O to, aby właściwie rozliczyć rok obrotowy, musi zadbać przede wszystkim kierownik jednostki, na przykład jej zarząd. Za nieprawidłowości w sprawozdaniach finansowych ukarane mogą być też inne osoby, np. członkowie organów nadzorczych.

Czy odpowiada tylko księgowy

W firmie zarząd powierzył prowadzenie ksiąg rachunkowych głównemu księgowemu. Czy to on odpowiada za sporządzane sprawozdanie i ewentualnie za nieprawidłowości w tym dokumencie?
Odpowiedzialność za rachunkowość spoczywa na kierowniku jednostki, którego funkcję w omawianym przypadku pełni zarząd. Przy tym nie zwalnia z odpowiedzialności przekazanie obowiązków innej osobie za jej zgodą, np. głównemu księgowemu. W takim przypadku zarząd odpowiada z tytułu nadzoru. Oznacza to, że organ ten musi dopilnować, aby zatrudnić kompetentną osobę (przepisy nie wskazują, jakie kwalifikacje taka osoba powinna mieć). Jednak nawet jeżeli główny księgowy przejmie odpowiedzialność za rachunkowość, co musi być potwierdzone pisemnie (i następuje zazwyczaj przy podpisywaniu umowy o pracę), nie dotyczy to odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.
Przypomnijmy, że kierownikiem jednostki jest nie tylko zarząd, np. w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, lecz także:
wspólnicy prowadzący sprawy spółki – w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej,
wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd – w przypadku spółki partnerskiej,
komplementariusze prowadzący sprawy spółki – w odniesieniu do spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej,
właściciel w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,
likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.
Poza tym warto spojrzeć na art. 4a ustawy o rachunkowości, który odwołuje się bezpośrednio do odpowiedzialności za sprawozdanie finansowe. Przepis ten wskazuje, że nie tylko kierownik jednostki, lecz także członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Przy czym wszystkie wymienione organy odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tych obowiązków.
Jeżeli odpowiedzialne osoby nie wywiążą się z obowiązków, można stosować wobec nich odpowiedzialność zarówno karną, jak i odszkodowawczą. W tym drugim przypadku spółka może więc poszukiwać u osób odpowiedzialnych możliwości naprawienia szkody. Trzeba jednak wykazać, że szkoda ma charakter majątkowy i jest wynikiem działania lub zaniechania. Odszkodowanie obejmować może zarówno rzeczywistą szkodę, jak i utracone korzyści.
Warto dodać, że odpowiedzialności rad nadzorczych nie wyłącza (nie przewidują tego żadne przepisy) powołanie w podmiocie (jednostce zainteresowania publicznego) komitetu audytu. Jest tak, mimo że do zadań tego organu należy m.in. monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej i wykonywania czynności rewizji finansowej oraz monitorowanie skuteczności systemów kontroli wewnętrznej.
Podstawa prawna
Art. 4 ust. 5, art. 4a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).

Czy komisja odpowiada za spis

Kierownik jednostki powołał komisję inwentaryzacyjną. Czy to ona ponosi odpowiedzialność za spis z natury, którego dokonała?
Członkowie komisji ponoszą odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, ale tylko wobec podmiotu, w którym ją przeprowadzają. W zależności od tego, jaki stosunek prawny łączy te osoby ze spółką, może ona przybierać charakter odpowiedzialności organizacyjnej, służbowej czy pracowniczej.
Zewnętrzna odpowiedzialność za inwentaryzację spoczywa na kierowniku jednostki, np. zarządzie. W szczególności w przypadku spisu z natury nie może się od niej uwolnić, nawet gdyby obowiązki w tym zakresie zostały przekazane pracownikowi za pisemną zgodą.
To kierownik jednostki musi zadbać o prawidłowość przeprowadzonej inwentaryzacji. Dotyczy to zarówno metodologii, jak i procedur. Do jego zadań należy m.in. powołanie komisji złożonych z odpowiednich osób w odpowiednim czasie.
Odpowiedzialność potwierdzają również aspekty formalnoprawne. Pod zarządzeniem w kwestii inwentaryzacji, instrukcją inwentaryzacyjną, jak również protokołem rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych powinien widnieć podpis kierownika jednostki. W innym przypadku te dokumenty można byłoby uznać za nieważne.
Podstawa prawna
Art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).

Czy urząd może ukarać

Stowarzyszenie nie złożyło sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego, ponieważ nie wiedziało o takim obowiązku. Czy organ może nałożyć z tego tytułu karę?
Obecnie urzędy skarbowe nie mogą ukarać podatnika za niezłożenie sprawozdania do US. Takiej możliwości nie przewiduje kodeks karny skarbowy. Organ podatkowy może jedynie wezwać zobowiązanego do złożenia stosownych dokumentów. Takie stanowisko potwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 4 grudnia 2012 r. (AP5/571/26/AWR/12/ 6807). Resort wyjaśnił, że nie można w tym przypadku zastosować ani art. 56 par. 4, ani art. 80 kodeksu karnego skarbowego. W pierwszym przypadku sankcja dotyczy nieskładania w terminie deklaracji lub oświadczenia, a w drugim zaniedbania w zakresie informacji podatkowej. Tymczasem sprawozdania finansowego nie można uznać ani za deklarację, ani za oświadczenie, ani za informację podatkową.
Jednak niedługo może to się zmienić. Ministerstwo chce wprowadzić do kodeksu art. 80b, zgodnie z którym za nieprzekazanie w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego, opinii lub raportu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych będzie nakładana kara grzywny za wykroczenie skarbowe. Może ona stanowić od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2013 r. kara grzywny za wykroczenie skarbowe może wynieść od 160 zł do 32 000 zł.
Przypomnijmy, że wszyscy podatnicy, którzy prowadzą księgi rachunkowe, muszą przekazywać swoje sprawozdania finansowe do urzędu skarbowego.
Z tym że osoby fizyczne sprawozdania muszą dostarczyć fiskusowi wraz z deklaracją podatkową, tj. najpóźniej 30 kwietnia (art. 45 ustawy o PIT). W ich przypadku nie ma obowiązku składania urzędom skarbowym opinii i raportu biegłego rewidenta, nawet wtedy gdy sprawozdanie finansowe było badane przez biegłego rewidenta.
Z kolei podatnik CIT ma obowiązek przekazania dokumentów do urzędu skarbowego w ciągu dziesięciu dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 27 ust. 2 ustawy o CIT). Taki termin związany jest z tym, że podatnicy ci zobowiązani są do przekazania:
pełnego rocznego sprawozdania finansowego,
opinii i raportu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania,
odpisu uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.
Podstawa prawna
Art. 80 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 186 z późn. zm.).
Art. 45 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).
Art. 27 ust. 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Czy grozi sankcja finansowa

Podmiot nie składa sprawozdań do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Czy za niedopełnienie takiego obowiązku Związana jest jakaś odpowiedzialność?
Jeżeli podmiot nie składa sprawozdań do KRS, sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające. Polega ono na wezwaniu do złożenia dokumentów przewidzianych przepisami ustaw o rachunkowości i KRS. W razie niewykonania obowiązków w wyznaczonym (siedmiodniowym) terminie sąd nakłada grzywnę na obowiązane osoby. W jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 1 tys. zł. Grzywna w tej wysokości może zostać wymierzona trzykrotnie. Gdy to nie przyniesie efektu, sąd może ponawiać jej nakładanie już bez ograniczenia kwotowego. W praktyce zdarza się, że są to kwoty opiewające na kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Z kolei przepisy ustawy o rachunkowości przewidują za niezłożenie raportu finansowego do KRS grzywnę albo karę ograniczenia wolności.
Przy tym należy pamiętać, że obowiązek składania sprawozdań do KRS dotyczy podmiotów, które podlegają wpisowi w tym rejestrze i to niezależnie od tego, czy podlegają rewizji finansowej (tj. badaniu przez biegłego rewidenta, czy też nie). Nie trafiają więc do niego sprawozdania osób fizycznych prowadzących działalność i spółek cywilnych osób fizycznych.
Podmioty, które mają obowiązek składania dokumentów, powinny je przekazać w terminie 15 dni od zatwierdzenia (na co z kolei jest 6 miesięcy od dnia bilansowego, np. do końca czerwca, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym).
Jeżeli w ustawowym terminie nie dojdzie do zatwierdzenia sprawozdania, trzeba je w KRS złożyć dwukrotnie: w ciągu 15 dni od upływu terminu na zatwierdzenie oraz ponownie w ciągu 15 dni po zatwierdzeniu.
Podstawa prawna
Art. 24 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1203).
Art. 79 pkt 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).

Czy KNF sprawdzi zastrzeżenia

Spółka jest notowana na warszawskiej giełdzie. W opinii biegłego rewidenta dotyczącej sprawozdania finansowego zostały umieszczone zastrzeżenia. Czy Komisja Nadzoru Finansowego może nałożyć w związku z tym karę?
W przypadku zastrzeżeń audytora Komisja Nadzoru Finansowego wysyła pytania do rady nadzorczej i zarządu. Po analizie sprawy może uznać, że spółka sporządziła sprawozdanie np. niezgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej albo nie zawarła w nim wszystkich niezbędnych danych. W takiej sytuacji komisja może ukarać spółkę giełdową za naruszenie obowiązków informacyjnych. Przepisy dają możliwość nałożenia za błędy w sprawozdaniu kary nawet w wysokości 1 mln zł.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 185, poz. 1439 z późn. zm.).