Nie wszystkie wydatki związane z uczestnictwem w takich imprezach można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Firma musi ustalić, które nakłady mają charakter reklamy, a które reprezentacji. Rozliczenie VAT zależy od prawidłowego określenia miejsca świadczenia usług targowych.
Przedsiębiorstwa, które organizują targi albo wysyłają na nie swoich pracowników, muszą właściwie rozliczyć związane z tym wydatki, a także podatek od towarów i usług.
Marcin Kaczanowicz konsultant podatkowy, Independent Tax Advisers Doradztwo Podatkowe / Media / mat prasowe

Najem, stoisko, banery

Udział w targach pociąga za sobą konieczność zapłaty za wynajem stoiska wystawowego, najem powierzchni reklamowej oraz zakup i wykonanie gadżetów, broszur czy ulotek. To także wydatki na dojazd oraz przeloty przedstawicieli firmy, koszty ich noclegów oraz spotkań z innymi uczestnikami targów.
Tego typu wydatki co do zasady można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Aby tak się stało, muszą być one racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, a ich celem powinno być osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Takie reguły dotyczą zarówno przedsiębiorców i spółek osobowych rozliczających PIT, jak i firm oraz organizacji (np. stowarzyszeń czy fundacji) opłacających CIT.
Organy podatkowe przeważnie nie sprzeciwiają się odliczeniu całości kosztów związanych z organizacją targów lub konferencji (np. za wynajem stoiska, sal). Odliczenie jest możliwe, jeśli firma w trakcie imprezy przekazuje uczestnikom informacje o swojej ofercie handlowej, czy też promuje swoje produkty. W takim przypadku wydatki mają związek z przychodami przedsiębiorstwa. Trzeba jednak pamiętać, aby koszty te były udokumentowane, to znaczy, aby firma zachowała faktury lub rachunki, z których będzie wynikać rodzaj kupionego towaru albo usługi.

Paczki dla klientów

Ująć w kosztach można również produkty przedsiębiorstwa, które są przekazywane klientom przez jego handlowców. Chodzi o produkty, które mają na celu zwiększenie rozpoznawalności marki na rynku oraz zapoznanie potencjalnych nabywców z ofertą firmy.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 2053/11) orzekł, że wytworzenie produktów, które następnie zostaną nieodpłatnie przekazane kontrahentom, może być rozliczone w kosztach firmowych. Warunkiem jest, aby takie przekazanie miało na celu utrzymanie partnerów handlowych lub zachęcenie do współpracy. Wyrok dotyczył przedsiębiorstwa zajmującego się produkcją i dystrybucją sprzętu oświetleniowego. Organy podatkowe uważały, że tego typu działanie służy budowaniu i utrwalaniu wizerunku spółki, co ma charakter reprezentacji. Wydatki reprezentacyjne są zaś wyłączone z odliczenia na mocy ustaw. Sąd nie zgodził się z tym i uznał, że bezpłatne przekazanie towarów kontrahentowi nie ma cech reprezentacji. Ma natomiast charakter reklamy, więc może być zaliczone do kosztów.

Koszty reprezentacji

Bezpłatne przekazywanie towarów klientom to niejedyny rodzaj wydatków, który organy podatkowe uznają za wyłączony z kosztów. Sporne są przede wszystkim usługi gastronomiczne kupione na rachunek firmy, np. obiad w restauracji opłacony w trakcie spotkania z kontrahentem.
Problem w pierwszej połowie 2013 r. miał ostatecznie rozwiązać Naczelny Sąd Administracyjny, ale odmówił podjęcia uchwały, która mogłaby mieć zastosowanie do wszystkich podatników. Zamiast tego 17 czerwca 2013 r. wydał wyrok w składzie siedmiu sędziów (sygn. II FSK 702/11) w sprawie konkretnego przedsiębiorstwa. Stwierdził w nim, że wydatki na poczęstunek w biurze czy spotkanie w restauracji z kontrahentem mogą być uznane za koszt podatkowy. Podkreślił, że jeśli wyłącznym lub dominującym zamiarem firmy lub jej pracownika jest wykreowanie dobrego wizerunku, to takie wydatki mają charakter reprezentacyjny. Jeśli natomiast firma w trakcie spotkania z kontrahentem omawia kluczowe sprawy biznesowe i podejmuje ważne decyzje, to rachunek za posiłek w lokalu gastronomicznym może być ujęty w kosztach. NSA zastrzegł, że sytuacja każdego przedsiębiorstwa jest inna i należy rozpatrywać ją indywidualnie, pod kątem możliwości ujęcia w kosztach określonych wydatków.
W świetle takiego orzeczenia kosztem mogą być też wydatki ponoszone w trakcie spotkań targowych – nie tylko na usługę cateringu kupioną przez organizatora targów dla jego uczestników, ale również na spotkania w restauracjach, gdzie handlowcy mogą dyskutować o kontraktach.
Z całą pewnością odliczyć nie będzie można natomiast takich wydatków, jak zapłata za obiad dla członków rodziny handlowca, których ten zabrał na targi.

1. Czy opłata za nocleg kontrahenta jest kosztem podatkowym

Organizator targów przeprowadza szkolenia dla zaproszonych gości – handlowców z innych firm, z którymi chce nawiązać współpracę. Przedstawia podczas nich swoje nowe usługi i produkty. Czy wydatki na zakwaterowanie uczestników szkoleń mogą być zaliczone do kosztów?

Ujęcie w kosztach faktur za nocleg uczestników szkoleń, którzy nie są pracownikami organizatora targów, może być problematyczne. Aby takie wydatki odliczyć, firma musiałaby wykazać, jaki wpływ na jej przychody ma zapłata za nocleg kontrahentów. Podobną sprawą zajął się Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 lipca 2013 r. (sygn. II FSK 2357/11). Rozpatrzył skargę spółki, której izba skarbowa odmówiła prawa do odliczenia wydatków związanych z pobytem rzeczoznawców majątkowych na organizowanym przez nią szkoleniu. Sąd uznał, że tego typy nakłady mieszczą się w katalogu wydatków reprezentacyjnych, które z odliczenia są wyłączone.

2. Jak rozliczyć wyjazd pracownika prywatnym samochodem na imprezę targową

Firma postanowiła uczestniczyć w jesiennych targach w Niemczech. Jej przedstawiciele pojadą tam prywatnymi samochodami. Czy jeśli przedsiębiorstwo zwróci im koszty przejazdu, będzie mogło je odliczyć?

Zgodnie z ustawą o CIT kosztem w związku z odbyciem podróży służbowej pracownika jego własnym samochodem mogą być tylko wydatki nieprzekraczające limitu określonego kilometrówką, czyli faktycznym przebiegiem pojazdu zrealizowanym podczas tego wyjazdu. Stawka za 1 km dla samochodu osobowego wynosi 0,8358 zł. Jeśli więc podczas podróży do Niemiec i z powrotem pracownik przejedzie 1500 km, to firma może ująć w kosztach zwróconą mu kwotę nieprzekraczającą 1253,7 zł. W ramach tego limitu należy rozliczyć przede wszystkim koszty paliwa, ewentualne naprawy auta czy uzupełnienie w nim płynów. Odliczeniu podlegają jednak tylko kwoty z faktur opłaconych przez pracownika. Kwota nadwyżki ponad ustalony limit nie może być odliczona.

3. Czy można odliczyć przekazane bezpłatnie podczas konferencji książki i broszury

Firma z branży elektronicznej została zaproszona na konferencję naukową. Zaprezentowane będą na niej wyniki badań zrealizowanych przez pracowników uniwersytetu technicznego. Przedstawiciele firmy chcieliby podczas imprezy przekazać naukowcom materiały dotyczące możliwości zastosowania ich badań w przemyśle. Czy przedsiębiorstwo będzie mogło ująć wydatek na takie broszury w kosztach?

Wydatki na materiały firmowe, które będą rozdawane podczas konferencji naukowych lub wykładów akademickich, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Ma on związek z pozyskaniem ich źródła. Jest to działanie mające charakter marketingowy. Może przyczynić się przecież do tego, że uniwersytet zdecyduje się podjąć z firmą współpracę komercyjną.

Podstawa prawna
Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 23, 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.). Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Art. 19 ust. 19a, art. 28b, art. 28g, art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Jakie prawa i obowiązki w VAT ma uczestnik imprezy

Wiele firm w celu promocji swoich produktów i usług bierze udział w targach i wystawach organizowanych zarówno w kraju, jak i za granicą. Uczestnicy takich imprez kupują najczęściej cały pakiet usług, w skład którego wchodzi m.in. wynajęcie powierzchni, doprowadzenie mediów i usługi reklamowe. Jak to rozliczyć w VAT? Czy każdą z takich usług należy rozpatrywać odrębnie, czy też traktować je jako jedno kompleksowe świadczenie?
Organy podatkowe w przeważającej większości zgadzają się, że takie usługi należy traktować jako jedno kompleksowe świadczenie i wtedy istotne jest miejsce świadczenia usługi podstawowej. Przykładowo dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 27 lutego 2012 r. (nr IBPP3/443-1306/11/PK) stwierdził, że „usługą zasadniczą (...) jest wykonanie usługi związanej z targami. Na usługę tę składa się szereg usług, w tym najem powierzchni targowej wraz z doprowadzeniem mediów i internetu oraz usługi reklamowe na tych targach”. W konsekwencji uznał, że miejsce świadczenia powinno być ustalone na zasadach ogólnych, tam, gdzie podatnik będący usługobiorcą ma swoją siedzibę prowadzenia działalności gospodarczej.
Zdarza się jednak, że organy odchodzą od koncepcji świadczenia złożonego i nakazują odrębne rozpatrywanie każdej z usług. Przykładem jest interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 1 marca 2013 r. (nr IPPP3/443-488/11/12-7/S/KC). Według tego podejścia np. wynajem powierzchni targowej będzie opodatkowany w miejscu położenia nieruchomości, natomiast usługi reklamowe – w miejscu, gdzie podatnik usługobiorca ma siedzibę.
A co z odliczeniem podatku naliczonego od wydatków związanych z targami?
Prawidłowe określenie miejsca świadczenia usług ma znaczenie dla odliczenia podatku naliczonego – nie tylko dla podmiotów organizujących targi, ale także dla wystawców. Na przykład gdyby organy podatkowe uznały, że miejsce świadczenia znajdowało się poza terytorium kraju, ewentualny podatek wskazany na fakturze nie podlegałby odliczeniu. VAT nie będzie mógł być także odliczony z faktur dokumentujących nabycie usług hotelowych bądź gastronomicznych. We wszystkich innych przypadkach podatek wykazany na fakturach związanych m.in. z organizacją targów, wydawaniem gadżetów, rozdawaniem ulotek, podlega co do zasady odliczeniu.
Kiedy wręczenie upominków gościom targów jest opodatkowane?
Wystawcy, którzy przekazują odwiedzającym prezenty i nie prowadzą ewidencji osób obdarowanych, powinni mieć na uwadze jednostkową wartość netto tych podarunków. Jeżeli przekracza ona 10 zł, to ich nieodpłatne przekazanie powinno zostać opodatkowane. Limit ten nie dotyczy próbek oraz drukowanych materiałów reklamowych. W odniesieniu do próbek zwolnienie przewidziano wprost w art. 7 ust. 3 ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Natomiast drukowane materiały reklamowe nie mają dla nabywcy waloru konsumpcyjnego i tym samym ich przekazanie nie podlega opodatkowaniu VAT. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 8 maja 2013 r. (nr ILPP2/443-108/13-4/AKr).