W prawie bilansowym zakwalifikowanie wydatku do aktywu, a w konsekwencji ujęcie tego wydatku w kosztach działalności jednostki na przestrzeni kilku okresów sprawozdawczych jest uwarunkowane spełnieniem pewnych warunków. Do najbardziej istotnych należy kontrola nad aktywem i prawdopodobieństwo osiągnięcia w przyszłości ekonomicznych korzyści wynikających z posiadania tych aktywów. Jak należy rozumieć te pojęcia?
Kontrola aktywów oznacza kontrolę ekonomiczną. Nie jest zatem wymagane prawo własności czy współwłasności zasobów majątkowych, aby mogły być one uznane za aktywa jednostki. Istotne jest natomiast, aby jednostce przypadały wszelkie korzyści ekonomiczne wynikające z danego aktywu. Przykładem może być tutaj umowa leasingu finansowego, gdzie finansujący zachowuje prawo własności, ale gdzie wszelkie ryzyka i korzyści ekonomiczne związane z kontrolowanym aktywem przypadają korzystającemu.
W konsekwencji przyjęcia orientacji bilansowej ponoszenie wydatków niekoniecznie przyczynia się do powstania aktywów, jeżeli aktywa te nie przyniosą w przyszłości określonych korzyści ekonomicznych, a z drugiej strony, brak przez jednostkę poniesionych nakładów nie wyklucza powstania aktywów. Także trudności z określeniem wiarygodnej wartości mogą w praktyce wykluczyć ujęcie składnika w bilansie.
Aktywa przyniosą jednostce w przyszłości określone korzyści ekonomiczne. Przyszłe korzyści ekonomiczne zawarte w składniku aktywów to potencjał, pośredniego lub bezpośredniego, przyczynienia się do wpływów środków pieniężnych i ich ekwiwalentów do jednostki. Przyszłe korzyści ekonomiczne zawarte w składniku aktywów jednostka może otrzymać w rozmaitej formie. Na przykład składnik aktywów może być: użytkowany pojedynczo lub w połączeniu z innymi aktywami przy wytwarzaniu przez jednostkę produktów lub usług przeznaczonych na sprzedaż; zamieniony na inne aktywa; wykorzystany do uregulowania zobowiązań; rozdzielony pomiędzy właścicieli jednostki.
Wielkość przyszłych korzyści ekonomicznych może być większa lub mniejsza niż historyczna cena nabycia lub kosztu wytworzenia. W przypadku, kiedy wartość przyszłych korzyści jest mniejsza od aktualnej wartości bilansowej, jednostka ma obowiązek dokonania odpisu z tytułu trwałej utraty wartości. Bardziej skomplikowane są sytuacje, kiedy wartość przyszłych korzyści ekonomicznych jest znacznie wyższa od kosztu nabycia lub aktualnej wartości bilansowej. W takiej sytuacji przepisy uzależniają wycenę (przecenę) aktywu od jego bliższych właściwości: klasyfikacji rodzajowej aktywu lub jego przeznaczenia.