Czasochłonne będzie przeprowadzenie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów. Kłopotliwe może być czasem przejście na pełną księgowość. Jednak jest to opłacalne
Pojedyncza osoba fizyczna wcale nie musi prowadzić wyłącznie jednoosobowej działalności gospodarczej. Może w każdej chwili przekształcić swoją firmę w spółkę z o.o. lub akcyjną. Proces nie jest skomplikowany, a może się przedsiębiorcy opłacać. Zdecydowana większość biznesów w Polsce jest prowadzona w formie indywidualnej działalności gospodarczej. To najprostszy model, który nie wymaga zbytniej formalności, jednak obarczony jest licznymi wadami. Osoba fizyczna prowadząca taką działalność odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania zaciągnięte w trakcie prowadzenia swojej firmy. Nie ma rozgraniczenia na majątek osobisty i majątek firmy. Na pewnym poziomie prowadzenia swojej działalności stopień ryzyka może być dosyć wysoki, dlatego warto przemyśleć decyzję o zmianie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową, czy akcyjną.
Wybrana zmiana determinuje skutki
Jest kilka sposobów na zmianę formy prawnej. Decydując się na taki ruch, trzeba wziąć pod uwagę wiele elementów. Dostępne mamy trzy warianty: przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę; aport przedsiębiorstwa do spółki; założenie nowej spółki, a następnie likwidacja działalności jednoosobowej. Jednak zanim zdecydujemy się na zmianę formy prawnej i wybór sposobu przejścia, warto sprawdzić, jakie konsekwencje się z tym wiążą.
Od 2011 r. kodeks spółek handlowych (dalej: k.s.h.) daje nam możliwość przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. na podstawie art. 551. W wyniku takiego przekształcenia powstaje nowy podmiot, który jednak wchodzi we wszystkie prawa i obowiązki przekształcanej działalności gospodarczej (art. 584 k.s.h.). Szczegółowo pisaliśmy o tym w artykule „Zmiana jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. – uwaga na pułapki” Firma i Prawo nr 66/2015.
Generalną zasadą jest, że spółka powstała z przekształcenia nabywa wszelkie ulgi, koncesje, zwolnienia, które przysługiwały przedsiębiorcy przed przekształceniem. Podobnie jest z umowami. Z mocy prawa nowopowstała z przekształcenia spółka staje się stroną wszelkich stosunków cywilnoprawnych dotychczasowego przedsiębiorcy. Majątek zostaje przeniesiony do nowo powstałej spółki. Również pracownicy stają się jej pracownikami, nie ma potrzeby uzyskiwania od nich zgody, czy wcześniejszego ich informowania. Ma tutaj zastosowanie tzw. koncesja generalna (zasada kontynuacji).
Ewidencje też do zmiany
Przekształcając jednoosobową działalność gospodarczą trzeba mieć świadomość, jakie skutki wywołuje to zdarzenie w formie prowadzenia ewidencji podatkowych i rachunkowych. Jeśli nasza działalność jest prowadzona na zasadzie ksiąg rachunkowych to zamieszanie związane ze zmianą formy prawnej jest znacznie mniejsze i mniej kosztowane. Na dzień poprzedzający przekształcenie zamykamy księgi rachunkowe jednoosobowej działalności gospodarczej i otwieramy je w dniu przekształcenia już w spółce – zgodnie z art. 12 ustawy o rachunkowości – księgi otwiera się na dzień zmiany formy prawnej. Spółka kontynuuje odpisy amortyzacyjne, nie ma potrzeby wyceniania aktywów przedsiębiorstwa.
Sytuacja się komplikuje, gdy prowadzimy jednoosobową działalność w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z art. 2 ustawy o rachunkowości osoby fizyczne nie mają obowiązku stosowania ustawy o rachunkowości do przekroczenia limitu przychodów w równowartości co najmniej w walucie polskiej 1 200 000 euro. Jednak,gdy zdecydujemy się przekształcić w spółkę z o.o. podlegamy ustawie o rachunkowości. Zmieniając formę prawną musimy dokonać inwentaryzacji składników aktywów i pasywów, co stanowi podstawę do otwarcia ksiąg w spółce. Proces ten jest dosyć pracochłonny w uwagi na to, iż przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie jesteśmy zobligowani do prowadzenia rozrachunków z odbiorcami i dostawcami.
Do obowiązków przedsiębiorcy, który zdecydował się na przekształcenie swojej działalności w spółkę z o.o. jest sporządzenie planu przekształcenia, w którego skład wchodzi bilans (wycena zgromadzonego majątku przedsiębiorcy), sprawozdanie finansowe, projekt aktu założycielskiego, projekt oświadczenia o przekształcenia. Finalny plan przekształcenia sporządza notariusz, na podstawie przedłożonych dokumentów. Kolejnym etapem jest poddanie badaniu planu przekształcenia przez biegłego rewidenta, który zostaje wyznaczony przez właściwy rejestr sądowy, na wniosek przedsiębiorcy. Z otrzymaną opinią biegłego ponownie trzeba udać się do notariusza w celu sporządzenia aktu założycielskiego, w którym określamy m.in. typ spółki w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca, wysokość kapitału zakładowego. Ostatnim etapem jest złożenie wniosku o zarejestrowanie spółki w właściwym rejestrze sadowym. Po otrzymaniu wpisu cała procedura przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialności zostaje zakończona.
Cały proces przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę trwa około 2 miesięcy, choć wszystko jest uzależnione od organizacji poszczególnych etapów przekształcenia i czasu, w którym spółka zostanie zarejestrowana po złożeniu wniosku w krajowym Rejestrze Sadowym. Koszty takiego przekształcenia są jednorazowe w postaci opłat za sporządzenie planu przekształcenia, aktu założycielskiego, ewentualnych konsultacji prawniczych oraz opłaty sądowej. Jak widać przekształcenie w spółkę nie jest ani pracochłonne, ani zbytnio kosztowne, a daje niewspółmierne efekty.
Wyłączenie podatkowe
Z przekształceniem jednoosobowej działalności w spółkę nie wiąże się instytucja sukcesji podatkowej. Niestety Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja), która zawiera wiele sytuacji, z których wynika ciągłość podatkowa praw i obowiązków, zgodnie z art. 93 par. 4 nadaje nowo powstałej z przekształcenia spółce wyłącznie sukcesję praw podatkowych, a nie obowiązków. Tak więc przedsiębiorca, który przekształca swoją działalność jednoosobową musi rozliczyć się z wszystkich zobowiązań podatkowych. W VAT, spółka powstała z przekształcenia ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących jeszcze okresu prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Natomiast na gruncie podatku dochodowego dochodzi do zmian w metodzie opodatkowania przychodów. Opodatkowaniu będzie podlegał dochód spółki, jak i późniejsza wypłata dywidendy dla współwłaścicieli, akcjonariuszy. Mamy tutaj do czynienia z tzw. zapłatą podwójnego podatku.
Podstawa prawa
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. ze zm.). Ustawa z 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).