PROBLEM: Termin na przekazanie II raty odpisu na fundusz socjalny mija zgodnie z ustawą o ZFŚS 30 września. Jednak w tym roku była to sobota i można było uznać, że termin wpłaty przesuwa się na 2 października br. Potwierdzały to też niektóre media. Zresztą w wyjaśnieniach dla naszej redakcji z 2015 r. ministerstwo dopuściło możliwość stosowania art. 115 kodeksu cywilnego. Z taką wykładnią zgadzała się też większość ekspertów. Argumentacja była jednogłośna, że mamy w takich sytuacjach do czynienia ze zwykłym terminem cywilnoprawnym, dlatego termin wpłaty powinien ulec przesunięciu na pierwszy roboczy dzień po 30 września. A więc w tym roku właśnie na poniedziałek 2 października. I tak wiele firm zrobiło. Mogły tak też postąpić jednostki budżetowe. Ale dziś pytają, czy słusznie, bo pojawiły się sygnały, że według Ministerstwa Rodziny środki na ZFŚS trzeba było przekazać do 30 września.
Rzeczywiście, choć przepisy w tym zakresie się nie zmieniły, to w prasie pojawiły się rozbieżne opinie co do właściwego terminu przekazywania odpisów na fundusz socjalny. Jedni pisali o 30 września, a inni o 2 października. Wystąpiliśmy zatem do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o stanowisko rozstrzygające ten spór. Ale pierwsze, które otrzymaliśmy (4 października br.), nie odpowiadało w pełni na pytanie, który termin jest właściwy. Resort wskazywał co prawda na 30 września, ale nie odpowiadał na kluczowe pytanie, co jeśli wypada on w sobotę i czy wtedy – zgodnie z k.c. – przesuwamy go na pierwszy dzień roboczy. Dopiero w kolejnej opinii ministerstwo doprecyzowało, że w takim przypadku kodeks cywilny nie ma zastosowania. Z tej wynika wprost: „Przekazanie przez pracodawcę środków na konto ZFŚS, polegające na przesunięciu środków z jednego konta na drugie, nie ma charakteru cywilnoprawnego zobowiązania, który uzasadniałby stosowanie przepisów prawa cywilnego, w tym art. 115 k.c. w części dotyczącej możliwości stosowania przesunięć terminów. Oznaczałoby to przyjęcie, że równowartość środków pieniężnych z tytułu dokonania odpisu na fundusz powinna być przekazana na rachunek bankowy z zachowaniem ustalonych ustawą terminów”. [stanowiska]
Opinia resortu pracy
z 2015 roku...
Terminy przekazywania środków z tytułu naliczenia corocznego odpisu na ZFŚS na odrębny rachunek bankowy określa art. 6 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111; dalej: ustawa o ZFŚS). Zgodnie z tym przepisem, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1–3. (...)
Mając na uwadze treść ww. przepisów, terminy przekazywania równowartości odpisu wyznacza ustawa o ZFŚS. Jednakże w ocenie departamentu prawa pracy nie wyłączają one możliwości stosowania pomocniczo zasady określonej w art. 115 kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.), która stanowi, że jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego. (...)
Odpowiedź Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 27 maja 2015 r.
...i z 2017 roku
Terminy przekazywania środków z tytułu naliczenia corocznego odpisu na ZFŚS na odrębny rachunek bankowy określa art. 6 ustawy o ZFŚS. Zgodnie z tym przepisem, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1–3. Jak wynika z powyższych regulacji, terminy odprowadzenia równowartości odpisu wyznacza ustawa o ZFŚS, wskazując konkretne daty. Środki funduszu służą bowiem finansowaniu działalności socjalnej na rzecz pracowników i innych osób uprawnionych przez cały rok kalendarzowy, co oznacza, że powinny być one dostępne w każdym czasie w celu realizacji przyznawanych świadczeń socjalnych pracownikom i innym osobom uprawnionym. W związku z tym przekazanie przez pracodawcę środków na konto ZFŚS, polegające na przesunięciu środków z jednego konta na drugie, nie ma charakteru cywilnoprawnego zobowiązania, który uzasadniałby stosowanie przepisów prawa cywilnego, w tym art. 115 k.c. w części dotyczącej możliwości stosowania przesunięć terminów. Oznaczałoby to przyjęcie, że równowartość środków pieniężnych z tytułu dokonania odpisu na fundusz powinna być przekazana na rachunek bankowy z zachowaniem ustalonych ustawą terminów. Z treści uzasadnienia do postanowienia Kolegium Arbitrażu Społecznego przy Sądzie Najwyższym z 17 października 1996 r. (KAS 2/96, OSNAPiUS 1997 nr 10, poz. 180) wynika, że: „Powinność pracodawcy przekazania określonych kwot na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie jest jego długiem wobec tego funduszu w rozumieniu przepisów prawa cywilnego. Środki te nie przestają być własnością pracodawcy, natomiast jest on ograniczony w możliwości dysponowania nimi, gdyż może on je przeznaczyć jedynie na finansowanie działalności socjalnej. W następstwie tego należy przyjąć, że obowiązujące prawo nie uzasadnia twierdzenia, iż za opóźnienie w przekazaniu równowartości odpisów i zwiększeń na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przysługują odsetki. Prawa tego nie można wywieść z przepisów kodeksu cywilnego, z uwagi na okoliczność, że przekazanie należnych środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 8 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych) nie jest zobowiązaniem pracodawcy wobec tego funduszu w rozumieniu prawa cywilnego, a jednocześnie ani ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ani też inne ustawy prawa takiego nie ustanawiają. Takie stanowisko zostało przedstawione również w wyroku Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1999 r. (sygn. akt I PKN 663/98).
Informujemy, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie jest uprawnione do wydawania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów ustaw. Poglądy prawne resortu nie są zatem wiążące dla stron stosunku pracy, sądów i inspektorów pracy. Na podstawie art. 12a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ocena stosowania przez pracodawców przepisów tej ustawy należy do kompetencji właściwych miejscowo organów Państwowej Inspekcji Pracy.
Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 31 października 2017 r.
Kary to teoria
Fakty są zatem takie, że resort rodziny rzeczywiście po dwóch latach zmienił stanowisko w sprawie przekazywania odpisów na ZFŚS. Ale jednostki, które przekazały środki 2 października, czyli według resortu po terminie, z pewnością nie muszą odprowadzać odsetek. Jak wskazał bowiem Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2012 r., sygn. akt III PK 66/11: „(...) Obowiązujące prawo nie uzasadnia twierdzenia, iż za opóźnienie w przekazaniu równowartości odpisów i zwiększeń na rachunek bankowy ZFŚS przysługują odsetki. (...) Odpis na fundusz lub brak takiego odpisu stanowi jedynie przesunięcie majątkowe o charakterze formalnym w obrębie kont, jakie posiada pracodawca. Nie ma więc – mimo naruszenia przepisu – podmiotu poszkodowanego. Jednocześnie prawa do dochodzenia w niniejszej sprawie odsetek nie ustanawiają ani ustawa o ZFŚS, ani też inne ustawy”.
Trzeba jednak pamiętać, że pracodawca lub osoba będąca w imieniu pracodawcy odpowiedzialna za realizację obowiązków wynikających z ustawy o ZFŚS, która nie wykonuje jej przepisów albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy o ZFŚS, podlega karze grzywny (art. 12a ust. 1 ustawy o ZFŚS). Może ona wynieść nawet 2000 zł (art. 96 par. 1a ustawy z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1713 ze zm.). Dotyczy to też nieterminowego przekazywania środków na rachunek funduszu. Tyle teoria. W praktyce bowiem, jeżeli pracodawca przekaże odpis kilka dni później, to nie ma za to istotnych sankcji. Jedyna, która mogłaby wchodzić w grę, to odpowiedzialność za wykroczenie. Jednak ze względu na znikomą społeczną szkodliwość czynu taka odpowiedzialność nie powinna mieć miejsca. Z takimi konsekwencjami musi się z pewnością liczyć pracodawca, który miał taki obowiązek, ale w ogóle nie przekazał środków na ZFŚS.
Zaś jednostki ze sfery budżetowej mogą się co najmniej spodziewać przy najbliższej kontroli uwag we wnioskach pokontrolnych. – Kwestia ewentualnej odpowiedzialności za odprowadzenie odpisu na ZFŚS po terminie ustawowym w zakresie naruszenia dyscypliny finansów publicznych jest dyskusyjna – mówi Marcin Nagórek, radca prawny. I tak do końca nie wiadomo, do jakich wniosków dojdzie organ kontrolujący, dopóki nie będzie postępowania w tym zakresie.
Bezpieczne rozwiązanie
Pamiętajmy, że stanowisko ministerstwa nie jest wiążącą wykładnią prawa, ale mimo to w przyszłości z odpisami i tak nie warto czekać do ostatniej chwili. Szczególnie że sytuacja w przyszłym roku się powtórzy, bo 30 września 2018 r. wypada w niedzielę. Ustawa o ZFŚS określa graniczne terminy przekazania środków. Nie wyłącza przecież możliwości przekazania całej kwoty nawet znacznie wcześniej. I jeszcze jedno: opisywany termin nie dotyczy pracodawców, którzy utworzyli ZFŚS dobrowolnie.
Podstawa prawna
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).
Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.).
