Jestem księgową w jednostce budżetowej. 30 września br. rozwiązaniu ulega umowa z pracownikiem w trybie porozumienia stron. Nie wykorzystał on w całości przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. W związku z tym mamy wypłacić ekwiwalent za urlop. W jaki sposób zaewidencjonować to w księgach rachunkowych jednostki?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi na podstawie art. 171 kodeksu pracy. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w dniu ustania stosunku pracy na skutek jego rozwiązania lub wygaśnięcia. W dniu rozwiązania umowy o pracę prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Więcej na ten temat przeczytasz w książce " Klasyfikacja Budżetowa 2021"
Jeśli chodzi o klasyfikację budżetową, to ekwiwalent za urlop klasyfikuje się w paragrafie 401 „Wynagrodzenia osobowe pracowników”, ponieważ do niego jest przypisany urlop płatny pracownika. Niestety paragraf ten nie ma objaśnień, jednak można się posiłkować zasadami wynikającymi ze statystyki. A z „Objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń” wynika, że do wynagrodzeń osobowych zalicza się ekwiwalenty za niewykorzystany urlop.
Ekwiwalent ewidencjonuje się na koncie 404 „Wynagrodzenia”. A w analityce dokonujemy odpowiedniego zapisu, aby uszczegółowić tytuł tej wypłaty. Sam przypis należnego pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop ewidencjonuje się po stronie Wn konta 404. Przypomnijmy, że konto to służy właśnie do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Na stronie Wn konta ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto (tj. bez potrąceń z różnych tytułów dokonywanych na listach płac). Zaś na stronie Ma księguje się korekty uprzednio zewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.
Generalnie księgowania związane z ekwiwalentem za niewykorzystany urlop powinny być następujące: naliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przysługujący pracownikowi księgujemy: strona Wn konta 404 – Wynagrodzenia (analityka: paragraf 401), strona Ma konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Przeksięgowanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (część obciążająca pracownika) ujmuje się: strona Wn konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne. Zaś przeksięgowanie PIT zapisuje się: strona Wn konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 225 – Rozrachunki z budżetem (analityka: PIT). Naliczenie składek na ubezpieczenie społeczne (płatnych przez pracodawcę) księgujemy: strona Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: paragraf 411), strona Ma konta 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne. Pozostało jeszcze ujęcie naliczenia składki na fundusz pracy (płatnej przez pracodawcę): strona Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: paragraf 412), strona Ma konta 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne. Natomiast przelew ekwiwalentu za niewykorzystany urlop na rachunek pracownika ewidencjonujemy: strona Wn konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (analityka: paragraf 401).
Podstawa prawna
• ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 poz. 342)
• rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1340)
