Od 1 października kasy fiskalne powinny umieszczać na paragonie nazwy pozwalające na jednoznaczną identyfikację towarów i NIP nabywcy. Zakres modyfikacji zależy od ich możliwości technicznych.

Czy wprowadzenie zmian jest konieczne

Przedsiębiorca prowadzi ewidencję sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Czy to prawda, że na dostosowanie urządzeń rejestrujących do wymogów wynikających z nowych przepisów ma czas do 30 września?
Mimo że rozporządzenie z 14 marca 2013 r. w sprawie kas fiskalnych obowiązuje od 1 kwietnia, to zgodnie z przepisami przejściowymi do 30 września podatnicy mogą prowadzić ewidencję na wcześniejszych zasadach i spełniać dotychczasowe wymogi używania kas. Chodzi o zasady wynikające z rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338 z późn. zm.). Od 1 października kasy będą musiały spełniać nowe wymogi.
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na przepisy dotyczące paragonu fiskalnego. Zmienił się katalog obowiązkowych elementów, które powinien zawierać ten dokument. Dotyczy to głównie (par. 8 nowego rozporządzenia):
– nazwy towaru lub usługi, która musi pozwalać na jednoznaczną ich identyfikację,
– numeru identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie klienta.
Dzięki wprowadzeniu tego ostatniego elementu możliwe będzie drukowanie uproszczonych faktur.
Warto zwrócić też uwagę na przepisy dotyczące przedpłat i zaliczek. Zgodnie z par. 3 ust. 2 nowego rozporządzenia ewidencjonuje się je w kasie z chwilą otrzymania. Dotychczas kwestia ta nie była jednoznacznie uregulowana, choć organy podatkowe w interpretacjach konsekwentnie wskazywały, że ewidencjonowanie powinno mieć miejsce w dniu powstania obowiązku podatkowego, a w przypadku zaliczki/przedpłaty w dniu otrzymania pieniędzy (wpłynięcia ich na konto).
Wspomniany przepis może sprawić problemy sklepom, które otrzymują zaliczki na konto, ponieważ zdarza się, że pieniądze trafiają tam poza godzinami pracy. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów uzyskanymi przez DGP zaliczki i przedpłaty powinny zostać zarejestrowane bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu. Oznacza to, że sklep powinien je zaewidencjonować w kasie bez zbędnej zwłoki, czyli w następnym dniu, jeżeli przelew pojawił się po godzinach pracy, lub pierwszego dnia następującego po dniach wolnych od pracy.
Podstawa prawna
Par. 3 ust 2, par. 8, par. 37 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363).

Czy sprzedawca musi wymienić urządzenie

Podatnik od roku korzysta z kasy fiskalnej. Nie ma możliwości wprowadzenia opcji drukowania na niej NIP nabywcy. Czy musi kupić nowe urządzenie?
Zmiany w przepisach dotyczących kas fiskalnych, które weszły w życie 1 kwietnia, nie wymagają wymiany stosowanych wcześniej urządzeń (jeżeli pozwalały na prawidłową ewidencję). Do 30 września obowiązuje okres przejściowy. Jest to czas na przestawienie kas przez serwisantów i dostosowanie ich do nowych wymagań. Jednak nawet po tej dacie stare kasy, które nie mają możliwości technicznych ujawnienia na paragonie NIP nabywcy, nie będą musiały spełniać tego warunku aż do ich zużycia. Umieszczanie numeru identyfikacji podatkowej nabywcy (na jego żądanie) na paragonie będzie dotyczyło więc tylko kas, które umożliwiają taką funkcję. Zgodnie z par. 36 nowego rozporządzenia ministra finansów podatnicy używający starych kas, które nie mają możliwości technicznych, aby spełnić wymagania określone w rozdziale 2 tego aktu (m.in. dotyczące elementów ujawnianych na paragonie), stosują te przepisy odpowiednio, czyli wtedy, gdy będzie to możliwe.
Natomiast sama możliwość korzystania z dotychczasowych urządzeń wynika z par. 35 rozporządzenia. Zgodnie z nim podatnicy używający kas, które zostały nabyte w okresie ważności:
a) decyzji ministra finansów wydanej na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące,
b) potwierdzenia, że kasa rejestrująca spełnia funkcje, kryteria i warunki techniczne, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), wydanego po 1 września 2011 r. przez Główny Urząd Miar
– mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika. Innymi słowy, po 30 września 2013 r. w dalszym ciągu będzie można używać urządzeń, które były homologowane przed 1 września 2011 r. przez ministra finansów, a po tej dacie – przez GUM.
Podstawa prawna
Par. 35 i 36 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363).

Czy na paragonie potrzebny jest dokładny opis

Przepisy nakazują, aby na paragonie fiskalnym drukować nazwę towaru lub usługi pozwalające na jednoznaczną ich identyfikację. Czy to oznacza, że trzeba na nim umieścić bardzo dokładny opis?
Wprowadzenie obowiązku umieszczania na paragonie fiskalnym nazwy pozwalającej na jednoznaczną identyfikację towaru lub usługi budzi wiele kontrowersji. Dlatego warto sięgnąć do wyjaśnień, które Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie internetowej. Resort tłumaczy w nich, że sposób jednoznacznego identyfikowania jest ściśle związany z asortymentem towarów i usług, jakie oferuje podatnik. Przykładowo, jeżeli sprzedaje kilka odmian jabłek, ale wszystkie są w jednakowej cenie, może – co do zasady – zaprogramować w kasie nazwę np. „jabłka”. Inny przykład dotyczy pomidorów zwykłych i na gałązce. Jeżeli oba wymienione towary mają różną cenę za kilogram, powinny – co do zasady – być oddzielnie identyfikowane.
Resort finansów wskazuje też na orzecznictwo dotyczące wcześniej obowiązujących przepisów. Podkreśla, że nie akceptowano prowadzenia ewidencji (i stosowania odpowiedniego nazewnictwa w tym zakresie) bazującego np. na grupach towarowych, jeśli odbywało się to w sposób niepozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedawanych towarów lub świadczonych usług (por. wyrok NSA z 9 marca 2010 r., sygn. akt I FSK 63/09).
Sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi jest jednak w dużej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.
W przypadku starych kas problem ze stosowaniem odpowiedniego nazewnictwa może wynikać z ich ograniczeń technicznych. Zgodnie z par. 5 ust. 1 pkt 8 nieobowiązującego już rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. liczba znaków dla nazwy towarów w kasie musiała być nie mniejsza niż 12. Ministerstwo Finansów podkreśla jednak, że przepisy nie wykluczają stosowania skrótów, a praktyka potwierdza, że podatnicy korzystają z tej możliwości.
Podstawa prawna
Par. 8 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363).
Par. 5 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz.U. z 2008 r. nr 212, poz. 1338, z późn. zm.).

Czy można zostawić prosty model kasy

Podatnik stosuje urządzenia rejestrujące z bardzo ograniczoną liczbą pozycji. Obawia się, że nie będzie w stanie odpowiednio dostosować nazw towarów do specyfiki prowadzonej działalności. Czy w takiej sytuacji będzie mógł nadal korzystać ze starej kasy?
Podatnicy nie muszą wymieniać starych kasy na nowe tylko dlatego, że mają one zbyt małą liczbę pozycji. Brak odpowiednich możliwości technicznych w dotychczas stosowanych urządzeniach nie powoduje, że nie mogą być one stosowane dla rozliczeń podatkowych. Wynika to z par. 36 rozporządzenia z 14 marca 2013 r. w sprawie kas.
Podstawa prawna
Par. 35 i 36 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363).

Czy wolno zaniechać jakichkolwiek zmian

Właściciel kiosku ma kasę o małej pamięci. Czy to oznacza, że nie musi wprowadzać żadnych zmian przed 1 października, jeżeli chodzi o ewidencję towarów?
Wprawdzie przepisy nie nakładają obowiązku wymiany kasy, ale to nie oznacza, że zwalniają z dostosowania urządzeń do nowych przepisów. Zgodnie bowiem z nowym rozporządzeniem w przypadku starych kas przepisy należy stosować odpowiednio. Czyli na tyle, na ile jest to możliwe.
Taka konieczność może się pojawić w przypadku podatników stosujących prostsze modele kas rejestrujących w niektórych rodzajach działalności, szczególnie takich, gdzie np. występuje duża gama oferowanych towarów czy częste ich rotacje.
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów tak może być np. gdy asortyment towarów u danego podatnika jest większy niż liczba dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy. W takiej sytuacji stosuje on przepis dotyczący jednoznacznego identyfikowania towarów odpowiednio. Zdaniem resortu oznacza to, że dostosowuje nazewnictwo do liczby dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej.
To samo dotyczy podatników prowadzących np. kiosk przy wykorzystaniu prostych kas rejestrujących. Specyfika takiej działalności związana jest z dużą gamą różnorodnych towarów oferowanych klientowi, który często kupuje pojedyncze rzeczy i chce być szybko obsłużony. Taki podatnik – zdaniem MF – musi zapewnić inny poziom szczegółowości nazwy towarów na paragonie niż przedsiębiorca prowadzący taką samą działalność, lecz stosujący do ewidencji system komputerowy np. wykorzystujący funkcję kodów kreskowych.
Podobna będzie sytuacja podatników, którzy nie mają kasy rejestrującej o możliwościach technicznych pozwalających na częstą zmianę asortymentu oferowanych towarów lub usług. – Powinni oni dostosować używane nazewnictwo do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej poprzez stosowanie przepisu par. 36 rozporządzenia z 14 marca 2013 r. odpowiednio – podkreśla ministerstwo.
Podstawa prawna
Par. 35 i 36 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363).