Sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone w terminie do sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Jest to warunek niezbędny do dokonania podziału zysku i udzielenia absolutorium zarządowi. Tak więc obowiązek sprawozdawczy obejmuje konieczność sporządzenia nie tylko samego sprawozdania finansowego, lecz także sporządzenia uchwał je zatwierdzających i stanowiących o podziale zysku, a w niektórych przypadkach – także sprawozdania z działalności jednostki oraz opinii biegłego rewidenta. 

Obecnie dokumenty te również muszą być składane w formie elektronicznej, bowiem od 1 października br. – zgodnie z ostatnią nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym – elektroniczne poświadczenie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokryciu straty następuje z chwilą wprowadzenia tych dokumentów do systemu teleinformatycznego. 

Zmiana ustawy wymusiła też nowelizację rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 14 stycznia 2015 r. w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionych w systemie teleinformatycznym, która także weszła w życie 1 października. A to oznacza, że ze zmodyfikowanych wzorów skorzystają jako pierwsze podmioty, które mają rok obrotowy przesunięty względem kalendarza i teraz sporządzają sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, a później będą je zatwierdzać.

przykład 1

Wzorzec uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która miała obowiązek poddania badaniu sprawozdania finansowego

Uchwała nr 1/2018………. z 29 listopada 2018 r……….

§ 1

Zgromadzenie wspólników spółki ABC sp. z o.o. po rozpatrzeniu sprawozdania finansowego za rok obrotowy: 1.10.2017–30.09.2018 (data pierwszego dnia roku

obrotowego: dzień, miesiąc, rok - data ostatniego dnia roku obrotowego: dzień, miesiąc, rok) zatwierdza:

1) bilans spółki;

2) rachunek zysków i strat;

3) informację dodatkową obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz

dodatkowe informacje i objaśnienia;

4) zestawienie zmian w kapitale własnym;

5) rachunek przepływów pieniężnych.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała została podjęta jednogłośnie / za uchwałą oddano …. głosów za, …. głosów przeciw.

Podpisy wspólników:

1) Jan Jankowski

2) Kamil Kamilski

3) Tomasz Tomasiuk

Uwaga na załączniki

Nowela aktu wykonawczego wprowadziła zmiany w załączniku 8 (dla spółki z o.o., która nie ma obowiązku poddawania sprawozdania badaniu) i załączniku nr 9 (dla spółki, która taki obowiązek miała). Przede wszystkim je uaktualniła (np. w załączniku nr 9 uzupełniono określenie elementu sprawozdania finansowego – rachunek przepływów pieniężnych – zmiana ta była wprowadzona w celu ujednolicenia zapisów z brzmieniem ustawy o rachunkowości). Ponadto z tytułu obu załączników usunięto określenie biegły rewident. Wymagane to było ze względu na regulacje ustawy z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. W ten sposób regulują one jasno, kto jest uprawniony do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego. Co ważne, zmiany te są także korzystne dla jednostek, które jeszcze za 2018 r. składają sprawozdania zbadane na starych zasadach, tj. z opinią biegłego rewidenta, a nie – jak obecnie wskazują przepisy – sprawozdaniem z badania.

W kontekście biegłych warto też zwrócić uwagę na zmienione od 1 października br. brzmienie art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. Zgodnie z nim sprawozdanie z badania jest podpisywane przez biegłego rewidenta. Ale co ważne, w przypadku podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z badania sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta.

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

1. Kto powinien sporządzać sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej od 1 października 2018 r.?

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd).

2. W jaki sposób sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej?

Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego.

3. Czy po 1 października 2018 r. można sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci papierowej?

Nie, po 1 października 2018 r. sprawo zdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd). Wydruk w postaci papierowej sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej będzie tylko kopią sprawozdania finansowego, nie zaś oryginałem sprawozdania finansowego.

4. Kto powinien sporządzać sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych?

Sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych sporządzają:

  • jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
  • podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego.

5. Czy obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych dotyczy również jednostek sporządzających sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR)?

Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie będą opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Jednostki te zobowiązane są do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej według przez siebie wybranych formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej.

6. Czy w przypadku braku publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej struktur logicznych oraz formatu sprawozdania finansowego sporządzanego zgodnie z MSR należy to sprawozdanie sporządzić na podstawie struktur logicznych oraz formatu sprawozdania finansowego dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego?

Jednostki te zobowiązane są do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej według przez siebie wybranych formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej.

7. Czy jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek składania sprawozdań finansowych do właściwego urzędu skarbowego?

Nie, jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nie mają obowiązku składania sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego, w ich przypadku Krajowy Rejestr Sądowy przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do szefa Krajowej Administracji Skarbowej).

8. Za pomocą jakich narzędzi można otworzyć udostępnione pliki struktur logicznych sprawozdań finansowych?

Do przeglądania lub edycji udostępnionych plików struktur logicznych sprawozdań finansowych należy użyć narzędzi umożliwiających przeglądanie lub edycję plików w formacie XSD (XML Schema Definition).

9. Czy sprawozdania finansowe sporządzone na dzień bilansowy przypadający w terminie do dnia wejścia przepisów (np. na dzień 30 września 2018 r.) będą sporządzane obowiązkowo w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP, ponieważ faktyczne ich sporządzenie nastąpi po dniu 1 października br., czy też wspomniany obowiązek wystąpi dopiero po dniu wejścia w życie ustawy (tj. gdy dzień bilansowy będzie przypadał na dzień 1 października br. lub później)?

Sporządzenie sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w BIP, niezależnie od terminu sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego, o którym mowa w treści przepisu art. 52 ust 1 ustawy o rachunkowości, dotyczy tylko tych jednostek, których dzień bilansowy przypada na terminy po dniu wejścia ustawy w życie, czyli od dnia 1 października 2018 r.

Źródło: www.mf.gov.pl

Warto poznać

W rozporządzeniu znajdują się też wzorce, które nie uległy obecnie zmianom. Powinny z nich korzystać spółki z o.o. zakładane w trybie S24 oraz pozostałe, które mają konto w systemie teleinformatycznym. Chodzi tu m.in. o wzory umowy, uchwały zmieniającej umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także innych uchwał i czynności wykonywanych w systemie teleinformatycznym. Pozostałe podmioty, które nie mają konta w systemie teleinformatycznym, mogą korzystać z tych dokumentów jako wzorców zawierających wszystkie niezbędne dane.

Przy okazji zatwierdzania sprawozdań finansowych warto zwrócić uwagę na wzorzec uchwały o:

  • podziale zysku w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, stanowiący załącznik nr 10 do rozporządzenia;
  • pokryciu straty w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, stanowiący załącznik nr 11 do rozporządzenia. 

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 1 sierpnia 2018 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionych w systemie teleinformatycznym (Dz.U. poz. 1565).

Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 14 stycznia 2015 r. w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionych w systemie teleinformatycznym (Dz.U. z 2017 r. poz. 1005 ze zm.).

Ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 398).

Ustawa z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz.U. poz. 1089 ze zm.).