Organy podatkowe uznają, że wystawienie kontrahentowi faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są dokumentem wprowadzonym do obrotu prawnego.
HALINA KWIATKOWSKA
radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy, oddział Kraków
Aby wystawione e-faktury VAT korzystały z przymiotu, ich wystawienie kontrahentowi musi odbywać się za jego uprzednią zgodą oraz uwzględniać regulację rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Gwarancję autentyczności treści e-faktury stanowi bezpieczny podpis elektroniczny (w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym) lub wymiana danych elektronicznych, tzw. EDI, zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Skutkiem wystawienia faktury w formie elektronicznej jest obowiązek jej przesłania oraz przechowywania w tej samej formie. Stanowisko to, wyrażone interpretacją Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (nr 1471/NTR2-2/443-187/06/MP), aktualne jeszcze do niedawna, zostało zakwestionowane przez WSA w Warszawie w wyroku z 27 września 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 1054/07). Sąd stwierdził, że dla celów podatkowych e-faktury mogą być przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane, pod warunkiem jednak że format ten zapewnia zachowanie integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności i możliwości wydruku tych faktur. Pomocne przy ocenie spełnienia wymienionych warunków może okazać się pogląd wyrażony przez Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu (nr ZP/443-268/06). Stwierdził on, że integralność treści faktury jest zachowana w sytuacji, gdy wydruk faktury na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie urzędu skarbowego) ma w systemach komputerowych spółki taką samą treść, lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym kontrahenta. Przepisy nie przewidują, aby oryginał i kopia faktury musiały mieć tę samą szatę graficzną. Istotne jest zatem jedynie wierne odzwierciedlenie wszystkich zapisów zawartych w treści oryginału.
Nie oznacza to jednak, że fakturę można przesłać kontrahentowi np. w formacie PDF. Z gospodarczego punktu widzenia forma powiadomienia o długu jest dowolna i zależy od woli stron. Natomiast dla celów podatkowych, bez względu na to, czy doręczenie faktury pisemnej odpowiada współczesnej technice i elektronice, obowiązujące przepisy ustawy narzuciły określoną formę. Z całą pewnością więc, o ile kontrahent - dostawca towaru lub usługi - pragnie odstąpić od ustawowego wymogu wystawienia pisemnego dowodu potwierdzenia dokonanej czynności i obniżając koszty administracyjne, korzystać przy przekazie faktur z systemów komputerowych, jest zobligowany uczynić to w trybie rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. oraz ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Nie jest możliwe działanie dwutorowe polegające na wystawianiu dla kontrahenta faktury i pobieraniu jej przez zainteresowanego poprzez system elektroniczny, a następnie drukowanie jej przez obie strony na materiałach piśmiennych i traktowanie jej jako dokumentu na piśmie (wyrok WSA z 19 października 2007 r.; sygn. akt III SA/Wa 1341/07).
(EM)