W 2014 r. przychody uzyskane przez jednostkę przekroczyły limit w kwocie 5 010 600 zł (1 200 000 euro × 4,1755 PLN/EUR według kursu tabeli nr 189/A/NBP/2014 z 30 września 2014 r.). Dlatego po raz pierwszy w 2015 r. musi ona prowadzić księgi rachunkowe. Dotychczas jednostka prowadziła podatkową księgę przychodów i rozchodów. Jakie czynności i w jakiej kolejności należy teraz wykonać?
Przedsiębiorcy, którzy w 2014 r. rozliczali się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, rozpoczynający w 2015 r. dobrowolnie lub obligatoryjnie prowadzenie ksiąg rachunkowych, zobowiązani są do:
1) zamknięcia księgi podatkowej za 2014 r.,
2) sporządzenia wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza),
3) otwarcia ksiąg rachunkowych na dzień 1 stycznia 2015 r., przy czym powinno to nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia wymienionych zdarzeń,
4) opracowania dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości,
5) zaktualizowania danych o rodzaju prowadzonej ewidencji rachunkowej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub poprzez złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizującego NIP–2.
Opracowując dokumentację polityki rachunkowości, można korzystać z wzorcowych planów kont, które są dostępne na rynku. Trzeba jednak pamiętać, iż żaden z wzorcowych planów kont nie może być bezpośrednio przyjęty do stosowania przez jednostkę. Zawierają one bowiem wielowariantowe rozwiązania w zakresie ewidencji niektórych zdarzeń. Natomiast jednostka powinna określić jeden wariant przyjęty do ewidencji danego zdarzenia gospodarczego, dostosowany do jej indywidualnych potrzeb i specyfiki.
Ustalenie stanów majątku i zobowiązań jest zadaniem stosunkowo prostym, aczkolwiek pracochłonnym i przy prawidłowym udokumentowaniu nie może budzić niczyich wątpliwości. Inaczej może być z wartością kapitałów własnych ustalonych metodą aktywa minus kapitały obce. Dlatego powinna być ona przez sporządzającego bilans dokładnie przeanalizowana. Mogą zaistnieć bowiem dwa przypadki, w których wartość tak ustalonego kapitału może wskazywać na nieprawidłowości zaistniałe w trakcie sporządzania inwentarza:
1. Kapitał własny wykaże wartość ujemną – oznacza to, że właściciel skonsumował więcej niż mu się należało, biorąc pod uwagę wartość środków własnych zaangażowanych w to przedsięwzięcie (kapitał początkowy + zysk netto po opodatkowaniu) z lat poprzednich. W takiej sytuacji istnieje prawdopodobieństwo ustalenia podatku dochodowego przez organy kontrolne.
2. Kapitał własny wykaże wartość wyższą niż ta, która wynika z dotychczas osiągniętych dochodów netto oraz wartości wniesionego kapitału własnego w wysokości, jaką można udowodnić. W takim przypadku należy bardzo dokładnie sprawdzić spisane pozycje aktywów i pasywów, ponieważ sytuacja taka jest co do zasady niedopuszczalna i najczęściej może wynikać z błędów popełnionych w trakcie inwentaryzacji.
Poniższa tabela prezentuje pozycje bilansu, które powinny być spisane wraz ze sposobem ich udokumentowania.
Aktywa

Pasywa

Postawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).