Urzędy skarbowe nie powinny przy każdej zmianie pracownika u przedsiębiorcy opłacającego podatek w formie karty prosić o dane personalne zatrudnionych. Jeśli to robią, nadużywają swoich uprawnień.
Skarbówka utrudnia życie osobom rozliczającym PIT na zasadach karty podatkowej – uważają przedsiębiorcy, którzy zgłaszają się do „DGP”. Chodzi o podawanie w urzędach danych o liczbie zatrudnionych pracowników. Informacje te muszą trafić do urzędu, bo m.in. od wielkości zatrudnienia w danym zakładzie zależy wysokość płaconej karty podatkowej (czyli zryczałtowanego podatku od małych firm, głównie – chociaż nie tylko – od zakładów rzemieślniczych). Problem jednak w tym, że urzędnicy fiskusa chcą nie tylko informacji o liczbie zatrudnionych, ale również o tym, że podatnik jednego pracownika zwolnił, a kolejnego na jego miejsce zatrudnił, mimo że liczba pracowników nie uległa przecież zmianie.
Rozliczenia podatków opłacanych w formie karty / DGP
Z taką sytuacją spotkał się pan Zbigniew z Wrocławia. Prowadzi zakład szewski i opłaca podatek w formie karty. Ze względu na kłopoty ze znalezieniem odpowiednio wykwalifikowanych pracowników często ich zmienia. Jednak liczba pracowników jest u niego stała – zawsze są to dwie osoby.
– W czasie ostatniej kontroli podatkowej urzędnicy stwierdzili, że nie mogę płacić karty, bo nie poinformowałem naczelnika urzędu o wymianie pracowników. Po co mam to robić, jak zatrudnienie cały czas jest takie samo? Czy fiskusa interesuje, że zamiast Michała zatrudniam Pawła? – pyta z żalem nasz czytelnik.
Eksperci potwierdzają: urzędnicy skarbowi mogą żądać pewnych informacji od przedsiębiorców na karcie. Jednak nie mogą swoich uprawnień nadużywać. A tak jest w opisanym przypadku.

Obowiązki limitowane

Obowiązek informowania urzędu skarbowego o zmianach w zatrudnieniu podatnicy karty podatkowej mają tylko wtedy, gdy zmiany te mają wpływ na wysokość podatku. Paweł Małecki, doradca podatkowy, tłumaczy, że w zależności od rodzaju prowadzonej działalności chodzi w szczególności o zmiany: w stanie zatrudnienia, dotyczące miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, liczby stanowisk na parkingu oraz liczby i rodzaju urządzeń przy prowadzeniu usług rozrywkowych, liczby godzin przeznaczonych na wykonywanie wolnego zawodu w zakresie ochrony zdrowia ludzkiego oraz wolnego zawodu w zakresie usług weterynaryjnych, liczby sprzedawanych posiłków domowych, liczby godzin sprawowania opieki domowej nad dziećmi i osobami chorymi, liczby godzin przeznaczonych na udzielanie lekcji. Gdy dojdzie do zmian w tych obszarach, konieczne jest zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego. Zasada ta wynika z art. 36 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 1998 r. nr 144, poz. 930 z późn. zm.).
– W takiej sytuacji w ciągu 7 dni podatnik jest zobowiązany do złożenia do urzędu skarbowego pisemnej informacji o zmianach – wyjaśnia Joanna Patyk, doradca podatkowy, właścicielka Kancelarii Podatkowej Tax & Business.

Stan zatrudnienia

Trzeba pamiętać, że przez stan zatrudnienia należy rozumieć liczbę osób zatrudnionych. Dlatego jak tłumaczy Michał Cielibała, doradca podatkowy w Biurze Rachunkowym Biurex w Kielcach, gdy jednego dnia zwalniamy pracownika, a następnego zatrudniamy innego, nie dochodzi do zmiany stanu zatrudnienia. W konsekwencji nie powstaje obowiązek zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o takim zdarzeniu. Tego samego zdania jest także Paweł Małecki.
– Konieczność informowania o każdym zwolnieniu i zatrudnieniu pracownika w sytuacji, gdy nie ma zmiany liczby zatrudnionych osób, nie wynika z obowiązujących przepisów podatkowych i można uznać ją za nadinterpretację fiskusa – podsumowuje Joanna Patyk.
Eksperci od razu jednak zastrzegają, że od tej zasady jest wyjątek.

Szczególne zlecenia

Chociaż co do zasady wymiana jednego pracownika na innego bez zmiany liczby zatrudnionych nie ma wpływu na płacony podatek i nie wymaga informowania o tym urzędu skarbowego, to jednak w przepisach dotyczących opodatkowania w formie karty przewidziano, że może być to konieczne w pewnych szczególnych przypadkach. Dotyczy to sytuacji, gdy nastąpi zmiana w zakresie obowiązków pracowniczych powodująca, że takiego pracownika przestaje się albo też zaczyna się liczyć do stanu zatrudnienia, albo też gdy nastąpi zatrudnienie w miejsce pracownika zwalnianego nowej osoby, której zgodnie z przepisami nie wlicza się do limitów zatrudnienia.
– W takiej sytuacji należałoby poinformować urząd skarbowy o zmianie stanowiska pracy (co jest związane ze zmianą obowiązków pracowniczych), gdyż akurat ta zmiana ma wpływ na opodatkowanie w formie karty podatkowej – tłumaczy Joanna Patyk.
Z kolei Michał Cielibała przypomina, że zgodnie z przepisami do stanu zatrudnienia u opłacających podatek w formie karty podatkowej nie wlicza się pracowników zatrudnionych wyłącznie przy sprzedaży wyrobów, przyjmowaniu zleceń na usługi, utrzymywaniu czystości w zakładzie, prowadzeniu kasy i księgowości, kierowców i konwojentów – pod warunkiem że podatnik określił na piśmie zakres czynności tych pracowników.



Konieczna ewidencja

Nie wolno też zapominać, że podatnicy karty podatkowej mają ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji zatrudnienia. Leszek Dutkiewicz, konsultant podatkowy w BDO, wyjaśnia, że ewidencja taka powinna zawierać: numer wpisu, imię i nazwisko osoby zatrudnionej, PESEL osoby zatrudnionej, NIP zatrudnionego, datę rozpoczęcia i zakończenia przez tę osobę zatrudnienia, adnotacje o przerwach w zatrudnieniu.
– Obecne przepisy dają organom podatkowym uprawnienie, aby wymagać od podatników karty rzetelnego prowadzenia ewidencji zatrudnienia, z wyraźnym wskazaniem, kiedy dana osoba rozpoczęła i zakończyła pracę – podkreśla Leszek Dutkiewicz.
Ma to ten skutek, że nawet gdy nie trzeba informować fiskusa o wymianie pracownika, fakt ten powinien być odnotowany w ewidencji zatrudnienia.

Pracownik wpływa na PIT

Są też takie wyjątkowe sytuacje, gdy sama zmiana osoby zatrudnionej (bez zmiany wielkości zatrudnienia) może powodować zmianę wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej. A to oznacza, że złożenie zawiadomienia może być jednak konieczne.
Tomasz Piekielnik, doradca podatkowy w kancelarii Piekielnik i Partnerzy, tłumaczy, że dzieje się tak przy zatrudnieniu niektórych osób, np. członka rodziny (nie dotyczy to jednak zatrudnienia małżonka). W takim przypadku podwyższa się stawkę karty podatkowej z tytułu zatrudnienia każdej z tych osób za miesiące, w których była ona zatrudniona, odpowiednio od 10 do 40 proc. Skoro zaś ma to wpływ na wysokość karty podatkowej (płaconego podatku), musimy zawiadomić urząd skarbowy. Jest to jednak wyjątek od reguły.
– Obowiązek zawiadomienia organu podatkowego dotyczy tylko takich zmian, które mają wpływ na możliwość korzystania z preferencyjnej formy opodatkowania bądź na wysokość opodatkowania – potwierdza Leszek Dutkiewicz.

Fiskus wysyła pismo

Niemniej prowadzone przez urzędy kontrole, chociaż uciążliwe i w wielu przypadkach niepotrzebne, mają umocowanie w przepisach. Tomasz Piekielnik uważa, że podejmowane w opisanym przez nas przypadku działanie organu podatkowego jest zgodne z prawem, o ile żądanie przekazania informacji sformułowane jest na piśmie. Pisemne żądanie informacji przez organ podatkowy może być uzasadnione art. 82 par. 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane do sporządzania i przekazywania informacji na pisemne żądanie organu podatkowego o zdarzeniach wynikających ze stosunków cywilnoprawnych albo z prawa pracy, mogących mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego osób lub jednostek, z którymi zawarto umowę.

Utrata przywilejów

Opodatkowanie w formie karty podatkowej, będące odstępstwem od ogólnych zasad opodatkowania osób fizycznych, stanowi uproszczoną formę opodatkowania, z której mogą korzystać podatnicy tylko wtedy, jeśli spełniają warunki określone w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym. Jeżeli podatnik zdecyduje się na opodatkowanie w formie karty podatkowej, zobowiązany jest stosować się do wymogów przewidzianych w ustawie, w tym do wymogu zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o zmianach dotyczących stanu zatrudnienia.
– Konsekwencje zaniedbania tego obowiązku są daleko idące, gdyż polegają na utracie prawa do korzystania z opodatkowania w formie karty podatkowej – ostrzega Michał Cielibała. To zaś oznacza z reguły konieczność zapłaty wyższego podatku oraz założenia ksiąg i ewidencji, z prowadzenia których podatnicy karty są zwolnieni.
Co ważne, również gdy ewidencja zatrudnienia jest prowadzona niezgodnie ze stanem faktycznym lub mimo obowiązku nie jest w ogóle prowadzona, a faktyczny stan zatrudnienia okaże się wyższy od zgłoszonego naczelnikowi urzędu skarbowego, ten stwierdza wygaśnięcie decyzji o przyznaniu karty.
Nasi rozmówcy byli zgodni co do jeszcze jednej kwestii, a mianowicie że urzędy skarbowe nadal żądają wypełniania pozbawionych podstaw prawnych oświadczeń lub zawiadomień od podatników. Żądania fiskusa powinny być uzasadnione odpowiednim przepisem. Gdy takiego uzasadnienia nie ma, podatnik nie musi tych obowiązków wypełniać. Gdy fiskus będzie obstawał przy swoim, konieczna może się okazać droga sądowa, która bywa długa i trudna. Jednak w walce o swoje rację ten wysiłek się opłaca.
Niedopełnienie obowiązków informacyjnych powoduje utratę prawa do karty