty te ujmuje się na koncie „409 – Pozostałe koszty rodzajowe”. Służy ono w szczególności do ewidencji zwrotu wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, kosztów krajowych i zagranicznych podróży służbowych, kosztów ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odpraw z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych.
Sposób księgowania przedstawiono na schemacie.
SCHEMAT
Objaśnienia:
1. KW – udzielenie pracownikowi zaliczki na krajową podróż służbową – wypłata z Kasy – 500 zł: strona Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 101 – Kasa;
2. PK – rozliczenie krajowej podróży służbowej – kwota 850 zł – koszty dwóch pracowników: strona Wn konta 409 – Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami;
3. KP – wpływ do kasy jednostki niewykorzystanych środków z zaliczki udzielonej na krajową podróż służbową 75 zł: strona Wn konta 101 – Kasa, strona Ma konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami;
4. WB – zwrot kosztów krajowej podróży służbowej na rachunek bankowy drugiego pracownika 425 zł: strona Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatki.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289). Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).