Orzeczenie zapadło 18 czerwca br. (sygn. akt III SA/Wa 2494/18) i dotyczy kwestii, która do tej pory nie budziła większych wątpliwości. Stała się jednak sporna wskutek kontrowersyjnego i profiskalnego stanowiska organów podatkowych.

Zmniejszanie diety

Zasadniczo pracownikom wysyłanym w podróż służbową do innej miejscowości lub za granicę przysługują diety na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Jeśli podróż jest krajowa, wówczas dieta wynosi 30 zł i w takiej wysokości jest zwolniona z podatku dochodowego, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.

Dieta 30 zł przysługuje za dobę podróży. Jeśli podwładny wyjeżdża na mniej niż 8 godzin, dieta mu nie przysługuje, a jeśli jest on w podróży od 8 do 12 godzin, wówczas ma prawo do połowy diety, czyli 15 zł (zgodnie z par. 7 ust. 2 pkt 1 lit. b rozporządzenia).

Inny przepis (par. 7 ust. 4 rozporządzenia) stanowi, że pracownik otrzyma jeszcze mniej, jeśli firma dodatkowo pokryje mu koszty posiłków. Bezpłatny obiad zmniejsza dietę o 50 proc., a śniadanie i kolacja – odpowiednio o 25 proc.

Powstało pytanie, jak rozliczyć pensję podwładnego, który na polecenie szefa wyjeżdża w podróż trwającą od 8 do 12 godzin i ma zapewniony bezpłatny obiad.

Fiskus był zdania, że w takiej sytuacji należy obniżyć dietę do 0 zł. W świetle tej wykładni mogłoby się okazać, że w niektórych przypadkach – gdy pracownik miałby zapewnione bezpłatne śniadanie i obiad (lub obiad i kolację ) – pracownik uzyskałby dietę „ujemną”, czyli miałby przychód z wyjazdu.

Zdaniem pracodawców taka wykładnia jest absurdalna. Źródłem sporu jest słowo „dieta” użyte we wspomnianym par. 7 pkt 4 rozporządzenia. Obie strony rozumieją je inaczej.

Fiskus jest zdania, że przez dietę w tym przepisie należy rozumieć pełne 30 zł, które przysługuje za całą dobę podróży.

Pracodawcy uważają natomiast, że chodzi o kwotę przysługującą pracownikowi, a więc już po ewentualnym pomniejszeniu (gdy wyjazd służbowy jest krótszy). Wartość bezpłatnego posiłku powinna więc się pomniejszać odpowiednio o 15 zł, które otrzyma podwładny przebywający w podróży od 8 do 12 godzin – patrz: przykład.

Pracownik nie dopłaca

Podejście prezentowane przez fiskusa oznacza, że pracownik, który otrzymał ujemną dietę, uzyskał w ten sposób opodatkowany przychód ze stosunku pracy, od którego pracodawca powinien potrącić zaliczki na PIT. Taką wykładnię obalił jedyny do tej pory prawomocny wyrok warszawskiego WSA z 25 lutego 2015 r. (sygn. akt III SA/Wa 2227/14).

Sąd nie miał większych wątpliwości, że fiskusowi nie należy się żaden PIT od ujemnych diet. Skrytykował też ministra pracy i polityki społecznej za niejasne przepisy rozporządzenia, których wykładnia może prowadzić do błędnego wniosku o ujemnej wartości diety.

Zapewniony obiad

Fiskus przegrał też 18 czerwca br. (sygn. akt III SA/Wa 2494/18). Chodziło o spółkę, która zapewniała pracownikowi bezpłatny obiad w trakcie krótkich podróży służbowych.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził w interpretacji z 10 sierpnia 2018 r. (sygn. IPPB2/415-52/14/18-6/S/MG), że w takiej sytuacji pracownik otrzymuje 0 zł diety. Wyliczył to następująco:

30 zł : 2 = 15 zł

50 proc. x 30 zł = 15 zł

15 zł – 15 zł = 0 zł

Warszawski WSA podważył takie wyliczenia. Zwrócił uwagę na to, że zgodnie z przepisami pracownik mógłby nie otrzymać diety jedynie wtedy, gdyby pracodawca opłacił mu koszt trzech posiłków.

– Rozporządzenie dotyczące podróży służbowych obowiązuje już sześć lat, a więc warto rozważyć rewaloryzację stawek diety i innych należności za podróż służbową – komentuje Jarosław Ziółkowski, doradca podatkowy w Independent Tax Advisers.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Rewolucyjne zmiany w przechowywaniu i prowadzeniu akt osobowych >>>>

Jego zdaniem należałoby także doprecyzować zasady obliczania diet, tak aby na wokandę sądową nie trafiały spory podobne do tego, który był przedmiotem wyroku WSA w Warszawie.

– Przy tej okazji warto się zastanowić nad podwyższeniem kwot należności wypłacanych za wykorzystywanie prywatnych samochodów do celów służbowych, czyli kilometrówki – dodaje Jarosław Ziółkowski.©℗

Drogie posiłki w podróży służbowej są opodatkowane

Na wygraną w sporze z fiskusem nie mają natomiast co liczyć pracodawcy, którzy w ogóle nie wypłacają diet z tytułu podróży służbowej, tylko zwracają podwładnym faktyczne koszty wyżywienia. Firmy twierdzą, że skoro nie wypłacają diet, to nie obowiązują ich limity zwolnienia podatkowego przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a i b ustawy o PIT.

Fiskus uważa natomiast, że nadwyżka powyżej 30 zł zawsze powinna być opodatkowana i nie ma znaczenia nazwa wypłacanego świadczenia – czy jest to dieta, czy zwrot poniesionych wydatków.

Z wykładnią fiskusa niejednokrotnie zgodził się już Naczelny Sąd Administracyjny, m.in. w wyrokach z 19 marca 2019 r. (sygn. akt II FSK 858/17), z 26 kwietnia 2018 r. (sygn. akt II FSK 1082/16), z 23 lutego 2018 r. (sygn. akt II FSK 2058/17), z 19 lipca 2017 r. (sygn. akt II FSK 1678/15) czy z 9 maja 2017 r. (sygn. akt II FSK 945/15).