W kontaktach biura rachunkowego z klientami najwięcej problemów sprawiają dokumenty księgowe. Biura narzekają na spóźnienia w dostarczaniu dokumentów. Klienci na utrudniony do nich dostęp.

Z analizy usług biur rachunkowych przeprowadzonej na zlecenie Taxxo.pl wynika, że największym problemem dla klientów jest konieczność prowadzenia dodatkowej, równoległej ewidencji na potrzeby realizacji płatności. Przeszkodą w dobrej komunikacji z biurem jest też brak dostępu do przekazanych mu dokumentów.

Problemy biur księgowych

Największym problemem biur (60 proc.) jest nieterminowe dostarczanie dokumentów przez klientów. Najbardziej skuteczną metodą walki z tym problemem jest informowanie klientów o sankcjach za opóźnienia, które wynikają z zawartej umowy lub odbieranie dokumentów u klienta. Karą może być konieczność uiszczenia dodatkowej opłaty, zrzeczenie się odpowiedzialności za problemy wynikające z nieterminowych rozliczeń oraz np. odmowa dokonania rozliczeń przez biuro. Biura narzekają także na utrudnioną komunikację z klientami: opóźnienia, brak jednolitej formy komunikacji (jedne firmy lubią e-mail, inne telefon), brak współpracy (klienta interesuje tylko wysokość rozliczeń) oraz czasochłonność rozmów z klientami. 20 proc. biur ma także kłopoty z osobami, które nie przekazują opłaty za usługi biura lub na zapłatę podatku.

Oczekiwania klientów

W badaniu sprawdzono też jak klienci oceniają biura rachunkowe. Ich zdaniem obsługa rachunkowa może poprawić się dzięki księgowości on-line. Oczekują wprowadzenia elektronicznej wymiany dokumentów oraz dostępu do nich za pomocą sieci. Chcieliby także, aby biura informowały ich o terminach płatności oraz o rozwiązaniach niezbędnych do zarządzania podatkami.

Jak się okazało, podobnych rozwiązań oczekują biura rachunkowe. Nie widzą one problemu w przypominaniu klientom o płatnościach i konieczności dostarczenia dokumentów (biura już teraz dzwonią do klientów, wysyłają SMS-y oraz e-maile), ale przyznają, że pracę ułatwiłoby im zautomatyzowanie tego procesu.



Opinie

Maria Piotrowiak, właścicielka biura Pareto, Poznań

Klienci korzystający z usług biur rachunkowych często skarżą się na utrudniony dostęp do bieżących informacji. Stosowane dotąd rozwiązania nie wychodzą naprzeciw tym potrzebom.

Na brak dostępności do dokumentów – według raportu Taxxo – skarży się aż 55 proc. klientów biur. Podobna liczba klientów ma trudności z pozyskiwaniem dodatkowych raportów. Z kolei dla biur generowanie dodatkowych raportów czy przesyłanie dokumentów do klientów to obciążenie, szczególnie uciążliwe w występujących cyklicznie okresach wytężonej pracy.

Potrzeb klientów nie można lekceważyć, ze względu na to, że dostęp do pełnej, aktualnej informacji pozwala na ocenę funkcjonowania i kondycji firmy, umożliwiając podejmowanie prawidłowych decyzji gospodarczych.

Magdalena Kucharzewska, właścicielka Agencji Reklamowej Gemini Media, Wrocław

Dobra sprawozdawczość i wgląd do własnych danych jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania firmy. Szybkie uzyskanie od biura rachunkowego raportów czy odpowiedzi na dodatkowe pytania jest istotne z perspektywy podjęcia konkretnych decyzji biznesowych, które nie mogą czekać. Bardzo ważne jest więc, aby księgowi dostarczali klientom potrzebne dokumenty i dane możliwie najszybciej.

W określonych warunkach współpraca z biurem rachunkowym może przebiegać harmonijnie. Wystarczy wspólnie ustalić zasady i je respektować. Ważne jest także, aby biuro rachunkowe miało przejrzystą procedurę reklamacyjną. Wiadomo, że pomyłki są rzeczą ludzką. Jednak, gdy polityka biura uwzględnia reklamacje, a nasze uwagi przyjmowane są z otwartością, jakość współpracy nie ulega obniżeniu, a podwyższeniu.