Jestem dyrektorem gminnej instytucji kultury (biblioteka), która korzysta z tzw. wspólnej obsługi przez urząd gminy. Mam wątpliwość, kto powinien podpisywać sprawozdanie finansowe biblioteki. Czy wystarczy podpis dyrektora i skarbnika gminy?

Instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Instytucja kultury może zbywać środki trwałe. Przy ich zbywaniu stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przedsiębiorstw państwowych. Ponadto podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. Z kolei w art. 28 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych postanowiono, że organizator przekazuje instytucji kultury środki finansowe w formie dotacji podmiotowej na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, w tym na utrzymanie i remonty obiektów, oraz celowej na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji, a także na realizację wskazanych zadań i programów.
Wspólna obsługa
Z punktu widzenia poruszonej problematyki kluczowe znaczenie mają jednak regulacje ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.). I tak w art. 10a u.s.g. postanowiono, że gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
1) jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych,
2) gminnym instytucjom kultury,
3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego ‒ zwanym jednostkami obsługiwanymi.
Jak zaś wynika z art. 10b ust. 1 u.s.g., wspólną obsługę mogą prowadzić urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego, zwane „jednostkami obsługującymi”. W art. 10b ust. 3 u.s.g. postanowiono, że ww. jednostki obsługiwane, o których mowa w art. 10a pkt 2 i 3, mogą na podstawie porozumień zawartych przez te jednostki z jednostką obsługującą przystąpić do wspólnej obsługi, po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru wójtowi. Zakres wspólnej obsługi określa zawarte porozumienie.
Na tej podstawie urząd gminy dokonuje obsługi m.in. gminnej instytucji kultury. W związku z tym powstają jednak pewne skutki w sferze decyzyjnej, m.in. dotyczące rachunkowości i sprawozdawczości jednostki obsługiwanej. Ma to odzwierciedlenie w art. 10c u.s.g., gdzie postanowiono, że:
„1. Zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.
2. W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 10a pkt 1 i 2, są one przekazywane w całości”.
Nie dyrektor, ale wójt
Z powyższymi regulacjami w związku pozostaje art. 53 ust. 5 wspomnianej ustawy o finansach publicznych, z którego wynika, że kierownik jednostki obsługującej, o której mowa w art. 10b ust. 1 u.s.g., jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą albo porozumieniem.
Przy wskazanych uwarunkowaniach prawnych sprawozdanie finansowe biblioteki powinien podpisać kierownik, ale nie jednostki obsługiwanej (dyrektor biblioteki), lecz jednostki obsługującej, czyli wójt gminy (urząd gminy ma wskazany status).
Reasumując, trzeba stwierdzić, że gminna instytucja kultury została objęta wspólną obsługą, a jednostką obsługującą jest urząd gminy, to jej kierownik (wójt gminy) powinien więc podpisać sprawozdanie finansowe za 2020 r.
Podstawa prawna
art. 28 ust. 3, art. 53 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1175)
art. 10a‒10c ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 713)