Resorty spierają się, kiedy w szerokim zakresie internet zostanie wykorzystany w postępowaniach. A eksperci radzą poprawić to, co już działa.
Wgląd do akt w urzędzie lub sądzie za pośrednictwem internetu, przesyłanie plików zamiast składania papierowych dokumentów, elektroniczne kopie i elektroniczna komunikacja z podatnikiem – m.in. takie zmiany w postępowaniach podatkowych proponuje Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (MAiC). Ministerstwo Finansów ostrzega, że to wymaga czasu i pieniędzy, których brakuje.
Elektroniczny kontakt podatnika z urzędami i sądami / DGP
A eksperci? Uważają, że w pierwszej kolejności trzeba sprawdzić, dlaczego nie działają udogodnienia wprowadzone do tej pory.
Propozycje MAiC zostały uwzględnione przede wszystkim w projekcie nowelizacji Ordynacji podatkowej (trwają konsultacje założeń do tego projektu).

Potrzebne pieniądze

Realizacja pomysłów wymaga – na co wskazuje w piśmie uzgodnieniowym Ministerstwo Finansów – nowego systemu informatycznego dla wszystkich jednostek administracji podatkowej. Nie jest więc możliwe, wbrew propozycjom, wejście w życie nowych przepisów 3 miesiące od ich publikacji, szczególnie że w założeniach do budżetu administracji podatkowej na lata 2012 – 2013 nie ma uwzględnionych wydatków na ten cel.
Zdaniem resortu finansów, przystosowanie administracji podatkowej do sugerowanych zmian zabrałoby 3 – 5 lat. W tym kontekście MF przypomina, że są one integralną częścią programu e-Podatki, współfinansowanego ze środków unijnych, którego realizacja przewidziana jest do 2015 r.

Likwidacja barier

MF wskazuje, że realizacja innych zadań, np. informatyzacja postępowań sądowych, będzie zależała od stanu budżetu. Dlatego zdaniem resortu trzeba przeanalizować, czy ich finansowanie nie mogłoby się odbywać w ramach dotychczasowych środków poprzez bardziej efektywne ich wykorzystanie i szukanie oszczędności.
– Zakładamy, że przedstawione w projekcie założeń zmiany w Ordynacji podatkowej nie spowodują dodatkowych skutków finansowych dla budżetu państwa – wyjaśnia jednak Artur Koziołek, rzecznik prasowy MAiC. Uściśla, że internetowy wgląd w akta sprawy będzie dotyczył postępowań przed tymi organami, które wdrożyły system elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD).
– Proponowana regulacja stwarza zatem prawną możliwość dostępu online do akt sprawy, nie obliguje jednak podmiotów publicznych do tworzenia takich rozwiązań. Zapewnienie wskazanej funkcjonalności w systemie EZD zależeć będzie od możliwości sfinansowania takiego działania przez dany podmiot – mówi.
Artur Koziołek wskazuje również, że pozostałe zmiany, np. zgoda strony lub innego uczestnika postępowania na komunikację elektroniczną, dopuszczenie stosowania elektronicznych kopii dokumentów papierowych, sporządzenie przez urzędnika adnotacji czy też złożenie wyjaśnień lub zeznań w tej formie ma na celu zniesienie istniejących prawnych barier w tym zakresie. Ich wdrożenie nie wymaga jednak wprowadzenia nowych rozwiązań w funkcjonujących systemach teleinformatycznych.
Również Wiesław Paluszyński, wiceprezes Polskiego Towarzystwa Informatycznego (PTI), uważa, że zmiany zaproponowane przez MAiC nie muszą pociągać za sobą kosztów. Według eksperta MAiC ma dobre intencje, ale używa złej metody. Minister stawia na elektroniczne formy kontaktu z obywatelem i chce szybkich zmian, ale „w środku urzędu” procedury są z poprzedniej epoki.



Istniejący bałagan

– Dlatego uważam, że projekt MAiC to w dalszym ciągu próba informatyzacji bałaganu - stwierdza Wiesław Paluszyński.
– Przykładowo po co obywatel ma wysłać e-maila do urzędu czy przez skrzynkę podawczą, skoro plik i tak zostanie wydrukowany i w urzędzie będzie krążył papier? – pyta.
Zwraca też uwagę, że rząd chce zinformatyzować Naczelny Sąd Administracyjny, a jednocześnie wiele instytucji i urzędów na poziomie podstawowym działa wyłącznie w tradycyjny sposób.
Ponadto rząd nie ma biznesowego podejścia do informatyzacji. Nie liczy efektów planowanych działań, tak jak np. banki, które unowocześniając swoje procedury, dokładnie porównywały nakłady inwestycyjne ze spodziewanymi korzyściami.
– Pierwszy etap informatyzacji urzędów w Polsce miał jakieś cele. Stworzono np. ePuap (internetowy system komunikacji z urzędami – red.), na który wydano setki milionów złotych. Nikt nie zastanowił się jednak, dlaczego nie funkcjonuje należycie. Jeśli rząd nie wie, co jest powodem złego działania istniejącego systemu, to przy każdej kolejnej zmianie ryzykuje powtórzenie błędów. A skoro tak, to lepiej żeby na takie działania dodatkowych pieniędzy nie było – podkreśla Wiesław Paluszyński.
Na złe wykorzystanie funkcjonujących rozwiązań wskazuje również Ernest Frankowski, starszy menedżer w Deloitte. Wydaje się, że podatnik ma wiele możliwości oszczędzenia czasu poprzez e-kontakt z urzędem (a korzystanie z niektórych systemów jest obligatoryjne).
Wystarczy wejść na stronę WWW Ministerstwa Finansów: jest EMCS, e-deklaracje, VIES, OSOZ, e-Cło, ECS, itd. Jednak rzeczywistość nie wygląda różowo, zwłaszcza gdy podatnik musi korzystać z różnych narzędzi, i to dość często. – Wtedy e-administracja staje się męką – twierdzi nasz rozmówca. Zwraca uwagę, że mamy do czynienia z wielością systemów o różnych interfejsach, wymaganiach, opartych na bezpiecznym e-podpisie lub też innym mechanizmie bezpieczeństwa (certyfikaty administracji w akcyzie, osiem cech indywidualizujących w PIT). Znajdziemy też takie rozwiązania, do których trzeba budować systemy dostępu niewizualnego (tzw. web services) oraz takie, do których musimy pocztą elektroniczną wysyłać pliki XML albo też takie, do których można zbudować interfejs niewizualny albo skorzystać ze strony WWW. Dziś barierą dla informatyzacji czy też dla subiektywnego poczucia, że informatyzacja się dokonała, jest brak koordynacji projektów i systemów informatycznych, brak standardu komunikacji oraz brak centralnego portalu, w ramach którego wszystkie te usługi byłyby dostępne w ramach jednolitego i ergonomicznie zaprojektowanego interfejsu – innymi słowy, bałagan – ocenia Ernest Frankowski.
Dlatego kluczowe jest przeprowadzenie audytu i ewidencji projektów informatycznych w ważnych dla informatyzacji państwa obszarach i instytucjach. – Bez takiego systematycznego podejścia każdy, w założeniach całościowy, projekt informatyzacji będzie rozbijał się o kwestie finansowania, a niektóre przedsięwzięcia będą dublowane – mówi. Już teraz, przy okazji propozycji MAiC widać, że równolegle procedury przed sądem administracyjnym chce zinformatyzować i resort cyfryzacji, i NSA, który pracuje nad własnym projektem.

Kultura urzędu

Wiesław Paluszyński z PTI wskazuje, że minister cyfryzacji powinien zacząć od zmiany wewnętrznych procedur w urzędach. Dziwi się, dlaczego administracja nie wydała przewodnika, jak powinny wyglądać strony internetowe w urzędach i jakie standardy technologiczne powinny w tym przypadku obowiązywać. – Apple odniósł sukces, ponieważ każdy może się dowiedzieć, co należy zrobić, aby napisać unikalną aplikację na iPada i sprzedać na iStore. Jest bowiem książka o grubości kilkuset stron, która mówi, jak to robić. Podobnie może być z urzędami.
Dlatego, jak podkreśla Wiesław Paluszyński, jednym z najważniejszych celów MAiC powinno być stworzenie właśnie takiej książki, opisującej reguły, na podstawie których mają być budowane aplikacje do realizacji zadań urzędów.
Ministerstwo Finansów obstaje, że na zmiany potrzeba 3 – 5 lat