Teraz to projekt IT, który na spotkaniach gromadzi pracowników operacyjnych (np. działu księgowości) i sponsora, czyli dyrektora finansowego lub dyrektora działu IT. Im szerszy proces w spółce, tym więcej zainteresowanych (czyli docelowych użytkowników oprogramowania).

Wniosek? Kolejnym wyzwaniem dla przedsiębiorców staje się wewnętrzne zarządzanie procesem wdrażania poszczególnych „pomysłów” informatycznych, wprowadzanych przez legislatora.

Czy można lepiej przygotować się do kolejnych zmian w obszarze informatyzacji raportowania do urzędów? Oczywiście. Warto jednak wcześniej zastanowić się, gdzie popełniamy błąd, jeśli dotychczasowy proces kojarzy nam się wyłącznie z koszmarem. Dzięki temu – zaryzykujemy tezę – kolejne lata informatyzacji raportowania przestaną być wyzwaniem.

Księgowy w roli analityka

Przekazywanie deklaracji i informacji do organów podatkowych w formie ustrukturyzowanych danych elektronicznych (pliki JPK, e-sprawozdania) to dziś wręcz rutyna dla działów finansowych. Ministerstwo Finansów stara się – w miarę swoich możliwości – udostępnić podatnikom narzędzia niezbędne do wykonywania nowych obowiązków. Przykładem z ostatniego czasu jest wyszukiwarka do weryfikacji kontrahentów (biała lista).

Problem polega jednak na tym, że przekazanie informacji organom podatkowym bądź uzyskanie od nich informacji o naszych kontrahentach to zazwyczaj zwieńczenie dłuższych procesów, które muszą zostać przez podatników wykonane (im większy przedsiębiorca, tym trudniej i tym więcej zaangażowanych osób). Wcześniej trzeba zgromadzić różne (odpowiednie!) dane, przetworzyć je i nadać im wymagany format.

Nie jest to duży kłopot, gdy dane są standardowo gromadzone, np. rejestry VAT czy podstawowe dane z wystawianych faktur. Większe problemy pojawiają się w przypadku informacji, które są rozproszone w różnych źródłach danych (różne systemy, bazy danych lub – co gorsza – masowo tworzone tabelki w Excelu). A już gigantyczne problemy powstają, gdy dane, które trzeba zaraportować organom, nie są standardowo gromadzone w ramach działalności operacyjnej.

Przykładem są dane zarządcze dotyczące marżowości na transakcjach, do zaraportowania przez niektórych podatników w informacji TPR-C (w strukturze logicznej) za 2019 r. Raportowanie TP za 2019 r. okaże się wyzwaniem właśnie ze względu na zakres wymaganych danych. Większość spółek „odkłada” ten temat na 2020 r. (czyli rok składania informacji), zapominając, że będą potrzebne dane, które obecnie nie są gromadzone lub kalkulowane w systemach finansowych lub controllingowych. To z kolei, wiąże się z ryzykiem nieprawidłowego raportowania i z sankcjami.

Pojawia się tu kwestia odpowiedzialności działów finansowych które powinny odpowiednio wcześnie reagować na nowy obowiązek (tj. na bieżąco śledzić zmiany w prawie) i przygotować się (czas, ludzie, koszty oprogramowania) do zaplanowania nowego projektu (w tym przykładzie do informatyzacji raportowania TP).

Narzędzia do raportowania

Gdy odpowiednie dane są gotowe, pojawia się kwestia przekazania ich do właściwych organów. Z pomocą przychodzi zazwyczaj samo Ministerstwo Finansów, ale jest to najczęściej pomoc dla najmniejszych podatników. Średnie i duże przedsiębiorstwa są zazwyczaj pozostawione same sobie, czyli ponoszą koszty dostosowywania systemów finansowo-księgowych bądź zakupu dodatkowych aplikacji. Pojawia się więc wspomniany na początku projekt IT – system, w zależności od umowy z jego dostawcą, jest dostosowywany do nowych wymogów nieodpłatnie (w ramach aktualizacji) lub za dodatkowym wynagrodzeniem (bywa, że odczuwalnym finansowo, bo przecież to przedsiębiorca „stoi pod ścianą”).

W wielu przypadkach, potrzebne spółce tzw. nakładki do systemu mogą w ogóle nie być dostępne. Jest to nadwyraz częste w przypadku globalnych dostawców systemów klasy ERP, dla których czasami po prostu nie opłaca się tworzyć funkcjonalności w systemie na potrzeby lokalnych wymagań regulatora. Co w takim przypadku? Z odsieczą przychodzą często firmy IT, oferujące dedykowane aplikacje do raportowania.

Było tak chociażby w przypadku e-sprawozdań finansowych w formacie XML. Pod względem czysto informatycznym było to proste zadanie – użytkownik powinien wpisać dane, które program musi dostosować do schematu i wygenerować plik XML. Diabeł, jak to zwykle bywa w projektach informatycznych, tkwił w szczegółach, czyli w merytoryce – jak się mają techniczne i logiczne wymagania struktury danych do zakresu informacji w dotychczasowych sprawozdaniach finansowych? Czy pozwolić użytkownikowi duplikować pola, czy pozostać przy pojedynczych? Czy pola „opcjonalne” są faktycznie opcjonalne i w związku z tym możemy je pominąć w programie?

U przedsiębiorców zapanował chaos. Nierzadko podsycany przez audytorów i doradców księgowych, którzy po raz pierwszy musieli zetknąć się z pojęciami z obszaru IT (w dodatku – przy ogromnej presji terminów na raportowanie). Skutki tego chaosu na razie nie są znane, bo nie wiemy, czy i w jaki sposób (według jakich kryteriów) organy będą analizować i sprawdzać miliardy rekordów otrzymanych danych finansowych. A jeśli będą, to z jakimi konsekwencjami będzie się wiązać taka analiza.

W kontekście odpowiedzialności można się zastanowić m.in. nad tym, jaki jest zakres odpowiedzialności dostawcy oprogramowania za nieprawidłowo sporządzone sprawozdanie (szczególnie jeśli narzędzie miało ograniczenia funkcjonalne, a za proces przygotowywania danych odpowiada pracownik spółki).

Wszystkie ręce na pokład

Odchodzą bezpowrotnie czasy, w których wszystkie czynności związane z raportowaniem podatkowym były oddelegowane do jednej osoby bądź niewielkiej grupy pracowników. Comiesięczne wyliczenie zaliczek na podatki dochodowe oraz rozliczenie VAT to tylko wycinek obowiązków, jakim musi sprostać dział księgowy.

Obecnie wszystkie działania ustawodawcy są ukierunkowane na pozyskiwanie możliwie najszerszego wolumenu danych dotyczących działalności podatnika. Skutek? Zadania pracowników działów finansowych koncentrują się na przygotowywaniu obowiązkowych informacji sprawozdawczych, przy czym niestety w taki proces jest zaangażowanych wiele osób z różnych szczebli organizacji – od zarządu po pracowników działów operacyjnych.

Najlepszym tego przykładem jest raportowanie MDR. Mamy tu do czynienia z zaangażowaniem wielu osób, wprowadzeniem procesów zbierania danych, przetwarzania aż do narzędzi do raportowania (np. na formularzach MDR zamiast aplikacji MF) czy też konieczność korzystania z podpisów elektronicznych (i rozwiązywaniu związanych z nimi problemów w dniu składania informacji do MF).

Biorąc pod uwagę to, że każdy nowy obowiązek prowadzi w pewnym momencie do powstania pewnego schematu postępowania, na pewno warto pozyskać i wziąć pod uwagę wiedzę o najlepszych praktykach stosowanych na rynku.

Compliance podatkowy

Podatki, podobnie jak wiele innych obszarów, zaczynają być postrzegane jako płaszczyzna, w ramach której należy poszukiwać efektywności procesowej (remodelowanie procesów, automatyzacja) oraz wdrażać usprawniające rozwiązania. Za tą zmianą powinna pójść (i wcześniej, czy później nastąpi) zmiana dotychczasowej roli pracowników operacyjnych. W czasach technologii, w których „rządzą dane”, naturalne będzie zarządzanie z poziomu systemów (czyli procesy plus systemy).

Kluczowe funkcje (tworzenie koncepcji, strategii, kontrola) będą sprawowane przez pracowników posiadających odpowiednie kompetencje, tj. głównie umiejętność korzystania z technologii i zdolności analityczne. Taka transformacja już się dokonuje w działach podatkowych (na ogół spontanicznie, bo jest wymuszona informatyzacją raportowania), ale można przypuszczać, że zdecydowanie przyspieszy wraz ze wzrostem obowiązków sprawozdawczych, otwarciem na nowe technologie, a także wzrostem problemów z pozyskaniem pracowników do czynności operacyjnych.