Od niedawna prowadzę księgi szkoły i mam dylemat, jak zaewidencjonować świadczenia urlopowe dla nauczycieli. Poprzedniczka stosowała konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. A ja w innej jednostce ujmowałam to świadczenie na koncie 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Które konto jest właściwe?
Przy ewidencji świadczenia urlopowego dla nauczycieli można się zastanawiać, czy stosować konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, czy konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Bierze się to stąd, że świadczenie urlopowe nie jest wynagrodzeniem. Jednak oba warianty są dopuszczalne. Wszystko więc zależy od tego, jakie rozwiązania zawiera polityka rachunkowości danej jednostki. Praktyka bowiem w tym zakresie jest różna. Można przyjąć, że będzie to konto 231 lub konto 234.
Część szkół przyjmuje praktykę ewidencji świadczeń urlopowych nauczycieli na koncie 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń i nie jest to błąd. Robi tak ze względu na to, że świadczenie urlopowe jest opodatkowane, sporządzana jest do niego lista płac, jest obligatoryjne, a nie fakultatywne jak w przypadku pozostałych świadczeń socjalnych.
Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy-zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Jednak świadczenie urlopowe nauczycieli, mimo że nie stanowi wynagrodzenia, jest ściśle powiązane ze stosunkiem pracy (wręcz zależy od czasu jego trwania i wymiaru), nie dotyczy innych osób niż pracownicy nauczyciele, jest obligatoryjne, również co do jego wysokości (a nie fakultatywne, jak pozostałe świadczenia z funduszu), jest wypłacane raz w roku na podstawie jednej listy płac (świadczenie jest opodatkowane). Szkoła może więc w swoim zakładowym planie kont przyjąć, że świadczenie urlopowe nauczycieli jest ewidencjonowane za pomocą konta 231. [wariant 1]
Wariant 1 – konto 231
1. Lista płac – świadczenia urlopowe nauczycieli brutto: strona Wn konta 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;
2. Lista płac – podatek dochodowy od świadczeń urlopowych: strona Wn konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 225 – Rozrachunki z budżetami;
3. Wyciąg bankowy – wypłata świadczenia urlopowego przelewem: strona Wn konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 135 – Rachunek bieżący ZFŚS.
Spotyka się też wskazania, że kontem właściwym do rozliczenia wypłacanych nauczycielom świadczeń urlopowych jest konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, ponieważ służy ono do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. A świadczenie urlopowe wynagrodzeniem nie jest (jest dodatkowym świadczeniem wypłacanym z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych), tak więc może być potraktowane jako inne niż z tytułu wynagrodzeń rozrachunki z pracownikami i zaksięgowane na koncie 234. Jeśli jednostka określi takie zasady w polityce rachunkowości, to wypłata tych świadczeń nastąpi z konta 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (strona Ma) w korespondencji z kontem 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Wcześniej ujmuje się decyzję o przyznaniu świadczenia urlopowego dla nauczycieli: strona Wn konta 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia urlopowe). [wariant 2]
Wariant 2 – konto 234
1. PK – decyzja o przyznaniu świadczenia urlopowego dla nauczycieli czynnych zawodowo: strona Wn konta 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia urlopowe);
2. PK – naliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych od przyznanego świadczenia urlopowego dla nauczycieli czynnych zawodowo: strona Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia urlopowe), strona Ma konta 225 – Rozrachunki z budżetami (analityka: podatek dochodowy od osób fizycznych);
3. WB – przekazanie z rachunku ZFŚS środków tytułem zapłaty świadczenia urlopowego przyznanego dla nauczycieli czynnych zawodowo pomniejszonych o podatek dochodowy od osób fizycznych: strona Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia urlopowe), strona Ma konta 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (analityka: świadczenia urlopowe);
4. WB – zapłata podatku dochodowego naliczonego od przyznanego świadczenia urlopowego dla nauczycieli czynnych zawodowo: strona Wn konta 225 – Rozrachunki z budżetami (analityka: podatek dochodowy od osób fizycznych), strona Ma konta 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (analityka: świadczenia urlopowe).
Oprócz prawidłowej ewidencji istotna jest też terminowa wypłata świadczeń. A świadczenie urlopowe nauczycieli musi zostać wypłacone do końca sierpnia danego roku kalendarzowego. W praktyce jednak można je wypłacić np. już na początku ferii letnich. Trzeba też pamiętać o sytuacjach, kiedy wypłacane jest jeszcze wcześniej. Powinno zostać wypłacone nauczycielowi w ostatni dzień zatrudnienia, jeśli stosunek pracy rozwiązał się przed końcem roku szkolnego, czyli przed ostatecznym terminem wypłaty świadczenia urlopowego dla pozostałych nauczycieli.
Warto też pamiętać, że jest wypłacane nauczycielowi z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W 2017 r. wysokość świadczenia urlopowego przypadająca na jednego nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć, pozostającego w stosunku pracy przez cały rok szkolny, wynosi 1185,66 zł.
Świadczenie urlopowe jest ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. Nauczyciel otrzymuje to świadczenie obligatoryjnie, tj. niezależnie od jego sytuacji socjalnej, co jest wyjątkiem od podstawowej zasady dotyczącej wydatkowania środków z ZFŚS. Jedynym wymogiem, jaki nauczyciel musi spełnić, aby otrzymać świadczenie, jest pozostawanie w zatrudnieniu w szkole (zgodnie z art. 53 ust. 1a Karty nauczyciela).
Podstawa prawna
Ustawa z 26 stycznia 1982 r. – Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1189).
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).