Będę prowadziła księgi rachunkowe firmy zajmującej się m.in. działalnością gastronomiczną. Na co powinnam zwrócić uwagę i jak w szczególności ująć operacje gospodarcze związane ze sprzedażą posiłków na rzecz konsumentów nieprowadzących działalności gospodarczej?
Działalność gastronomiczna obejmuje usługi związane z przygotowaniem posiłków oraz sprzedażą posiłków i towarów (art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne). Na gruncie VAT działalność gastronomiczna może być klasyfikowana jako dostawa towarów (obejmująca czynności związane z dostarczaniem gotowych lub niegotowych posiłków – żywności i/lub napojów z ich ewentualnym transportem, bez usług wspomagających) albo usługa gastronomiczna (obejmująca oprócz czynności polegających na dostarczaniu posiłków również usługi wspomagające, umożliwiające ich natychmiastowe spożycie, przy równoczesnym zapewnieniu klientom dostępu do odpowiedniej infrastruktury gastronomicznej).
Podstawa opodatkowania VAT dostaw posiłków oraz świadczonych usług gastronomicznych ustalana jest na zasadach ogólnych, stanowiących, że podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej (art. 29a ust. 1 ustawy o VAT). Podstawy tej nie zwiększają dobrowolnie przekazywane pracownikom (np. kelnerom) przez klientów napiwki. W sytuacji gdy stosowane przez przedsiębiorstwo (pracodawcę) systemy sprzedażowe pozwalają określić i jednoznacznie przypisać kwoty poszczególnych napiwków danych konkretnym pracownikom oraz firma nie pobiera dla siebie żadnych kwot z tego tytułu, to sumy te nie stanowią dla niej obrotu będącego podstawą opodatkowania VAT. W konsekwencji przedsiębiorstwo nie ma obowiązku uwzględniać przekazywanych za swoim pośrednictwem pracownikom napiwków jako obrotu z tytułu świadczenia usług, ponieważ napiwek nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług. Jednostka nie zawiera z klientem żadnej umowy na świadczenie usług, za wykonanie których klient byłby zobowiązany uiścić opłatę w postaci napiwku w bliżej nieokreślonej wysokości. Wszystkie należności, jakie firma pobiera od klientów, są wycenione w stosownym cenniku usług i tylko takich płatności żąda ona jako świadczący daną usługę od klienta. Tym samym nie może być mowy o opodatkowaniu jakiejkolwiek czynności, jeśli między stronami nie istnieje żadna umowa, a wielkość wynagrodzenia (napiwku) nie jest w żaden sposób uzależniona od cech świadczonej usługi i nie wpływa na wykonanie świadczonej usługi (interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 czerwca 2019 r., nr 0115-KDIT1-1.4012.236.2019.4.MN).
Sprzedaż realizowana przez czynnych podatników VAT prowadzących działalność gastronomiczną podlega opodatkowaniu VAT. Mają oni zatem co do zasady prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów dokonywanych w związku z tą sprzedażą. Wyjątek stanowi nabycie usług gastronomicznych, z wyłączeniem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników VAT świadczących usługi przewozu osób (art. 86 ust. 1 w zw. z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).
Napiwki, czyli przychód kelnera
Pamiętać równocześnie należy, że środki pieniężne w postaci napiwków trafiające do przedsiębiorstwa jako pracodawcy, który następnie rozdysponowuje je w ustalony sposób wśród pracowników (np. kelnerów), stanowią ich przychód ze stosunku pracy. Podlegają więc opodatkowaniu PIT łącznie z wynagrodzeniami za pracę, od których firma jako płatnik ma obowiązek pobrania zaliczek na podatek zgodnie z art. 31 ustawy o PIT i przekazania pracownikowi (podatnikowi PIT) imiennych informacji (na formularzu PIT-11) o uzyskanych dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od wypłaconych wynagrodzeń (interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 czerwca 2019 r., nr 0115-KDIT2-1.4011.143.2019.4.KK). Tego typu napiwki wypłacane pracownikom, stanowiące dla nich przychód ze stosunku pracy, podlegają również oskładkowaniu ZUS (por. interpretacja Oddziału ZUS w Gdańsku z 8 marca 2018 r., nr DI/100000/43/614/2015).
Kasa rejestrująca
Uwzględnienia ponadto wymaga, że większość sprzedawanych posiłków w ramach działalności gastronomicznej dotyczy konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). Powyższe implikuje konieczność prowadzenia przez dostawcę takich posiłków ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz wystawiania faktur VAT na żądanie nabywców posiłków (art. 111 ust. 1 i art. 106b ust. 3 ustawy o rachunkowości).
W księgach
Operacje gospodarcze związane ze sprzedażą posiłków w ramach działalności gastronomicznej na rzecz konsumentów nieprowadzących działalności gospodarczej wymagają ujęcia w księgach rachunkowych, jak przedstawiono to poniżej.
1. Działalność gastronomiczna prowadzona na małą skalę przez właściciela, korzystającego z pomocy członków rodziny i/lub pracowników (bez obciążania ich odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie), gdzie miejsca magazynowania zapasów towarów oraz przyrządzania na ich podstawie i sprzedaży posiłków, za które odpowiedzialność materialną ponosi osobiście właściciel, nie stanowią odrębnych punktów handlowych i mogą być rozliczane łącznie (ewidencja zapasów towarów według metody uproszczonej, polegającej na odpisywaniu bezpośrednio w koszty ich wartości na dzień zakupu, a także na ustalaniu stanu tych towarów i jego wycenie oraz korekcie kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy; art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości):
- Nabycie towarów wykorzystywanych w działalności gastronomicznej na podstawie faktury zakupowej:
‒ Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
‒ Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
‒ Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
- Ujęcie w ciężar kosztów wartości nabytych towarów, w dacie ich nabycia:
‒ Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu (nabycia)”,
‒ Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
- Korekta kosztów o wartość stanu towarów:
‒ Wn/Ma konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu (nabycia)”,
‒ Ma/Wn konto 33 „Towary”.
- Sprzedaż nieprzetworzonych towarów oraz posiłków wytworzonych uprzednio z nabytych towarów:
‒ Wn konto 10 „Kasa”,
‒ Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
‒ Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów”.
2. Działalność gastronomiczna prowadzona na dużą skalę, gdzie miejsca magazynowania zapasów towarów oraz przyrządzania na ich podstawie i sprzedaży posiłków stanowią odrębne punkty handlowe, za które odpowiedzialność materialną ponoszą poszczególni pracownicy (ewidencja wartościowa obrotów i stanów towarów, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu; art. 17 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości):
- Nabycie towarów wykorzystywanych w działalności gastronomicznej na podstawie faktury zakupowej:
‒ Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
‒ Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
‒ Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
- Przyjęcie nabytych towarów do magazynu:
‒ Wn konto 33 „Towary”,
‒ Ma konto 34 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów” (marża gastronomiczna, VAT),
‒ Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
- Sprzedaż nieprzetworzonych towarów oraz posiłków wytworzonych uprzednio z nabytych towarów:
‒ Wn konto 10 „Kasa”,
‒ Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
‒ Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów”,
oraz (rozchód zbytych towarów i posiłków)
‒ Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu (nabycia)”,
‒ Ma konto 33 „Towary”.
- Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów, przypadające na sprzedane towary nieprzetworzone oraz posiłki wytworzone uprzednio z nabytych towarów:
‒ Wn konto 34 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów” (marża gastronomiczna, VAT),
‒ Ma konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu (nabycia)”.
- Rozliczenie pracowników (kelnerów) z pobranych przez nich utargów gotówkowych
‒ Wn/Ma konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu (nabycia)”,
‒ Ma/Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozliczenie niedoborów i nadwyżek).
3. Napiwki przekazane pracownikom (kelnerom) za pośrednictwem przedsiębiorstwa (pracodawcy):
- Wpływ środków pieniężnych z tytułu napiwków do rozdysponowania przez przedsiębiorstwo jako pracodawcę wśród pracowników (kelnerów):
‒ Wn konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”,
‒ Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
- Napiwki przypadające do wypłaty na danego pracownika:
‒ Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
‒ Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu napiwków).
- Zaliczka na PIT od kwoty napiwku przypadającego do wypłaty na rzecz danego pracownika:
‒ Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu napiwków),
‒ Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT).
- Składki ZUS finansowane przez pracownika od kwoty napiwku przypadającego do wypłaty na jego rzecz:
‒ Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu napiwków),
‒ Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).
- Wypłata na rzecz pracowników napiwków pomniejszonych o zaliczkę na PIT oraz składki ZUS:
‒ Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu napiwków),
‒ Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”.
Podstawa prawna
• art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 43; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086)
• art. 17 ust. 2 pkt 3 i 4, art. 106b ust. 3, art. 111 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
• art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1262)
• art. 29a ust. 1, art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106)