Atrakcyjną propozycją na odnowienie lub rozbudowę floty samochodowej może być wynajem długoterminowy. Obecnie wiele firm oferuje te produkty łącznie: najem długoterminowy lub leasing z obsługą flot.
PIENIĄDZE
Istotnym atutem wynajmu długoterminowego w okresie kryzysu jest to, że poprawia on kondycję finansową firmy oraz ułatwia utrzymanie jej płynności.

Korzyści finansowe i organizacyjne

Przedsiębiorca, który rozpoczyna działalność gospodarczą lub ma kłopoty ze zdolnością kredytową z innego powodu, dla nabywania samochodów firmowych powinien wykorzystać albo leasing, albo najem długoterminowy. Trzeba przy tym pamiętać, że każdy z takich wariantów ma swoje konsekwencje nie tylko kosztowe, ale i podatkowe. I to dla obu stron takiego przedsięwzięcia, a więc zarówno właściciela pojazdu, jak i firmy z niego korzystającej. Gdy zaś idzie o kwestie podatkowe, to przepisy regulujące materię wykorzystywania samochodów w firmie ulegają stałej modyfikacji.
W planowaniu rozwoju każdej firmy powinniśmy uwzględniać nie tylko wydatki na inwestycje i im podobne, ale także wspierać ten rozwój wszelkimi dostępnymi sposobami. Gdy rzecz idzie o środki transportu wykorzystywane w firmie, część potrzeb można rozwiązywać w oparciu o własne zasoby: pojazdy stanowiące własność firmy i ujęte w ewidencji środków trwałych, a część w oparciu o leasing, najem lub wypożyczenie samochodów, a także umawiając się z pracownikami, by wykorzystywali oni w pracy swoje prywatne samochody.
Wynajem długoterminowy jest produktem przeznaczonym dla dużych i średnich firm. Istotą wynajmu jest ponoszenie kosztów związanych z użytkowaniem samochodu w postaci stałych miesięcznych rat obejmujących część finansową i eksploatacyjną, takich jak przeglądy, naprawy, wymiana i przechowanie ogumienia itp. W momencie zakończenia umowy klient nie dokonuje wykupu samochodu. Zostaje on sprzedany przez wynajmującego na rynku wtórnym. Tak zwana wartość resztkowa zbliżona jest do przewidywalnej wartości rynkowej i jest uzależniona od czasu użytkowania oraz przebiegu pojazdu. Ryzyko wartości resztkowej leży po stronie wynajmującego.
Ponadto istotnym elementem różnicującym wynajem od leasingu jest brak czynszu inicjalnego, dzięki czemu klient nie musi angażować swojego kapitału. Podstawową zaletą wynajmu są nie tylko korzyści podatkowe, analogiczne jak w przypadku leasingu operacyjnego, ale także możliwość łatwego zaplanowania wydatków związanych z utrzymaniem floty w założonym okresie. Organizacją napraw, sezonową wymianą ogumienia, ubezpieczeniem i likwidacją szkód czy też zapewnieniem samochodu zastępczego zajmuje się wynajmujący. Klient ma możliwość prowadzenia efektywnej polityki w zakresie transportu dzięki szczegółowym, otrzymywanym regularnie raportom zarządczym.



Zysk na podatkach

Z punktu widzenia podatkowego różnice pomiędzy wynajmem długoterminowym a leasingiem nie są tak istotne, jak z punktu widzenia rachunkowego. W wynajmie mamy do czynienia z leasingiem operacyjnym zarówno w ujęciu podatkowym, jak i rachunkowym. Natomiast w leasingu podatkowo jest to leasing operacyjny, a rachunkowo leasing finansowy. Taka kwalifikacja finansowania powoduje, że w przypadku wyboru leasingu użytkujący wykazuje przedmioty leasingu w swoich księgach rachunkowych, jest obowiązany prowadzić ewidencję środków trwałych i dokonywać od nich odpisów, a co za tym idzie, odmiennie kwalifikować koszty dla celów podatkowych i bilansowych oraz korygować pozycje sprawozdań finansowych (bilans, rachunek wyników).
Na kształt rynku obsługi flotowej wpływ mają zarówno rozwiązania prawne, jak i sytuacja ekonomiczna. Czynniki prawne dają pewne możliwości i zachęty podatkowe, czyli ułatwiają powzięcie decyzji, np. w zakresie sposobu finansowania floty pojazdów. Natomiast czynniki ekonomiczne zarówno wewnętrzne w firmie, jak i zewnętrzne, mają decydujący wpływ na wielkość flot samochodowych oraz na częstotliwość ich odnawiania. Rozwój rynku, wzrost gospodarczy, coraz lepsza kondycja finansowa firm, możliwość działania na rynku europejskim bez żadnych barier, to są elementy, które powodują, że odnowienia parku samochodowego są niezbędne. Dlatego o tym, czy firma powinna zdecydować się na leasing czy na wynajem długoterminowy pojazdów, powinny przesądzać cele, jakie zarząd stawia osobom zarządzającym finansami. Trzeba tu mieć na względzie przede wszystkim to, iż leasing to finansowanie pojazdu, a wynajem to oprócz finansowania pakiet usług serwisowych obejmujących: serwis techniczny i ogumienia, rozliczanie szkód komunikacyjnych, samochody zastępcze, raporty zarządcze, karty paliwowe oraz wiele innych elementów.
KORZYŚCI Z ZARZĄDZANIA FLOTĄ
Atuty przemawiające za wdrożeniem kompleksowych systemów zarządzania, wspólnie z zastosowaniem usług finansowych, to przede wszystkim:
● pełna kontrola nad posiadanym parkiem samochodowym,
● łatwość pozyskania niezbędnych informacji co do bezpieczeństwa i stanu pojazdu,
● odciążenie użytkownika od kontroli kosztów serwisowych,
● skupienie się na podstawowych czynnościach wpływających bezpośrednio na cele przedsiębiorstwa,
● znaczna redukcja ilości dokumentów generowanych przez flotę – jedna zbiorcza faktura miesięcznie.
Podstawa prawna
● Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
● Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 ze zm.).
● Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.).
● Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
● Rozporządzenie ministra transportu z 23 października 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 201, poz. 1462).
● Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 30 listopada 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 227, poz. 1661).
● Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).
● Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).