Dzięki temu jesteśmy wzorem i przykładem dla innych krajów Europy. Kraje bałtyckie, skandynawskie, nawet Niemcy, korzystają z polskich doświadczeń nie tylko w zakresie rozwiązań prawnych, ale również budowy infrastruktury informatycznej.

Wydaje się, że na tę chwilę piłka jest po stronie organów administracji. Powinny powstać zaawansowane narzędzia do analizy danych zawartych we wszystkich elektronicznych formach raportowania. Ilość danych, która „odkłada” się w bazach Ministerstwa Finansów, rośnie geometrycznie. Już stanowią one sensowną bazę do przeprowadzania testów na big data, a także dla lepszego typowania celów i kierunków kontroli skarbowych.

Zmiany w zakresie sprawozdawczości finansowej i podatkowej, po pierwotnym wysiłku ze strony przedsiębiorców na ich wdrożenie, są przez nich odbierane pozytywnie. Obrót gospodarczy w tym zakresie bardzo się unowocześnił i usprawnił. Przekazywane dane są ustandaryzowane i wiarygodne. Pozytywny wpływ na środowisko ma to, że nie trzeba już drukować faktur, deklaracji podatkowych i sprawozdań finansowych. Nie bez znaczenia jest też impuls dla rozwoju nowych, przydatnych kompetencji informatycznych wśród osób zajmujących się profesjonalnie prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz rozliczeń podatkowych.

Biznes informatyzował się pierwszy

Istotną rolę w rozwoju sprawozdawczości finansowej oraz podatkowej odegrały postęp technologiczny i innowacyjność w ostatnim ćwierćwieczu. Przede wszystkim podatnicy zaczęli używać w przygotowywaniu swoich rozliczeń i sprawozdań coraz bardziej zaawansowanych narzędzi IT. Coraz częściej stosowane są również rozwiązania zapewniające automatyzację rozliczeń na podstawie danych z systemów typu ERP, np. automatyczne generowanie raportów i rejestrów na potrzeby przygotowania sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych.

Informatyzacja, pierwotnie wdrażana samodzielnie przez biznes, została następnie wymuszona i ustrukturyzowana przez organy państwa. W ostatnich czasach nabrała też tempa, którego nie znano przez cały okres funkcjonowania w Polsce gospodarki rynkowej. Z pełną odpowiedzialnością można powiedzieć, że Polska wyprzedza w tym większość krajów Europy, jak również świata. Dlaczego się tak stało? Otóż w tym momencie rozwoju gospodarki rynkowej, dla państw mających wieloletnie opóźnienia w budowie profesjonalnych aparatów nadzoru finansowego i skarbowego, nie było innego wyjścia, jak zainwestowanie w narzędzia informatyczne. W czasie gdy na Zachodzie przez lata budowane były profesjonalne struktury administracji publicznej, w Polsce panował inny ustrój. Nie wykształciło się też, charakterystyczne dla Zachodu, poczucie społecznego zaufania do urzędników państwowych, w szczególności do administracji skarbowej, które ułatwiałoby wykonywanie państwowych funkcji w tym zakresie. Te wieloletnie opóźnienia trudno było nadrobić po zmianie ustroju, więc w pewnym momencie, w którym doszła jeszcze polityczna presja na ściągalność podatków, należało postawić na narzędzia IT.

Podobne zjawiska można obecnie zaobserwować również w krajach Ameryki Łacińskiej, np. w Meksyku, które mocno inwestują w informatyzację. Próbuje się w ten sposób nadrobić opóźnienia w budowie administracji oraz ograniczyć negatywny wpływ zjawisk korupcyjnych.

E-faktury

E-faktury powszechnie wkroczyły do obrotu gospodarczego już kilka lat temu. Po początkowym okresie bardzo restrykcyjnych wymagań (w tym stosowania kwalifikowanego protokołu EDI) znacząco rozluźniono wymogi prawne oraz złagodzono praktykę. Obecnie powszechne jest przesyłanie faktur VAT w formie plików pdf. Organy administracji zaakceptowały, że taka forma spełnia dwa podstawowe wymogi takich faktur, a więc wymóg autentyczności (pochodzenie) oraz integralności (brak zmiany, interwencji).

Zmiana ta wpłynęła pozytywnie na obniżenie kosztów rozliczeń – mniej drukowania, mniej drukarek, tonerów itd. Przede wszystkim sprawiła jednak, że obrót fakturami stał się bardziej sprawny, nowoczesny, łatwiejszy do dokumentowania i archiwizacji. E-faktury są łatwo dostępne na plikach, nie gubią się, nie kurzą w segregatorach na półkach.

Jednolity plik kontrolny

Milowym krokiem w zakresie informatyzacji sprawozdawczości było wprowadzenie w 2016 r. raportowania w formie jednolitych plików kontrolnych (JPK). Podstawowym celem JPK jest usunięcie bariery w przekazywaniu danych elektronicznych. Po początkowych próbach w zakresie elektronicznych kontroli barierą nie do przejścia okazały się różne standardy przechowywania danych, różnorodność formatów plików, w których można było wygenerować raporty. Konieczna była więc standaryzacja, aby organy otrzymywały od wszystkich uczestników obrotu dane w jednolitym formacie. Dzięki ustandaryzowanym JPK organy administracji będą mogły sprawniej przeprowadzić czynności sprawdzające i kontrolne.

Luka w VAT

Luka w VAT

źródło: DGP

Obecnie, po wielkim wysiłku włożonym w uruchomienie raportowania JPK, przed administracją stoi ogromne zadanie budowy narzędzi analitycznych oraz algorytmów pozwalających na analizę danych z JPK. Dopiero wówczas możliwe będzie szybsze ustalanie nieprawidłowości oraz potwierdzanie prawidłowości rozliczeń.

Mimo że JPK został wdrożony na potrzeby administracji, to należy spodziewać się również korzyści dla samych przedsiębiorców. Przede wszystkim może pojawić się oczekiwane przez wszystkich skrócenie czasu trwania kontroli skarbowych. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli zmniejszyć koszty oraz niedogodności (zaangażowanie zasobów ludzkich) związane z takimi kontrolami. Standaryzacja danych w formacie JPK daje poza tym przedsiębiorcom do ręki nowy mechanizm kontroli wewnętrznej, a także dane porównawcze, do wykorzystania w planowaniu rozwoju biznesu.

Księgowość online

Elektronizacja dokumentów pociągnęła za sobą rozwój księgowości online. Księgowość internetową można określić jako zestaw informatycznych narzędzi księgowych i finansowych, z których podmioty gospodarcze korzystają za pomocą aplikacji internetowej. Często też usługa księgowości online jest udostępniona w modelu software as a service (z ang. oprogramowanie jako usługa). Spółka uiszcza opłatę za dostęp do takiego oprogramowania na zasadzie abonamentu, a oprogramowanie przetwarza dane w chmurze. Takie rozwiązanie dedykowane jest przede wszystkim mniejszym podmiotom, w szczególności z sektora MSP.

Korzystanie z księgowości w takim modelu przekłada się na oszczędności, ponieważ usługa w modelu online jest tańsza w porównaniu do tradycyjnych usług biur rachunkowych oraz doradców podatkowych. Nie wymaga też ogromnych nakładów na infrastrukturę informatyczną (zakup oraz aktualizacje oprogramowania). Nie jest potrzebne utrzymywanie w firmie informatyków, ponieważ dostawca aplikacji zapewnia profesjonalne wsparcie. Jest też dużo bardziej elastyczna i wygodna, można z niej korzystać z dowolnego miejsca, bez instalacji na komputerze, a funkcjonalność może być dostosowana do indywidualnych potrzeb wielu użytkowników. Zapewnione jest też bezpieczeństwo danych, bieżąca archiwizacja oraz możliwość tworzenia rozmaitych raportów.

Elektroniczne deklaracje podatkowe

Głęboką metamorfozę przeszła również możliwość składania deklaracji drogą elektroniczną (od kiedy została wprowadzona w 2008 r.). Z biegiem czasu minister finansów łagodził obostrzenia i jednocześnie poszerzał katalog deklaracji, które można składać elektronicznie. Zaczął od rozliczeń PIT i rezygnacji z obowiązku stosowania podpisu kwalifikowanego przy rocznych zeznaniach osobistych (teraz każdy może złożyć przez system e-Deklaracje swoje zeznanie, klikając przycisk „Wyślij”).

Z roku na rok resort finansów poszerzał katalog deklaracji, które można przesłać przez internet, a od 1 kwietnia 2020 r. deklaracje VAT zostaną zastąpione poszerzonym plikiem JPK_VDEK.

E-sprawozdawczość finansowa

E-sprawozdawczość finansowa to sprawozdania finansowe sporządzone w formie elektronicznej o odpowiednio ustrukturyzowanych strukturze logicznej i formacie. Takie sprawozdania sporządza większość jednostek (przede wszystkim spółek) wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Przełomową zmianą w zakresie e-sprawozdań była struktura logiczna oraz przesyłanie e-sprawozdania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Jednak nie mniej ważną zmianą był wprowadzony obowiązek składania elektronicznych, kwalifikowanych podpisów członków zarządu, co de facto wprowadziło tzw. sygnowanie czasem tych podpisów. Narzędzia informatyczne pozwalają z dokładnością co do sekundy utrwalić, a potem odtworzyć, czas złożenia tych podpisów pod dokumentami.

Zmiana ta, poza uciążliwością logistyczną (gdy podpisy ma złożyć wielu członków zarządu, przebywających w rożnych lokalizacjach), wprowadza pewność co do dotrzymania terminów wyznaczanych przez prawo w zakresie sprawozdawczości finansowej. Ma z całą pewnością walor dyscyplinujący, ale również wprowadza dodatkową pewność w obrocie gospodarczym co do ważnego i w sumie publicznego dokumentu jakim jest sprawozdanie finansowe.

Kasy online

Kasy fiskalne online to nowa generacja urządzeń fiskalnych. Będą one połączone z Centralnym Rejestrem Kas prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

W używanych obecnie w sklepach kasach fiskalnych stosuje się wydruk paragonu dla klienta i jednocześnie sporządza kopię w formie elektronicznej lub papierowej. Przedsiębiorca jest obowiązany do przechowywania drugiej rolki paragonu przez 5 lat i udostępniania jej na żądanie fiskusa. Podstawową różnicą w kasach online będzie to, że kopia paragonów w formie elektronicznej będzie przesyłana do Centralnego Rejestru Kas w określonej częstotliwości.

Przesyłane będzie wiele danych, m.in.: raporty dobowe, paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne, zdarzenia, a także informacje o dokonanych przeglądach okresowych. Kasy online używane przez przedsiębiorców będą łączyć się z Repozytorium co dwie godziny, a Repozytorium będzie, bez wiedzy użytkowników, zmieniać ten harmonogram połączeń. Przedsiębiorcy – użytkownicy będą musieli zapewnić niezbędną do połączenia się z Repozytorium infrastrukturę informatyczną, czyli samą kasę oraz połączenie internetowe.

Co nas jeszcze czeka

Postęp i zmiany będą szły dalej, wymuszane zarówno przez postęp technologiczny, jak i przez regulacje prawne. Podmioty funkcjonujące w obrocie gospodarczym, jak również organy administracji publicznej będą inwestowały w robotyzację oraz narzędzia sztucznej inteligencji.

Rozwijane narzędzia i kompetencje będą nakierowane nie tylko na rejestrowanie zdarzeń zaistniałych na potrzeby rachunkowe i podatkowe. Będzie możliwe analizowanie big data oraz tworzenie algorytmów predykcji na potrzeby planowania biznesowego. 

Ważne Ilość danych, która odkłada się w bazach Ministerstwa Finansów, rośnie geometrycznie. Już stanowią one sensowną bazę do przeprowadzania testów na big data, a także dla lepszego typowania celów i kierunków kontroli skarbowych

Jak w przyszłym roku będzie wyglądał system emerytalny w Polsce?