W każdej firmie na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane do celów służbowych samochody osobowe, motocykle i motorowery, które nie są własnością pracodawcy. Można korzystać z nich także w podróży służbowej w kraju lub za granicą.
PRACOWNICY
Pracodawca określa, jakim środkiem transportu będzie odbywał podróż służbową (patrz definicje str. 22) pracownik. Na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, który nie jest własnością pracodawcy. Zwrot kosztów przejazdu oblicza się wówczas w sposób następujący: jest to iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca. Nie może być ona jednak wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2088 z późn. zm.).
Natomiast zwrot kosztów przejazdu innymi środkami transportu obejmuje cenę biletu z opłatami dodatkowymi. Uwzględnia się też przy tym wszystkie przysługujące pracownikowi ulgi na przejazd.

Koszty samochodu pracownika

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej między pracownikiem i pracodawcą.
Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
● dla samochodu osobowego:
– o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
– o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
● dla motocykla – 0,2303 zł,
● dla motoroweru – 0,1382 zł.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca.
Limit, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:
● 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
● 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
● 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km.
Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.
UWAGA ZMNIEJSZENIE RYCZAŁTU
Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.



Wyjazdy prywatnym autem

Pracownicy, którzy są oddelegowani w podróż służbową związaną z prowadzoną przez pracodawcę działalnością, jako środek transportu mogą – za jego zgodą – wykorzystać własny samochód. Wydając polecenie odbycia podróży służbowej, przedsiębiorca określa nie tylko zadania, które pracownik musi podczas niej wykonać, lecz również wskazuje, w jakim terminie i miejscu powinien to zrobić, a także jakim środkiem transportu należy się tam udać. Wskazuje miejsce rozpoczęcia oraz zakończenia podróży służbowej. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Polecenie służbowe wiąże pracownika i dlatego nie może samowolnie zmienić środka transportu. Gdyby pracodawca zalecił mu wyjazd pociągiem, a pracownik pojechał własnym samochodem i za benzynę zapłacił więcej niż za bilet, to wówczas może nie otrzymać zwrotu wyższych wydatków.
Przedsiębiorca, który zatrudnia zleceniobiorców (na podstawie umowy zlecenia) oraz wykonawców (na podstawie umowy o dzieło) ma prawo wydać im również polecenie wyjazdu służbowego, pod warunkiem że będzie się on wiązał z zadaniem wynikającym z zawartej z nimi umowy cywilnoprawnej. Podróże zarówno ich, jak i pracowników muszą być rozliczane w sposób właściwy, aby nie zostały zakwestionowane podczas kontroli prowadzonych w firmie oraz przez urząd skarbowy wówczas, gdy zostaną wliczone w koszty działalności przedsiębiorstwa.

Jak zwracać koszty wyjazdu

Pracownikowi przysługuje zwrot należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jego uprawnienia są określone w kodeksie pracy.
Zwrot kosztów dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej regulują dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej – w zależności od tego, czy podróż służbowa odbywa się w kraju czy za granicą. Są to:
● rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, które zostało następnie znowelizowane rozporządzeniem ministra gospodarki i pracy z 14 września 2005 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności, przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 186, poz. 155). Przede wszystkim uległa zmianie: wysokość diet za dobę podróży, limit za nocleg w hotelu oraz zasady rozliczania przejazdu samochodem;
● rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).
Rozporządzenia te określają wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków, a w razie podróży poza granicami kraju również walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit za nocleg w poszczególnych państwach.
Natomiast dla pozostałych pracowników warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny być uzgodnione w układach zbiorowych pracy (jeżeli w danej branży one funkcjonują), w regulaminach wynagradzania lub w umowie o pracę, gdy pracownik nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalać regulaminu wynagradzania. Jednak postanowienia tam zawarte nie mogą ustalać za dobę diety krajowej albo zagranicznej niższej niż dla pracowników państwowej lub samorządowej sfery budżetowej.
Może się zdarzyć, że układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie regulują zwrotu kosztów podróży służbowej. Wtedy pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów tego wyjazdu na zasadach określonych we wspomnianych tutaj obu rozporządzeniach.
Polecenie odbycia podróży służbowej może wydać pracownikowi: pracodawca lub bezpośredni kierownik pracownika, jeżeli to należy do jego uprawnień. Nie może być ono sprzeczne z prawem lub treścią umowy o pracę. Gdyby było sprzeczne – pracownik ma prawo odmówić wyjazdu.
W innych przypadkach pracownik nie może odmówić odbycia wyjazdu służbowego, ponieważ w ten sposób naruszyłby podstawowe obowiązki pracownicze i naraził się na karę, a nawet na rozwiązanie umowy o pracę. Na przykład przy podróży trwającej dłużej niż osiem godzin nie może powoływać się na to, że przekroczył już dopuszczalny limit godzin nadliczbowych.



UWAGA PODRÓŻ SŁUŻBOWA
Wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, uznaje się za podróż służbową tylko wówczas, gdy łączy się z wykonywaniem zadania służbowego (a nie prywatnego) przez pracodawcę
Natomiast niektórzy pracownicy nie mogą zostać wysłani w podróż służbową, nawet własnym samochodem, bez swojej zgody. Są to: kobiety w ciąży oraz kobiety i mężczyźni sprawujący opiekę nad dzieckiem, które nie ukończyło jeszcze czterech lat.
Przepisy nie określają, w jakiej formie pracownik powinien otrzymać polecenie podróży służbowej. Jednak dla celów dowodowych dla pracodawcy najbardziej korzystne będzie zachowanie formy pisemnej.
KIEDY NIE ZWRACA SIĘ KOSZTÓW ZA NOCLEG
Zwrot kosztów nie przysługuje, gdy pracownikowi został zapewniony przez pracodawcę lub kontrahenta bezpłatny nocleg. Gdyby jednak pracownik nie korzystał z hotelu i nie mógł się wylegitymować rachunkiem – wówczas ma prawo do ryczałtu za nocleg, jeśli trwał on co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 i 7.00.

Krajowa podróż służbowa

Pracownikowi, który odbywa podróż służbową w kraju, przysługuje dieta oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny przysługujący pracownikowi na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej. Pracownik ma do niej prawo, gdy pracodawca nie zapewnia mu bezpłatnego całodziennego wyżywienia podczas podróży.
Pracownik nie musi rozliczyć ani udokumentować, na co wydał pieniądze otrzymane z tytułu diety. Jeżeli na wyżywienie wydał więcej niż wynosi dieta, to pracodawca nie musi mu zwracać tej nadwyżki.
Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej. Pracownik ma prawo do:
● połowy diety – gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin,
● całej diety – gdy podróż trwa ponad 12 godzin.
Gdy podróż służbowa trwa kilka dni, to wówczas pracownikowi za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną, ale rozpoczętą dobę rozlicza się w następujący sposób:
● otrzymuje połowę diety – gdy niepełna rozpoczęta doba trwała do 8 godzin,
● ma prawo do diety w pełnej wysokości – gdy niepełna, ale rozpoczęta doba trwała ponad 8 godzin.
W następujących przypadkach pracownik nie dostanie diety:
● pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie,
● pracownik został delegowany do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.
Pracodawca ma prawo wskazać prywatny samochód pracownika jako środek transportu, gdy przebywa on w podróży służbowej co najmniej 10 dni. W takim przypadku ma on prawo przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę. Takim środkiem może też być samochód, który nie jest własnością przedsiębiorcy. W tym przypadku za ten dzień wolny pracownik nie ma prawa do diety. Gdyby pracownik korzystał z innego środka transportu, to wówczas ma prawo do zwrotu ceny biletu z uwzględnieniem ulgi, jaka mu przysługuje, bez względu na to, z jakiego tytułu jest ta ulga (np. nie z tytułu zatrudnienia pracownika, lecz z tytułu zatrudnienia jego małżonka).

Ryczałt na dojazdy miejscowe

Jeżeli pracownik nie odbywa podróży służbowej samochodem prywatnym lub samochodem służbowym, to przysługuje mu jeszcze zwrot kosztów dojazdów komunikacją miejscową. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu otrzymuje ryczałt w wysokości 20 proc. diety. Nie musi dokumentować np. biletami, że te wydatki rzeczywiście poniósł. Ryczałt wypłacany jest wówczas, gdy pracodawca nie wyrazi zgody na pokrycie faktycznie poniesionych kosztów na dojazdy pracownika środkami komunikacji miejscowej. Gdyby na wniosek pracownika taką zgodę wyraził, to pokrywa faktycznie poniesione koszty, ale nie płaci ryczałtu.
Ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik odbywa podróż samochodem prywatnym lub służbowym, albo już na miejscu otrzymał taki pojazd do dyspozycji w celu poruszania się po mieście i faktycznie żadnych kosztów związanych z dojazdem nie ponosi.
Z kolei za nocleg pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, jakie faktycznie poniósł. Powinien je potwierdzić rachunkiem na przykład z hotelu, pensjonatu, kwatery prywatnej.
UWAGA PODRÓŻ KOLEJĄ
Jeśli pracownik korzysta z kolei – pracodawca powinien określić rodzaj pociągu: osobowy, pospieszny, express, pociąg InterCity lub EuroCity oraz w której klasie ma podróżować. Następnie zwraca koszty przejazdu w wysokości ceny biletu wskazanego środka transportu
Zarówno zwrot kosztów za nocleg, jak i ryczałt nie przysługują, gdy pracodawca uzna, że nawet przebywający w kilkudniowej podróży służbowej pracownik ma możliwość codziennie powracać do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Pracownik ma prawo ubiegać się o zwrot innych udokumentowanych wydatków, które poniósł w związku z podróżą, np. na wstępy na targi, wystawy i inne podobne imprezy. Wcześniej jednak powinien uzyskać zgodę pracodawcy na udział w nich. Aby uzyskać zwrot kosztów, pracownik musi wykazać, że je poniósł, np. okazując zakupione bilety wstępu.
Zanim pracownik wyjedzie w podróż służbową prywatnym samochodem lub innym środkiem lokomocji, może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o przyznanie mu zaliczki. Zawsze koszty podróży powinien rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, dołączając dokumenty i rachunki na potwierdzenie poniesionych wydatków. Nie potwierdza jedynie wydatków objętych ryczałtami i dietą. Gdyby nie mógł uzyskać rachunku, powinien złożyć oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
PRZYKŁAD: ROZLICZENIE DIETY
Pracownik rozlicza wyjazd służbowy w kraju w dniach 20 i 21 stycznia. Wyjechał o godzinie 8.00, a wrócił następnego dnia o godzinie 10.00. W podróży służbowej przebywał jedną dobę i dwie godziny. Za pierwszą dobę, którą całą spędził w podróży służbowej, ma prawo do całej diety. Natomiast za rozpoczętą drugą dobę nabył prawo do połowy diety.
NALEŻNOŚCI Z TYTUŁU PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ W KRAJU
● Dieta za całą dobę podróży – 23 zł
● Ryczałt za każdy nocleg – 34,50 zł (150 proc. diety)
● Ryczałt za koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej – 4,60 zł (20 proc. diety)



Jak rozliczać wyjazd za granicę

Pracownikowi przysługuje zwrot należności z tytułu wyjazdu służbowego za granicę. Może tam pojechać prywatnym samochodem albo innym środkiem lokomocji wskazanym przez pracodawcę. Podróż do państwa określonego przez pracodawcę powinien odbyć we wskazanym przez niego terminie. Przysługują mu wówczas następujące należności:
● diety,
● zwrot kosztów:
– przejazdów i dojazdów,
– noclegów,
– innych wydatków określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Sposób wyliczenia czasu pobytu pracownika za granicą zależy od tego, z jakiego środka komunikacji korzysta. Przy komunikacji lądowej liczy się od chwili przekroczenia polskiej granicy, w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Natomiast w razie podróży lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. Przy podróży odbywanej środkami komunikacji morskiej liczy się on od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiej.
Przy podróżach zagranicznych dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Za każdą dobę wypłacana jest w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną dobę podróży przysługuje:
● 1/3 diety – gdy podróż trwa do 8 godzin
● 1/2 diety – gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin,
● w pełnej wysokości – gdy podróż trwa ponad 12 godzin, ale niepełną dobę.
Tylko 25 proc. diety otrzyma pracownik, który dostaje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie zostało opłacone w cenie karty okrętowej albo promowej. Gdyby zaś pracownik miał prawo za granicą do częściowego wyżywienia, to wówczas przysługuje mu część diety w następującej wysokości:
● 15 proc. diety – na śniadanie,
● 30 proc. diety – na obiad,
● 30 proc. diety – na kolację,
● 25 proc. diety – na inne wydatki.
Diety nie otrzyma pracownik, który dostaje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Gdyby zaś był on niższy od diety, to wówczas pracownik ma prawo do wyrównania do wysokości należnej diety.
Dietę dodatkowo podwyższoną o 25 proc. dostaje pracownik odbywający podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego. Gdyby zaś pracownik podczas pobytu za granicą zachorował i przebywał w zakładzie leczniczym, to ma prawo za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu do 25 proc. diety.
14 dni
Rozliczenie podróży służbowej
W ciągu 14 dni od zakończenia podróży służbowej pracownik powinien rozliczyć koszty oraz inne udokumentowane wydatki