Fiskus zmienił zdanie – podatnik, który prowadzi elektroniczną ewidencję przebiegu pojazdu, może ją podpisać, logując się do systemu.
Spytał o to przedsiębiorca, który chciał usprawnić proces rozliczania delegacji służbowych pracowników i wprowadzić elektroniczny system zatwierdzania ewidencji przebiegu pojazdu. Wyjaśnił, że ewidencja będzie podpisywana elektronicznie (zatwierdzana) przez przełożonego lub osobę przez niego upoważnioną. Osoba podpisująca będzie jednoznacznie identyfikowana przy użyciu nazwy użytkownika i hasła, a cała procedura uwierzytelniania będzie szyfrowana przy zastosowaniu technik kryptograficznych. Dane w ewidencji, po zatwierdzeniu przez pracodawcę podpisem elektronicznym, będą nieedytowalne i trwale przechowywane. Podatnik chciał się upewnić, czy taki podpis będzie zgodny z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT dotyczącym kilometrówki.
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie odmówił jednak wydania interpretacji. Stwierdził, że wniosek przedsiębiorcy nie dotyczy podatków, tylko technicznych kwestii sporządzania kilometrówki.
Przedsiębiorca się z tym nie zgodził, a rację przyznały mu zarówno WSA, jak i NSA. W rezultacie interpretacja została wydana. Wydał ją dyrektor KIS (już po reformie administracji skarbowej). Zakwestionował jednak opisany przez podatnika sposób zatwierdzania kilometrówki. Uznał, że wymagany jest podpis własnoręczny albo uznawany przez prawo za równoważny z nim (czyli kwalifikowany podpis elektroniczny).
Interpretację tę zmienił z urzędu szef KAS. Stwierdził, że przepisy nie precyzują, jaką formę powinien mieć podpis pracodawcy pod kilometrówką. Także kwestie związane z elektronicznym podpisywaniem dokumentów nie są jednolicie regulowane w przepisach podatkowych. Podpis elektroniczny może mieć różną formę, precyzowaną zwykle na potrzeby konkretnej regulacji – wyjaśnił szef KAS.
Uznał więc, że jeśli zgodnie z polityką rachunkowości podatnik zdecyduje, iż jako podpis elektroniczny będzie stosować kombinację login plus hasło, pozwalającą na jego identyfikację, to taki podpis spełnia wymogi art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera informacje elektroniczne, które wraz z innymi danymi (do których zostały dołączone lub są z nimi logicznie powiązane) służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego, odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Szef KAS argumentował, że wobec postępującej cyfryzacji obrotu gospodarczego nie ma uzasadnienia zawężająca wykładnia art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, uznająca za „podpis podatnika” wyłącznie podpis składany odręcznie. Takie stanowisko uwzględnia również wyrażany w orzecznictwie sądowym postulat wykładni gospodarczej prawa podatkowego. Zgodnie z nim interpretacja przepisów podatkowych powinna mieć na uwadze realia gospodarcze, w których jest wykonywana (por. np. wyroki NSA: z 26 lipca 2017 r. sygn. akt II FSK 1793/15, z 22 listopada 2016 r. sygn. akt II FSK 2977/14, z 23 sierpnia 2016 r. sygn. akt II FSK 2120/14).
Interpretacja Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 21 marca 2018 r., sygn. DPP13.8221.9.2018.GTM
