Od grudnia 2014 r. zmieniono przepisy, aby ułatwić rejestrację lub przekształcenie firmy i nadanie NIP. Efekt – wiele podmiotów wciąż jeszcze nie uzyskało numeru identyfikacyjnego
Mimo licznych zapowiedzi fiskusa o wprowadzaniu ułatwień przy zakładaniu firm nadal nie jest lekko. Nawet obowiązujące od 1 grudnia ubiegłego roku zmiany, które miały usprawnić i przyspieszyć rejestrację nowych podmiotów oraz nadawanie im nowego numeru identyfikacji podatkowej (NIP), na niewiele się zdały. Wydawać się może, że spowodowały jeszcze większy chaos. Urzędy przerzucają się obowiązkami, a kolejka podmiotów oczekujących rośnie. Teraz raczej warto zaczekać z założeniem nowej firmy lub przekształceniem dotychczasowej, niż składać wniosek. Taka refleksja nasuwa się po potyczkach, jakie napotkałem przy przekształcaniu spółek. Ale po kolei...
Podatnicy, którzy chcą rozpocząć prowadzenie działalności lub prowadzą działalność w formie spółek handlowych, fundacji itp., muszą zgłaszać wszystkie zmiany do sądu gospodarczego – Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Dotyczy to zarówno spraw prozaicznych, jak zmiana siedziby lub nazwy, jak również niezwykle istotnych, do których zaliczyć można zmianę formy prawnej (przekształcenie), powołanie nowej spółki lub likwidację.
Tak było
Dotychczas, chcąc założyć spółkę lub dokonać jej przekształcenia, przedsiębiorca musiał czekać zarówno na orzeczenie sądu (KRS) o rejestracji lub zmianie, jak też na nadanie numeru NIP oraz REGON. Jednak NIP wysyłał urząd skarbowy, a numer REGON urząd statystyczny. Ostatecznie przedsiębiorca dostawał trzy różne numery z trzech różnych instytucji. A przecież bez nich nie mógł wystawić faktury, zarejestrować pracowników w ZUS-ie itp.
Czy to było kłopotliwe ? Tak. Kilkutygodniowe oczekiwanie aż sąd prześle postanowienie o rejestracji do urzędu skarbowego, następnie oczekiwanie na przesyłkę z urzędu. Wszystko było wysyłane pocztą, w formie papierowej. Nie było to aż tak uciążliwe, jeśli spółka była rejestrowana. Ale przy przekształceniu skutki mogły być poważne. Spójrzmy przykładowo na art. 584[1] par. 1 kodeksu spółek handlowych (k.s.h.). Zgodnie z nim przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w spółkę z o.o. następowało w momencie wydania przez KRS postanowienia o rejestracji. Również z tą chwilą następowało wykreślenie z CEIDG osoby fizycznej, prowadzącej dotychczas JDG. Czyli od tego dnia spółka z o.o. prowadziła działalność – ale skąd miała numer NIP i REGON? Nie miała, musiała czekać, a w praktyce trzeba było nie lada starań, aby te numery uzyskać jak najszybciej.
Bardzo dobre założenia...
Ustawodawca dostrzegł te problemy i ustawą z 26 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadził nowe regulacje. Zgodnie z nimi to sąd, w momencie wydania postanowienia o rejestracji lub przekształceniu, przekazuje taką informację elektronicznie do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników i krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Również w trybie elektronicznym organy te powinny przekazać nowy numer NIP lub REGON dla zarejestrowanego lub przekształconego podmiotu do sądu, aby zostały one jak najszybciej uwidocznione w systemie. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca nie musi czekać na nowe numery, a zasada jednego okienka może w końcu znajdzie swoje pełne urzeczywistnienie.
...gorsze wykonanie
Przepisy przejściowe zawarte we wspomnianej nowelizacji wskazywały, że do wniosków złożonych przed 1 grudnia 2014 r. stosuje się przepisy dotychczasowe. Zatem składając wniosek o rejestrację lub przekształcenie spółki przed tą datą, sąd powinien zastosować przepisy obowiązujące do 1 grudnia. Numery NIP i REGON powinny być więc nadane odpowiednio przez urząd skarbowy i urząd statystyczny. Niestety, kontaktując się z urzędami w ramach prowadzonych przekształceń różnych podmiotów w całej Polsce przekonałem się, że niektóre urzędy skarbowe nie zamierzały wydawać NIP. Miało je - w ich opinii - wydać Ministerstwo Finansów, jako podmiot prowadzący centralną ewidencję podatników. I już zaczynały się problemy, a czas mijał. Z kilku prowadzonych przeze mnie spraw szczęście miała jedna spółka, której NIP urząd skarbowy nadał już po dwóch tygodniach oczekiwania. Niestety, inni mieli mniej szczęścia i czekali dłużej.
W związku z centralizacją nadawania numerów NIP przez Ministerstwo Finansów, spłynęły tam wszystkie wnioski i z rozmów telefonicznych wynika, iż wiele wciąż czeka na rozpatrzenie. System nie działa poprawnie, zawiesza się, a przedsiębiorcy czekają. Być może dodatkowo wpływ na te kłopoty miał też przełom roku, kiedy wiele firm powstaje lub zmienia swój status.
Dobra rada
Co zatem powinni zrobić przedsiębiorcy? Najlepszym rozwiązaniem jest przeczekanie całej zawieruchy. Te podmioty, które mogą zaczekać z przekształceniem, powinny to zrobić i na razie nadal działać w starej strukturze. Mimo wszystko będzie to rozwiązanie bardziej mobilne, tzn. pozwalające na jakiekolwiek działanie niż zawieszenie w oczekiwaniu. Niestety te, które złożyły już wniosek i wobec których sąd zdążył wydać orzeczenie, wniosku cofnąć już nie mogą. Pozostaje im czekać aż do skutku.
Wpisanie numeru NIP i REGON przez sąd rejestrowy jednocześnie z wydaniem postanowienia o zmianach lub rejestracji to cel, który na pewno kiedyś osiągniemy. Nie oznacza to, że przedsiębiorca nie musi już składać żadnych innych formularzy i deklaracji. W podatku od towarów i usług wciąż pozostaje obowiązek złożenia deklaracji VAT-R, na potrzeby określenia swojego statusu czynnego podatnika tego podatku lub wyborze kwartalnych rozliczeń. Ponadto ustawodawca wprowadził nowy formularz NIP-8, na którym zgłaszamy do urzędu skarbowego wszystkie pozostałe informacje, których nie zgłosiliśmy do sądu. Na przykład numer rachunku bankowego.
Jak pokazuje praktyka, obecnej administracji daleko jeszcze do efektywnego wykorzystywania rozwiązań informatycznych, które są powszechne w przedsiębiorstwach prywatnych. A przecież na horyzoncie Ministerstwo Finansów ma projekt e-podatnik.
Co sądzą inni
Czy zaprezentowane obok spostrzeżenia potwierdzają też inne kancelarie zajmujące się rejestracją lub przekształcaniem firm? Z uzyskanych informacji wynika, że część z nich czekała na NIP siedem, 10 dni, a nawet 2,5 tygodnia. Czy to długo? Wydaje się, że tak, bo miało być szybciej niż dotychczas. Ustawa stanowi, że wniosek ma być rozpatrzony automatycznie, a 3-dniowy termin na to zastrzega tylko dla wyjątkowych przypadków.
Zapytani eksperci zwracają uwagę, że powstały chaos nie jest skutkiem tylko wprowadzonych zmian. Ich zdaniem z pewnością przełom lat 2014/2015 (okres świąt, urlopów oraz to, że wiele podmiotów składa wnioski na przełomie roku, by rozpocząć działalność od 1 stycznia) też się do tego przyczynił.
Poprosiliśmy także MF o informację, ile wniosków czeka na rozpatrzenie i jak długo trwa teraz nadanie NIP. Niestety, do czasu oddawania numeru do druku nie uzyskaliśmy odpowiedzi.
Podstawa prawna
Ustawa z 26 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1161).