Aby wysłać fakturę przez internet, firma musi posiadać specjalne oprogramowanie komputerowe oraz bezpieczny podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem.
Przedsiębiorca z Wrocławia szuka oszczędności. Chciałby korzystać z e-faktur, ale nie wie, jakie musi spełnić wymogi, aby z takiej możliwości skorzystać. Jak tłumaczy Jarosław Szajkowski, konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy, aby przesyłać faktury drogą elektroniczną, firma powinna posiadać sprzęt komputerowy i oprogramowanie przystosowane do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania takich faktur opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz zgodę kontrahenta na taki obrót dokumentów.
Jak wynika z par. 3 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz.U. nr 133, poz. 1119), faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji, tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. I dopiero po uzyskaniu akceptacji, od następnego dnia można wysyłać kontrahentowi e-faktury.
Rozporządzenie określa również inne wymogi. Zgodnie z par. 4 rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane albo bezpiecznym podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem, albo przez wymianę danych elektronicznych (EDI). W tym ostatnim przypadku przepisy nakładają wiele dodatkowych wymogów, które musi spełnić firma. Metoda ta polega na wymianie danych fakturowych między systemami komputerowymi wystawcy faktury i odbiorcy.
Najczęściej firmy korzystają z e-podpisu, który gwarantuje, że to ta, a nie inna firma wystawiła e-fakturę oraz że jej treść nie została zmieniona w trakcie przesyłu. Obecnie na rynku dostępne są programy lub dodatki do programów księgowo-finansowych, które umożliwiają wystawianie, wysyłanie i przechowywanie e-faktur bezpośrednio w systemie komputerowym.
Ważne!
Obecnie firmy nie mają możliwości przesyłania faktur e-mailem. Przepisy pozwalające na stosowanie takiego rozwiązania mogą zostać przyjęte w przyszłym roku