Informatyzacja zmienia sposób rozliczania podatków niezależnie od działań fiskusa. Jednocześnie działania fiskusa wkraczają w te rozliczenia i zmieniają systemy. Jak informatyzacja zmienia postrzeganie podatków w firmach?

Andrzej Zubik

Jestem prawnikiem, więc dla mnie podatki zawsze miały wiele wspólnego z przepisami prawa, umiejętnością ich interpretacji i podejmowania w oparciu o nie właściwych decyzji. Dziś podatki stają się czymś o wiele więcej niż tylko interpretacją przepisów. Od transparentności podatkowej nie ma już odwrotu, takie są oczekiwania rządów i społeczeństw. Przyczynia się do tego technologia, zbieranie coraz większej liczby danych, które mogą mieć znaczenie podatkowe, i ich raportowanie. W efekcie i przedsiębiorca-podatnik, i aparat skarbowy dysponują coraz większą ilością informacji.

Można w tym widzieć oczywiście zagrożenia, ale nie sposób nie dostrzec szansy, że o podatkach możemy rozmawiać w oparciu o pełne, rzeczywiste dane. Możemy ich wysokość ustalać w drodze coraz bardziej rutynowych czynności, a kontrola będzie niosła za sobą coraz mniej niepewności i ryzyka. To wszystko sprawia, że podejście do podatków w przedsiębiorstwach będzie się zmieniać. Już teraz zarządzanie nią przestaje być domeną księgowych, ale oznacza często zarządzanie grupą ludzi czy skomplikowanymi procesami w warunkach ciągłej zmiany, bo nowelizacje przepisów i wprowadzanie szczegółowych rozwiązań zdarzają się coraz częściej. Niezwykle ważne przy tym staje się zapewnienie bezpieczeństwa rozliczeń, by nie narażać przedsiębiorstwa na niepotrzebne ryzyka.

Gdzie to zagrożenie może się pojawić?

Andrzej Zubik

Zagrożenie może pojawić się wszędzie tam, gdzie dane podatkowe nie są właściwie gromadzone, przetwarzane i raportowane. To zaś zależy od tego, czy kadry są kompetentne i czy technologia wspiera przetwarzanie danych.

Paulina Stryjewska

Świat podatków bardzo się zmienił na przestrzeni kilku ostatnich lat. Prawidłowe i terminowe rozliczenia podatkowe niosą ze sobą olbrzymie wyzwania. To już nie tylko przygotowanie deklaracji i zapłata podatku, ale przygotowanie całych systemów do odpowiedniego i sprawnego przesyłania danych do Ministerstwa Finansów.

W ostatnim czasie jednocześnie wprowadzono wiele poważnych zmian – np. w zakresie rozliczeń pracowniczych, raportowania JPK, tzw. białej listy podatników VAT, obowiązkowego split payment, a już niedługo zastąpienie deklaracji VAT plikiem JPK, zawierającym dane z deklaracji VAT – to wszystko powoduje, że przedsiębiorstwa muszą wprowadzić ogromne zmiany w systemach m.in. IT służących do rozliczeń podatkowych. Tak szybkie wprowadzanie zmian jest dla biznesu bardzo trudne i kosztowne – nie mówimy tylko o kosztach pracowniczych, ale również o wsparciu zewnętrznych dostawców rozwiązań informatycznych. Szybkie tempo prac legislacyjnych nie pozwala firmom nawet na to aby zaplanować odpowiednie środki w budżecie na niezbędne dostosowanie systemów IT.

Stefan Życzkowski

Liczba zmian przekroczyła już granicę rozsądku. Potrzebujemy przynajmniej 180 dni bez żadnej zmiany prawa, żeby się tego wszystkiego nauczyć. Dziś informatyzacja podatków przeradza się w walkę człowieka z informatykiem. Mamy JPK i cały system kontroli a do tego bardzo niespójne prawo. Przepisy są tak skomplikowane i jest ich tyle, że człowiek zmaga się z systemem. Księgowy nie czuje się pewnie, bo wie, że nad nim jest wielka baza danych, która pozwala wszystko zweryfikować.

Księgowy dostaje więc sygnał z systemu, że się pomylił, ale on sam dostępu do tego systemu nie ma. To powoduje ogromny problem emocjonalny, i jestem przekonany, że jeżeli nie przestaniemy wprowadzać ciągłych zmian, będziemy mieli problem z księgowymi, jak nie za trzy lata, to za pięć. Księgowi operują tysiącami przepisów, które są bardzo skomplikowane i mają już dość. Człowiek w gąszczu przepisów nie jest w stanie dodatkowo zmagać się z maszynami.

Podatki komplikują się coraz bardziej i ktoś powie – komputery to wszystko policzą. Ale ludzie muszą to sprawdzać i ponoszą odpowiedzialność za błędy. Za dużo odpowiedzialności spoczywa na tych ludziach. Są ciągle na celowniku fiskusa. A przecież przedsiębiorcy chcą płacić podatki. Może jeden procent przedsiębiorców jest nieuczciwych, ale wszyscy są podejrzewani, że są oszustami, a to niestety emanuje z tych systemów. Jeżeli państwo nie zmieni podejścia do przedsiębiorcy – to będziemy mieli strategiczny problem.

Czy faktycznie księgowi są tak przeciążeni i czy producenci oprogramowania nadążają za zmianami w podatkach?

Bogdan Zatorski

Mamy nadzieję, że nadążamy, życie to niebawem zweryfikuje. Mamy wiele projektów, które mają wesprzeć podatników, czy to w białej liście, split payment czy w JPK. Ale tu potrzeba czasu. A księgowi już teraz powinni poświęcić uwagę temu, jak te zmiany prawne wpływają na procesy wewnętrze. Zmian jest wyjątkowo dużo, dzieją się w tym samym czasie, nakładają się na siebie i są niejednoznaczne. Księgowemu trudno dziś dostosować się do obowiązków, które wejdą już za miesiąc – myślę o split payment – bo często jeszcze nie wiedzą, jakie będą tego konsekwencje.

Nie zauważają więc, że w związku z tym nie tylko księgowość musi się zmienić, zmiana musi nastąpić znacznie wcześniej, na etapie organizacji procesu fakturowania. Tę wiedzę księgowy powinien propagować w swojej organizacji a ta musi dostosować swoje procesy. Tymczasem świadomość nadchodzących zmian jest niska i rzeczywiście księgowi są ogromnie zestresowani, coraz częściej mówią o chęci zakończenia kariery.

Stefan Życzkowski

Kiedy zaczynałem działalność, wyszukiwanie oszustów było domeną państwa, a dziś to zadanie przenieśliśmy na firmy, a tak naprawdę – na księgowych. Jeśli źle zastosujemy split payment, to ponosimy współodpowiedzialność. A to oznacza, że uczciwi przedsiębiorcy są odpowiedzialni za te firmy, którzy oszukują na VAT. To powoduje ogromne obciążenia psychiczne.

Bogdan Zatorski

Stres jest ogromny, już dawno nie widziałem tak zestresowanych ludzi, jak księgowi, a zobaczyłem to wyraźnie przy składaniu sprawozdań finansowych. Z czego wynikał? Zamiast składać sprawozdanie w postaci papierowej, należało to zrobić w postaci elektronicznej, co zmieniło utarty przez lata schemat postępowania.

Stefan Życzkowski

Kiedyś podpisywało się dokument 5 kwietnia z datą 30 marca i nie miało to znaczenia. Teraz nie ma takiej możliwości – jest podpis elektroniczny i trzeba to zrobić w określonym terminie. To nic nie zmienia, ale powoduje ogromny stres, nieprawdopodobną presję. Mam wrażenie, że ludzie, którzy nam te przepisy aplikują, nie do końca wiedzą, co się dzieje po drugiej stronie.

Bogdan Zatorski

Obiema rękami podpisuję się pod apelem o 180 dni bez zmian w prawie.

Paulina Stryjewska

Dostajemy też bardzo krótkie vacatio legis. Pojawia się projekt wprowadzający fundamentalne zmiany – np. dot. split payment, Białej listy – wszyscy ruszają, by zdążyć z wdrożeniem tych zmian, informatycy są odsuwani od innych projektów i pilnie angażowani do prac wdrożeniowych, a w ostatnim momencie pada informacja – wydłużamy termin albo zmieniamy projekt ustawy, która jest już w Sejmie, a wcześniej była społecznie konsultowana. Cały czas pozostaje poczucie tymczasowości i niepewności co do litery prawa i jego implementacji.

Nie wiemy, czy mamy działać, czy znowu coś zostanie zmienione. Z drugiej strony, vacatio legis bywa tak krótkie, że nie można czekać z wdrożeniem aż do zakończenia procesu legislacyjnego. Proszę pamiętać, że dla biznesu 3-6 miesięcy to bardzo krótki okres. Jako przedsiębiorcy rozumiemy potrzebę zmian wprowadzanych przez Ministerstwo Finansów. Uszczelnianie systemu podatkowego, eliminacja szarej strefy są zauważalne i doceniane nawet za granicą. Przedsiębiorcy potrzebują jednak odpowiedniego czasu na prawidłowe wdrożenie nowych przepisów.

Firmy chcą płacić podatki zgodnie z przepisami, chcą być transparentne, ale potrzebują mieć jasność, w jaki sposób wdrażać te przepisy. Ministerstwo Finansów powinno również sobie dać odpowiedni czas na przygotowanie i wdrożenie zmian. Przykładowo, Biała lista już wystartowała, a nadal nie mamy rozwiązanego problemu rachunków wirtualnych czy zagranicznych. Ponadto, skomplikowane przepisy są uchwalane, a dopiero potem Ministerstwo Finansów publikuje do nich objaśnienia.

Bogdan Zatorski

Nie tylko księgowi potrzebują czasu, ale firmy, które tworzą oprogramowanie również. Przy czym my musimy reagować szybciej niż księgowi, bo oni oczekują od nas rozwiązań, które będą działały np. od 1 listopada. A co mamy zrobić, jeśli np. nie jesteśmy w stanie tych przepisów jednoznacznie zrozumieć albo nie mamy istotnych komponentów do stworzenia rozwiązania, bo te będą dostępne może w listopadzie? Jak możemy dostarczyć rozwiązanie informatyczne, które będzie spełniało oczekiwania i potrzeby, jeśli ich nie znamy? Na przygotowanie projektu, pracę programistów, wreszcie testy potrzebny jest czas. Ten końcowy etap jest niezbędny a trwa nawet dwa, trzy razy dłużej niż przygotowanie programu. Jako odpowiedzialny dostawca nie mogę wypuścić oprogramowania, które zadziała albo nie…

Andrzej Zubik

Mam wrażenie, że głównym problemem nie jest sama zmiana, ale jej cel i sposób przeprowadzenia. Pierwsze pojawia się pytanie, czy te zmiany w każdym obszarze dają korzyść nam i skarbowi państwa, a przy tym, czy zmiana nie powoduje niepewności. Jeśli objaśnienia do modyfikacji zajmują wielokrotnie więcej miejsca niż sama zmiana, to coś tu nie gra.

Nie wiem, czy da się tę niepewność wyeliminować, choć pewnie tak byłoby najlepiej, ale można ją zminimalizować poprzez precyzyjne uregulowanie i wyjaśnianie celu zmian. Po drugie – potrzebny jest czas na dostosowanie się do zmian. Zarówno na zapoznanie się z nową regulacją i odpowiednie zmodyfikowanie procesów, także w dziedzinie informatyzacji, jak i czas na przetestowanie rozwiązań. Zapewne są przykłady zmian dobrych, ale niektóre zmiany wprowadza się w ostatniej chwili. Jak przeciwdziałać temu, o czym mówili moi przedmówcy, że księgowi są na skraju wytrzymałości? Ja również dostrzegam problem, zmiany kosztują ich wiele energii, spoczywa na nich ogromna odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń.

Stefan Życzkowski

Ten aparat ma narzędzia, które mogą wychwycić każdą pomyłkę. Jednak starcie człowieka z komputerem, gdy chodzi o duże ilości danych, zawsze będzie porażką. Księgowi na pewno przegrają z programem do JPK. To już powoduje defensywne podejście i – nawet bym powiedział – apatię.

Andrzej Zubik

Odpowiedzią po stronie podatników jest automatyzacja i cyfryzacja. Oczywiście niepewności wynikającej z niewiedzy, jak interpretować nowe przepisy tym sposobem nie wyeliminujemy. Ale już to, by jak najmniej w tym ogromie danych polegać na manualnych operacjach – może niesłychanie ułatwić rozliczenia, zmniejszyć pracochłonność.

To jest ta szansa, jaką daje informatyzacja?

Bogdan Zatorski

Zdecydowanie tak: automatyzacja procesów, eliminowanie czynności wykonywanych ręcznie zmniejszy liczbę błędów, powinno również przyspieszyć procesy. Bo jeśli mamy złe dane, to źle je przetwarzamy, a w konsekwencji nie możemy oczekiwać, że nawet najlepszy system informatyczny stworzy nam genialne zestawienie czy sprawozdanie, które zaakceptują organa podatkowe.

Stefan Życzkowski

Jednak te liczne zmiany powodują, że funkcjonujemy bez najnowszego oprogramowania. Zawsze zmiany w prawie wyprzedzają programy. Dlaczego tak się dzieje? Stąd mój apel do ustawodawcy o moratorium we wprowadzaniu zmian i poprawek. Jeśli uzyskamy 180 dni bez zmian, to może firmy będą miały czas się przygotować, choć większość i tak nie nadąży. Bardzo ważne przy tym, by technologia wspierała człowieka, a nie działała przeciw niemu. Jeśli tworzymy oprogramowanie nastawione przeciwko człowiekowi, nie będziemy mieli z tego sukcesu.

A jak informatyzacja zmienia kontrole? Czy nie macie państwo wrażenia, że kontrola jest przeniesiona z zewnętrznego fiskusa na kontrolę wewnętrzną, której dokonuje sama firma?

Paulina Stryjewska

Niewątpliwie, składane pliki JPK dają nam możliwość przeprowadzenia wewnętrznej kontroli prawidłowości ujęcia transakcji. Obserwujemy wiele wezwań organów skarbowych dotyczących JPK. Widzimy, że te pliki są analizowane. Problem polega na tym, że często w wezwaniach pojawiają się pytania, które w ogóle nie powinny mieć miejsca – pewne rozbieżności w raportowaniu transakcji wynikają bowiem z logiki systemu podatku VAT. Wydaje się zatem, że kontrole plików JPK nie uwzględniają jeszcze wszystkich aspektów i są raczej automatyczne.

Czy tak skomplikowane przepisy da się przenieść na rozwiązania informatyczne, które pomogą przedsiębiorcom?

Bogdan Zatorski

Przepisy są tak wielowątkowe i wielopłaszczyznowe, że nie da się wszystkiego zinformatyzować. Być może nawet to nie jest celowe. Podstawą jest analiza procesów wewnętrznych w stosujących przepisy organizacjach. Z niej wynikają określone potrzeby i określone ryzyka. Te potrzeby możemy zaspokajać albo ręcznie, albo rozwijać systemy informatyczne, które będą je wspierały. Przykładem może być nowa stawka podatku wprowadzona od 1 października.

Czy mam na trzy miesiące budować nowe rozwiązanie, które automatycznie wyliczy stawkę, czy lepiej stworzyć okienko, gdzie każdy wpisze właściwą stawkę ręcznie? Gdzieś trzeba to wyważyć. Nie mamy tyle zasobów, by w sensie technicznym realizować wszelkie pomysły. Realizujemy to, co nam się wydaje właściwe a wynika z ustaleń z klientami. Tyle, że ta rozmowa jest obecnie trudna, bo klient jeszcze nie rozumie przepisów, a nawet jeśli je czyta i rozumie, to jeszcze nie wyobraża sobie, jakie to będzie miało konsekwencje dla jego biznesu. Bardzo ważne wydają się konsultacje zmian przepisów aranżowane przez ministerstwo, ale prawdziwe, nie takie jak konsultowanie nowej struktury JPK_VAT – przez tydzień w sierpniu, w środku wakacji.

Chciałbym mieć czas, by podejść do tego poważnie – zastanowić się, co jest potrzebne, przeanalizować możliwości obecnego oprogramowania i zaproponować rozwiązanie dobre dla wszystkich, dla podatników, organów podatkowych a możliwe do realizacji.

Paulina Stryjewska

Chętnie uczestniczylibyśmy w konsultacjach dotyczących planowanych regulacji, ale potrzebujemy czasu na ich przeanalizowanie. Przy tym chcielibyśmy, aby nasz głos został wysłuchany a na zgłaszane uwagi pojawiły się konstruktywne odpowiedzi. Tymczasem, w ostatnich konsultacjach nie uwzględniano prawie żadnych uwag przedsiębiorców. Może warto, na wzór Forum Cen Transferowych, stworzyć forum dialogu między organami administracji skarbowej a przedsiębiorcami i ekspertami, co do koncepcji wprowadzanych przepisów zanim zmaterializują się one w postaci projektu ustawy?

Andrzej Zubik

Widzimy bardzo duże i rosnące w ogromnym tempie wykorzystanie danych, które aparat skarbowy zbiera, głównie na etapie typowania podmiotów do kontroli. Liczba kontroli rok do roku maleje i to w dosyć istotnym tempie, ale ustalenia kontrolne nie zmniejszają się. Kontrole coraz rzadziej przychodzą w ciemno, coraz częściej są typowane do kontroli konkretne obszary i podmioty. To właściwy trend, dobrze by aparat kontrolował te obszary, gdzie pojawiają się nieprawidłowości, a w mniejszym stopniu adresował kontrole do uczciwych przedsiębiorców. Czy zawsze dane pozyskiwane przez aparat skarbowy są efektywnie wykorzystywane? Pewnie nie, jednak statystycznie obserwujemy duży wzrost kompetencji w tym obszarze.

Sama informatyzacja może dotyczyć obszarów, w których państwo usprawnia własną działalność, np. zbiera dane, które pomogą aparatowi skarbowemu. Z perspektywy przedsiębiorców rodzi to obowiązki i koszty. Informatyzacja może jednak także dawać więcej korzyści przedsiębiorcom, ułatwiać im prowadzenie działalności. Jeśli np. aparat skarbowy wie, że określone podmioty prowadzą działalność przestępczą, to dzięki tak pozyskanej wiedzy może pomóc uczciwym podatnikom obronić się przed ryzykiem wpadnięcia w zaległości.

Kto dziś odpowiada za podatki? Jak informatyzacja zmieniła odpowiedzialność ? Czy główna księgowa i dział finansowy, czy ta odpowiedzialność jest szersza?

Andrzej Zubik

Globalizacja sprawia, że wiele spraw/kwestii podatkowych jest przenoszonych do innych przedsiębiorstw z grupy, czy wręcz na zewnątrz. W dużych organizacjach rzadko udaje się podatki zamknąć w wąskich ramach działu podatków czy księgowości.

Powstają globalne czy regionalne centra usług wspólnych, dane podatkowe zaczynają krążyć między oddziałami, firmami współpracującymi a również zewnętrznymi usługodawcami. Coraz bardziej istotne staje się, by tym procesem właściwie zarządzać, tak jak innymi procesami w przedsiębiorstwie. W dużych firmach ogromna ilość danych powoduje konieczność konsolidacji, dochodzi do rozproszenia funkcji podatkowych. To rodzi zagrożenia, ale też daje możliwość standaryzacji procesu, która minimalizuje ryzyko błędów.

Podatkami w coraz mniejszym stopniu zajmują się księgowi czy prawnicy, a w coraz większym informatycy, którzy nie mają wiedzy podatkowej, ale na swoim odcinku pilnują pewnego procesu.

Stefan Życzkowski

Informatyzacja obszaru podatków na pewno jest bardzo dobrym kierunkiem. Oczekiwałbym tylko by nie ulegać magii komputerów, nie poddawać się przekonaniu, że one te wszystkie skomplikowane algorytmy za nas policzą. My, ludzie, musimy to rozumieć. Jeśli nawet specjalista mówi, że nie rozumie nowych przepisów, to wprowadzającym zmiany powinna się zapalić czerwona lampka. Informatyzujmy, ale upraszczajmy system przy okazji. Każda zmiana przepisów powinna je upraszczać.

Paulina Stryjewska

Widzimy szansę w informatyzacji i digitalizacji podatków, bo oba te trendy mają wiele zalet: przy prawidłowej implementacji eliminują błędy manualne, podnoszą transparentność procesów, standaryzują dokumentację przekazywaną organom skarbowych. Potrzebujemy jednak odpowiedniej ilości czasu i klarownych objaśnień co do wymogów, które się przed nami stawia.

Andrzej Zubik

Oczekiwałbym, że ustawodawca będzie dostosowywał zmiany do możliwości i kompetencji użytkowników. W PwC mamy w Polsce ponad tysiąc ekspertów technologicznych i możemy sobie pozwolić na zainwestowanie w podniesienie ich kompetencji cyfrowych. Jako PwC jesteśmy gotowi brać aktywny udział w zwiększaniu kompetencji klientów i społeczeństw w kierunku cyfrowej nowej rzeczywistości – tylko na ten cel chcemy wydać na świecie 3 mld dolarów w ciągu 4 lat. Natomiast zmiany adresowane są do bardzo szerokiej grupy przedsiębiorców i nie każdy ma możliwości, by tak dużo energii zaangażować po to, by do nowych warunków się przystosować. Zwróciłbym więc przede wszystkim uwagę na dostosowanie zmian do możliwości rynku i jego uczestników.

Bogdan Zatorski

Właściwie wykorzystana technologia może nam ułatwiać życie. Na obecnym etapie impuls, który wydała administracja skarbowa, może być odbierany jako stres przez księgowych czy przedsiębiorców, jako dodatkowe obowiązki. Jednak nie mamy wyjścia. Albo użyjemy technologii, albo będziemy marginalizowani na globalnym rynku. Z czasem nowe wymogi przełożą się na uproszczenie procesów wewnątrz organizacji i na cyfryzację wewnątrz firm. Powinniśmy współpracować administracja, przedsiębiorcy i producenci oprogramowania , rozmawiać, szukać najlepszych rozwiązań, bo wszyscy jesteśmy skazani na informatyzację i od niej nie uciekniemy.

Paulina Stryjewska – tax manager Grupy Bosch
Stefan Życzkowski – prezes zarządu ASTOR
Andrzej Zubik – dyrektor w dziale podatkowo-prawnym PwC
Bogdan Zatorski – Sage
prowadzi Łukasz Zalewski