Podczas kontroli funkcjonariusze celni mogą sporządzać kopie dokumentacji, którą posiada podatnik. Nie mogą tego robić na koszt przedsiębiorcy.

Ustawa o Służbie Celnej, mająca zastosowanie w przypadku kontroli celnej, nakłada na przedsiębiorców liczne obowiązki mające na celu ułatwienie przeprowadzenia czynności urzędnikom.

– Podmioty kontrolowane są zobowiązane m.in. do umożliwienia wglądu w dokumenty i ewidencje objęte zakresem kontroli, udzielenia funkcjonariuszom niezbędnej pomocy technicznej, przedstawienia urzędowego tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym, a także umożliwienia sporządzania kopii dokumentów – wyjaśnia Magdalena Chmielewska-Cholewa, doradca podatkowy z Ernst & Young.

Uchylanie się od tych obowiązków może być uznane za utrudnianie kontroli, za co grozi odpowiedzialność karno-skarbowa.

Co do zasady, koszty związane z realizacją wymienionych obowiązków obciążają podmioty podlegające kontroli. Wyjątki od tej reguły przewiduje art. 35 ustawy o Służbie Celnej (Dz.U. z 2009 r. nr 168, poz. 1323 z późn. zm.).

– Zgodnie z tym przepisem, koszty sporządzania kopii dokumentów, jak również koszty ewentualnego korzystania przez funkcjonariuszy celnych ze środków łączności udostępnionych przez przedsiębiorcę, nie obciążają podmiotów kontrolowanych, ale powinny zostać pokryte przez administrację celną – tłumaczy Magdalena Chmielewska-Cholewa.

Oznacza to, że celnik nie może domagać się od podatnika, by ten poniósł koszty wykonania kserokopii. Jeżeli jednak podatnik skseruje dokumenty dla Służby Celnej, może domagać się zwrotu poniesionych wydatków. Niestety przepisy Ordynacji podatkowej, mające zastosowanie do kontroli podatkowej, nie są w tym zakresie tak jednoznaczne. Nie zawierają one analogicznej regulacji, która wprost wskazywałaby, że koszty kopiowania dokumentów nie obciążają podatników w czasie np. kontroli podatkowej.