Jeżeli polski podmiot nie może, mimo starań, uzyskać informacji o wynagrodzeniu nierezydenta, to nie podaje ich w informacji ORD-W1 – wyjaśniło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania DGP.
Potwierdziło także, że formularz ten składa się jednorazowo w związku z rozpoczęciem świadczenia usług (wykonywania pracy) przez nierezydenta. Nie trzeba więc tego robić co miesiąc.

Kto musi

Informacje ORD-W1 muszą składać do urzędu skarbowego polscy przedsiębiorcy (zarówno osoby prawne, jak i fizyczne), na rzecz których usługi (pracę) świadczą obcokrajowcy zatrudniani przez podmiot zagraniczny (nierezydenta). Wynagrodzenie za te usługi (pracę) wypłaca zagraniczny podmiot, ale polski usługobiorca musi złożyć ORD-W1.
Obowiązek ten wynika z art. 82a ordynacji podatkowej. Budzi on wiele wątpliwości, o czym świadczą pytania przesyłane do redakcji DGP.
W udzielonej odpowiedzi Ministerstwo Finansów potwierdziło m.in., że aby wystąpił obowiązek złożenia ORD-W1 w związku ze świadczonymi przez nierezydenta usługami, muszą być spełnione łącznie dwa warunki określone w art. 82a par. 2 pkt 1 i 2 ordynacji, tj.:
■ może to mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego osób otrzymujących wynagrodzenie, w związku z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz innymi ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, których stroną jest Polska,
■ podmiot będący nierezydentem bierze udział – bezpośrednio lub pośrednio – w zarządzaniu lub kontroli podmiotu, którego dotyczy obowiązek informacyjny, albo posiada udział w kapitale tego podmiotu uprawniający do co najmniej 25 proc. wszystkich praw głosu.
Jeśli chodzi o pierwszy z tych warunków, to – jak wyjaśnia resort – polski podmiot powinien złożyć druk ORD-W1 również wówczas, gdy nierezydent od początku pobytu w Polsce wpłaca podatek do polskiego urzędu skarbowego (nierezydenci, którzy mają zagranicznego pracodawcę, robią to samodzielnie).

W jaki sposób

Informację ORD-W1 przesyła się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla opodatkowania nierezydentów będących osobami fizycznymi do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nierezydent rozpoczął świadczenie usług (wykonywanie pracy). Wynika to z par. 7 ust. 3 rozporządzenia z 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 68).
Ministerstwo potwierdziło, że formularz ten składa się jednorazowo w związku z rozpoczęciem świadczenia usług (wykonywania pracy) przez nierezydenta.
Ustosunkowało się też do problemów z wypełnieniem tego formularza. Zgodnie bowiem z par. 7 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia z 24 grudnia 2002 r. należy podać m.in.: przewidywaną wysokość wynagrodzenia, rodzaj, formę i termin wypłaty.
Często jednak takie dane są poufne i nie chce ich podawać ani cudzoziemiec, ani zagraniczny pracodawca, który go oddelegowuje.
Ministerstwo wyjaśniło, że par. 7 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia „stosuje się w zakresie, w jakim podmiot obowiązany do sporządzenia i przekazania informacji, przy zachowaniu należytej staranności, posiadał lub mógł posiadać takie informacje (par. 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie informacji podatkowych)”.
To oznacza – jak tłumaczy MF – że jeżeli polski podmiot, mimo zachowania należytej staranności, nie mógł uzyskać informacji o wysokości i wypłacie wynagrodzenia, to nie podaje jej w formularzu ORD-W1.