Jak zaksięgować wydanie napojów pracownikom
W którym momencie należy uwzględnić zmianę kapitału
W jaki sposób ująć rozliczenia z rolnikiem ryczałtowym
Firma zapewnia wszystkim pracownikom wodę oraz inne napoje. Ich ilość uzależniona jest od warunków, w jakich pracownicy wykonują swoje obowiązki służbowe. Jak ująć w księgach rachunkowych zakup i wydanie wody pracownikom?
Pracodawca jest zobowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje (np. soki, kawę, herbatę), a pracownikom zatrudnionym na stałe lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 279 ze zm.). O sposobie ujęcia w księgach rachunkowych zakupu i wydania wody (napojów) pracownikom decyduje rozliczenie podatkowe i składkowe.
VAT: Przekazanie pracownikom do spożycia w czasie godzin pracy wody i innych napojów (w tym: soków, kawy i herbaty) nie podlega opodatkowaniu VAT. Jednocześnie przy ich nabyciu podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli zakup dotyczy wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT.
PIT/ZUS: wydanie wody pracownikom stanowi ich przychód ze stosunku pracy, który jednak podlega zwolnieniu z opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT); wartość tego świadczenia nie stanowi również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949, oraz art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych; t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1510 ze zm.).
CIT/PIT: Zakup ten może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
Przeanalizujmy to na przykładzie. Załóżmy, że jednostka zakupiła dla swoich pracowników wodę mineralną i inne napoje chłodzące, co zostało udokumentowane fakturą na 1476 zł (wartość netto + VAT = 1200 zł + 276 zł). Napoje objęte są ewidencją magazynową prowadzoną w cenach zakupu. Po przyjęciu wody i napojów do magazynu nastąpiło ich wydanie na rzecz pracowników. Wartość wydanych materiałów: 480 zł. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4. Operacje księgowe będą następujące:
1. Faktura – zakup wody mineralnej i napojów chłodzących
a) wartość brutto 1476 zł: Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”, Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”;
b) podatek naliczony podlegający odliczeniu 276 zł: Wn konto 221 „Podatek naliczony i jego rozliczenie”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”;
2. PZ – przyjęcie materiałów do magazynu 1200 zł: Wn konto 310 „Materiały”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”;
3. RW – wydanie wody i napojów pracownikom 480 zł: Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, Ma konto 310 „Materiały”.
Jeżeli jednostka nie prowadzi ewidencji magazynowej, to zakup wody mineralnej i napojów chłodzących bezpośrednio przekazanych pracownikom do zużycia może być ujęty w księgach rachunkowych zapisem: Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”.
Prowadzę księgi rachunkowe spółki z o.o., w której dotychczas było dwóch wspólników (krajowe osoby fizyczne). Od września prawdopodobnie do spółki przystąpi jeszcze trzeci wspólnik, który obejmie nowe udziały za gotówkę. W którym momencie należy ująć zmianę kapitału na koncie 800 „Kapitał zakładowy”? Jak powinny przebiegać zapisy w księgach rachunkowych związane z takim podwyższeniem kapitału zakładowego?
Zgodnie z art. 262 par. 4 kodeksu spółek handlowych podwyższenie kapitału zakładowego następuje z chwilą wpisania do rejestru. Oznacza to, że w księgach rachunkowych spółki z o.o. ujęcia kwoty, o jaką nastąpiło podwyższenie kapitału zakładowego, na koncie przeznaczonym do ewidencji kapitału zakładowego (np. konto 800 „Kapitał zakładowy”) dokonuje się pod datą zarejestrowania w rejestrze sądowym nowej wysokości tego kapitału. Wynika to również z art. 36 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w myśl którego kapitał zakładowy spółek kapitałowych wykazuje się w wysokości, która została określona w umowie lub statucie i wpisana w rejestrze sądowym. Dlatego na moment wniesienia przez udziałowca wkładu pieniężnego na pokrycie kapitału zakładowego wniesioną kwotę wykazuje się w księgach rachunkowych jako zobowiązanie wobec udziałowca (Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”, a w analityce: „Rozrachunki ze wspólnikami – konto imienne wspólnika”). Dopiero z chwilą dokonania stosownego wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym o objęciu przez wspólnika nowych udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym zasadne będzie przeksięgowanie wartości wniesionego wkładu pieniężnego na kapitał zakładowy. Uwzględniając powyższe okoliczności, przeanalizujmy zapisy w księgach rachunkowych na przykładzie. Załóżmy, że kapitał zakładowy spółki wynosi 400 000 zł i dzieli się na 200 udziałów po 2000 zł każdy. Na początku sierpnia zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę o podwyższeniu kapitału zakładowego do kwoty 600 000 zł, przy czym udziały (100 udziałów x 2000 zł) w podwyższonym kapitale zakładowym w całości obejmie nowy wspólnik, będący osobą fizyczną. Z tytułu objęcia udziałów w spółce z o.o. wspólnik 27 sierpnia wpłacił na rachunek bankowy firmy 200 000 zł. Na początku października spółka otrzymała postanowienie sądu rejestrowego, wydane 30 września, o podwyższeniu kapitału zakładowego. Zapis w księgach rachunkowych sierpnia dotyczy otrzymania wpłaty dokonanej przez wspólnika na pokrycie udziałów objętych przez niego w podwyższonym kapitale zakładowym, kwota 200 000 zł: Wn konto 130 „Rachunek bankowy”, Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Rozrachunki ze wspólnikami – konto imienne wspólnika”). W księgach rachunkowych września ujmuje się zaś podwyższenie kapitału zakładowego na podstawie postanowienia sądu rejestrowego (pod datą wpisu dokonanego przez sąd rejestrowy), kwota 200 000 zł: Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Rozrachunki ze wspólnikami – konto imienne wspólnika”), Ma konto 800 „Kapitał zakładowy”.
Firma dokonała zakupu produktów rolnych od rolnika ryczałtowego, wobec czego była zobowiązana do wystawienia faktury VAT RR. Jak taką fakturę (i wynikającą z niej kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku) ująć prawidłowo w księgach rachunkowych?
Zasadą jest, że od sprzedaży towarów lub usług VAT rozlicza sprzedawca. W przypadku sprzedaży produktów rolnych lub usług rolniczych, dokonanej przez rolnika ryczałtowego dla czynnego podatnika VAT, jest jednak inaczej. W odniesieniu do takiej transakcji art. 115–118 ustawy o VAT wprowadzają – w ramach szczególnej procedury ‒ uproszczenie polegające na tym, że to nie sprzedawca (rolnik ryczałtowy), ale nabywca rozlicza podatek od transakcji, w tym wystawia także fakturę, która ją dokumentuje. Natomiast rolnikowi ryczałtowemu, który dokonał dostawy produktów rolnych lub wykonał usługi rolnicze dla czynnego podatnika VAT, przysługuje zryczałtowany zwrot podatku w wysokości 7 proc. kwoty należnej z tytułu dokonanej dostawy lub wykonanej usługi (pomniejszonej o kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku). Kwotę tego podatku nabywca wypłaca rolnikowi ryczałtowemu jako zapłatę za dostawę produktów rolnych lub świadczenie usług rolniczych obejmującą również kwotę podatku.
W tej transakcji podatek należny od sprzedaży nie występuje, tzn. nie rozlicza go ani rolnik ryczałtowy, ani nabywca, który wystawił fakturę VAT RR. Zapłacony przez nabywcę zryczałtowany zwrot podatku – po spełnieniu warunków określonych przez ustawę o VAT ‒ przekształca się w podatek naliczony podlegający odliczeniu zasadniczo za okres, w którym nastąpiła zapłata. Przeanalizujmy to na przykładzie. Załóżmy, że 24 lipca 2019 r. spółka, będąca czynnym podatnikiem VAT, zakupiła od rolnika ryczałtowego marchew i ziemniaki, co potwierdziła wystawiona przez firmę faktura VAT RR, z której wynikała: a) wartość netto produktów rolnych: 4000 zł; b) zryczałtowany zwrot podatku: 280 zł (4000 zł x 7 proc.); c) wartość brutto zobowiązania wobec rolnika ryczałtowego: 4280 zł. Zakupione produkty przyjęto do magazynu. Zapłata za dostawę została zrealizowana przelewem bankowym 1 sierpnia 2019 r. Zapisy w księgach rachunkowych lipca będą przebiegały następująco:
1. Faktura VAT RR – zakup produktów rolnych
a) wartość brutto zobowiązania wobec rolnika ryczałtowego 4280 zł: Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”, Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: konto imienne rolnika ryczałtowego);
b) zryczałtowany zwrot podatku 280 zł: Wn konto 221 „Podatek naliczony i jego rozliczenie” (w analityce: „Podatek naliczony do odliczenia w późniejszym okresie”), Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”;
2. Pz – przyjęcie towarów do magazynu 4000 zł: Wn konto 330 „Towary”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”.
Zapisy w księgach rachunkowych sierpnia będą przebiegały następująco:
1. WB – zapłata za produkty rolne 4280 zł: Wn konto „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: konto imienne rolnika ryczałtowego), Ma konto 130 „Rachunek bankowy”;
2. PK – przeksięgowanie podatku naliczonego, co do którego prawo do odliczenia powstało w sierpniu 280 zł: Wn konto 221 „Podatek naliczony i jego rozliczenie” (w analityce: „Podatek naliczony do odliczenia w bieżącym okresie”), Ma konto 221 „Podatek naliczony i jego rozliczenie” (w analityce: „Podatek naliczony do odliczenia w późniejszym okresie”). ©℗
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).
Ustawa z 15 września 2000 r. ‒ Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 505).
Par. 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).
