Podpis elektroniczny można wykorzystywać do składania podatkowych deklaracji elektronicznych, deklaracji ZUS oraz tam, gdzie wymagana jest poufność informacji.
Podatnicy oraz płatnicy składek coraz częściej wykorzystują podpis elektroniczny nie tylko do kontaktów z fiskusem i ZUS. Za pomocą bezpiecznego e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem można obecnie składać wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego, wysyłać raporty do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, prowadzić korespondencję z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, podpisywać faktury elektroniczne oraz inne dokumenty i umowy, w których niezbędne jest zachowanie poufności informacji.
Ważne jest, że e-podpis weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu jest traktowany jak podpis własnoręczny. W rezultacie e-podpis jest przyporządkowany tylko do jednej osoby. Może to stanowić pewną trudność dla firm, w których wiele osób odpowiada za rozliczenia podatkowe lub ZUS. Nie ma bowiem możliwość, aby inna osoba podpisała w ten sposób dokument za pomocą zestawu do e-podpisu. Mówiąc wprost, jeśli e-podpis posiada pracownik, to szef nie może podpisać za jego pomocą dokumentu. Jeśli pracodawca chce sam podpisywać dokumenty, musi posiadać własny e-podpis.
Inną formą e-podpisu jest podpis z certyfikatem komercyjnym, który służy do szyfrowania poczty elektronicznej, plików, a także do podpisywania danych.
Różnica między certyfikatem kwalifikowanym a komercyjnym wynika z uregulowań prawnych. Certyfikat kwalifikowany służy bowiem tylko do wyrażania woli i wiedzy osoby, która z niego korzysta, i jest traktowany jak podpis własnoręczny. Certyfikat komercyjny ma innych charakter i nie posiada takiego umocowania prawnego. Jeśli ktoś chciałby wykorzystać e-podpis do podpisania poczty elektronicznej, musi skorzystać z podpisu komercyjnego.
Podpis elektroniczny można kupić w trzech centrach kwalifikacji: Sigilium Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, Certum Unizeto oraz Szafir Krajowej Izby Rozliczeniowej. Koszt zestawu e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem wynosi ok. 300 zł na rok, w zależności od centrum kwalifikacji.

Jak podpisać dokument

Aby skorzystać z e-podpisu, trzeba najpierw zainstalować zestaw na komputerze. W pierwszej kolejności należy podłączyć czytnik kart kryptograficznych, czyli niewielkie urządzenie, do którego wkładamy kartę z e-podpisem. Następnie należy włożyć kartę do czytnika i zainstalować oprogramowanie do obsługi, które dołączają producenci e-podpisu (centra kwalifikacji). Po zainstalowaniu należy aktywować kartę kryptograficzną, czyli nadać jej kody PIN, SO PIN oraz PUK, czyli takie jak kody w przypadku bankowych kart płatniczych. Będą one potrzebne do skorzystania z e-podpisu (należy wpisać kod PIN). Kolejnym krokiem, który musi zrobić użytkownik, jest zarejestrowanie certyfikatów z karty kryptograficznej w systemie operacyjnym komputera. Po dokonaniu wszystkich powyższych rejestracji i instalacji trzeba jeszcze zainstalować oprogramowanie do podpisu elektronicznego oraz zaświadczenia certyfikacyjne. Odpowiednie programy można znaleźć na płytach CD, które producenci dołączają do zestawu. Pomyślne instalacje pozwalają na korzystanie z e-podpisu. Jak to zrobić?
W pierwszej kolejności należy uruchomić program do podpisywania elektronicznego dokumentów, a następnie zaznaczyć opcje podpisywania i szyfrowania dokumentów oraz zatwierdzić funkcję podpisywania. Po dokonaniu tych czynności należy jeszcze tylko wybrać certyfikat do podpisu i wpisać kod PIN.

Aktualizacja certyfikatu

Osoby, które korzystają już z e-podpisów z kwalifikowanym certyfikatem, powinny pamiętać o jego aktualizacji. Zazwyczaj certyfikat jest ważny przez rok lub dwa lata. Oznacza to, że po tym okresie trzeba dokonać aktualizacji i za nią zapłacić. O aktualizacje takie powinni występować w pierwszej kolejności płatnicy ZUS. W związku z ostatnimi zmianami w prawie osoby, które posiadają niekwalifikowane e-podpisy wydawane przez Zakład, nie będą mogły z nich korzystać po upływie terminu ważności. Będą musiały kupić e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem. Warto zaopatrzyć się w taki e-podpis wcześniej, aby uniknąć nerwów oraz ryzyka nieterminowego rozliczenia z ZUS.