Bank na wniosek kupującego może zabezpieczyć sfinansowanie przyszłej dostawy w formie akredytywy. W księgach rachunkowych musi to być odzwierciedlone na koncie z zespołu 1 „Akredytywa”.
Jedną z form zabezpieczenia płatności za towar, szczególnie w handlu zagranicznym, stanowi akredytywa. Jej funkcjonowanie reguluje
prawo bankowe. Akredytywa dokumentowa musi w szczególności zawierać: nazwę i adres zleceniodawcy i beneficjenta, kwotę i walutę akredytywy, termin ważności akredytywy oraz opis dokumentów, po których przedstawieniu beneficjent jest uprawniony do żądania wypłaty w ramach akredytywy.
Otwarcie akredytywy następuje z inicjatywy importera-kupującego. W księgach rachunkowych może być ewidencjonowana za pomocą konta 133 „Akredytywa”. Warto pamiętać, że konto 133 wykazuje wyłącznie saldo debetowe, które odzwierciedla wartość środków zabezpieczonych w ten sposób. W bilansie saldo tego konta jest wykazywane jako aktywa w pozycji B.III.1.c „Środki pieniężne w kasie i na rachunkach”.
Ewidencja przekazania środków w tym celu z różnych rachunków bankowych będzie odzwierciedlona w następujący sposób: strona Wn konta 133 „Akredytywa”, strona ma konta 130 „Rachunek bankowy” lub 132 „Rachunek bankowy środków w walutach obcych”. Natomiast późniejszy
przelew środków na rzecz dostawcy: strona Wn konta 201 „Rozrachunki z dostawcami”, strona Ma konta 133 „Akredytywa”.
Z otwarciem akredytywy mogą się wiązać dodatkowe koszty, np. bank może pobierać opłatę z tego tytułu. W księgach rachunkowych będzie ona stanowiła koszt finansowy, co można odzwierciedlić następującym zapisem: strona Wn konta „Koszty finansowe”, strona Ma 130 „Rachunek bankowy” lub 132 „Rachunek bankowy środków w walutach obcych”.
Akredytywa może być otwierana na rzecz kontrahenta zagranicznego w walucie obcej, a środki w tym celu przesuwane z posiadanego rachunku walutowego na rachunek akredytywy. Wszystkie zapisy w księgach rachunkowych muszą być ewidencjonowane w walucie polskiej. Do ujęcia tej operacji należy skorzystać z tego samego
kursu, jaki zastosowano do wyceny wpływu danej waluty na rachunek walutowy.
Kolejne operacje: otrzymanie faktur czy
przelew środków na rzecz dostawcy wycenia się zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Na podstawie tego przepisu operacje w księgach rachunkowych związane z importem towarów należy wyceniać:
- w dniu powstania zobowiązania w walucie obcej należy zaewidencjonować według średniego kursu ustalonego dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski na ten dzień, chyba że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs,
- w dniu zapłaty zobowiązania w walucie obcej według kursu sprzedaży walut stosowanego przez bank, z którego usług korzysta spółka.
Jeżeli kurs z dnia zapłaty zobowiązania jest niższy od kursu z dnia powstania zobowiązania, powstaje dodatnia różnica kursowa (np. strona Wn konta 202 „Rozrachunki z dostawcami”, strona Ma 750 „Przychody finansowe”). Związane jest to z faktem, że spółka zyskuje finansowo na obniżce kursu, ponieważ reguluje zobowiązanie w niższej wartości niż została ona ustalona w dniu powstania zobowiązania. Różnica stanowi więc przychód finansowy.
Jeżeli zaś kurs z dnia powstania zobowiązania jest niższy od kursu z dnia jego zapłaty, powstaje ujemna różnica kursowa (np. strona Wn konta 756 „Koszty finansowe”, strona Ma konta 202 „Rozrachunki z dostawcami”). W takiej sytuacji spółka płaci zobowiązanie w wyższej wartości niż zostało to zaewidencjonowane w momencie powstania zobowiązania. Powstałą w ten sposób różnicę ewidencjonuje się jako koszt finansowy.
Akredytywa to pisemne zobowiązanie banku (otwierającego akredytywę) do zapłaty beneficjentowi określonej kwoty pieniędzy, pod warunkiem przedstawienia odpowiednich, określonych w umowie dokumentów.
■ Art. 30 ust. 2 oraz art. 34 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
■ Art. 85-86 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 72, poz. 665 z późn. zm.).