Używam samochodu prywatnego (niezarejestrowanego na firmę) do celów służbowych. Czy faktury za paliwo oraz za eksploatację auta powinny być wystawiane na mnie jako osobę prywatną czy na nazwę firmy, aby zaliczyć te wydatki do kosztów podatkowych?

Marcin Sikora
doradca podatkowy, Kancelaria Sikora i Wspólnicy
Wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, stanowią koszt uzyskania przychodu tylko do wysokości limitu, ustalonego na podstawie danych zawartych w ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki. Faktury VAT dokumentujące faktycznie poniesione wydatki w związku z eksploatacją prywatnego auta muszą bezwzględnie zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Brak tego numeru powoduje, że faktura nie może zostać uwzględniona w zestawieniu faktycznie poniesionych wydatków związanych z eksploatacją takiego samochodu, a tym samym nie zostanie uznana za koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym. Zatem fakt wystawienia faktury na firmę lub bezpośrednio na podatnika jest bez znaczenia w przypadku uznania tych wydatków za kosz uzyskania przychodów. O możliwości zaliczania przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów decyduje to, czy wydatki takie zostały przez podatnika udokumentowane zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów. W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu wydatki ponoszone przez podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Przedsiębiorca, który używa w celu prowadzenia działalności gospodarczej, prywatnego samochodu osobowego, powinien prowadzić: miesięczne zestawienie zawierające faktycznie poniesione wydatki wynikające z faktur VAT dokumentujących eksploatację samochodu oraz ewidencję przebiegu pojazdu.
W objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów określono, że wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w kolumnie 13 po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.
Trzeba zwrócić uwagę, że zapisy w ewidencji przebiegu pojazdów prowadzone są miesięcznie, ale koszty uzyskania przychodów są rozliczane narastająco. Oznacza to, że w przypadku gdy w jednym miesiącu, np. styczniu, wydatki są większe niż określony limit, nie można zaliczyć do kosztów tego miesiąca tej nadwyżki. Jednak jeśli w następnym miesiącu, np. lutym, limit wydatków nie zostanie przekroczony, to możliwe jest zaliczenie do kosztów nierozliczonych wydatków, które nie znalazły się w kosztach miesiąca poprzedniego.
(MGM)
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
■ Ust. 13 objaśnień do rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).