Zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o VAT faktury elektroniczne od 1 stycznia 2013 r. zostaną zrównane z papierowymi. Polska dostosuje więc przepisy do regulacji unijnych. Czy w innych krajach UE przepisy dotyczące e-faktur są bardziej przyjazne?

W każdym kraju istnieją regulacje, które wprowadzają indywidualne podejście do wymiany e-faktur. Biorąc pod uwagę formy wysyłania dokumentu (45 dyrektywa, czyli dyrektywa rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE wymienia m.in. e-podpis i system wymiany danych EDI), można podzielić państwa UE na dwie grupy. Do pierwszej zaliczam państwa, w których obowiązuje bardziej elastyczny system, a więc kraje skandynawskie, Belgię, Holandię, Wielką Brytanię czy Estonię. Są też kraje, w których funkcjonują bardziej restrykcyjne przepisy, takie jak Węgry, Hiszpania, Portugalia, czy Rumunia. W całej Europie natomiast jest problem z wymianą transgraniczną e-faktur.

Jakie wymogi muszą spełnić podatnicy, aby wysłać e-faktury w państwach z elastycznym systemem?

Kraje skandynawskie, Holandia czy Wielka Brytania akceptują różne formy wymiany e-faktur. W praktyce dokumenty można więc przesyłać, wykorzystując nie tylko technologię elektronicznej wymiany danych (EDI) czy podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem, ale również inne, dowolne formy. Jedynym wymogiem, który muszą spełnić podatnicy, jest obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W jaki sposób firmy w tych krajach mogą spełnić te wymogi?

Wystarczy, aby firma udowodniła, że dane z e-faktury mają pokrycie w dostawie towarów lub świadczeniu usług. Sam dokument elektroniczny można więc wysłać e-mailem. Niektóre państwa, takie jak Hiszpania, Finlandia czy Szwecja, mają również specyficzny format dla e-faktur.

Czy mają one określony rodzaj formularza?

Państwa ustaliły standard zawartości danych i formatu technicznego e-faktury. W przypadku krajów skandynawskich (Finlandia czy Szwecja) został on opracowany wspólnie z bankami i pomaga w wymianie dokumentów z administracją publiczną. Te kraje, a głównie Szwecja, są pionierami, jeśli chodzi o wymianę e-dokumentów między biznesem a administracją.

Na czym ta wymiana e-dokumentów polega?

Przedsiębiorstwa muszą stosować e-faktury w przypadku, gdy dokonują dostawy towarów lub świadczą usługi na rzecz administracji publicznej. Kolejne państwa, takie jak Norwegia, Dania czy Grecja w najbliższym czasie również wprowadzą tego rodzaju rozwiązania. W ten sposób kraje promują e-rozliczenia. Zamiarem Komisji Europejskiej jest wprowadzenie e-faktur dla zakupów realizowanych przez podmioty administracji publicznej do połowy 2016 r.

Co z grupą państw, w których obowiązują restrykcyjne rozwiązania?

Przykładowo w Portugalii dopuszczalna jest wymiana danych EDI, ale w praktyce, wymaga się od firm stosowania e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem. Dodatkowo producent oprogramowania do e-faktur musi mieć certyfikat od instytucji rządowej. W Hiszpanii prawo pozwala na wymianę dokumentów za pomocą EDI, jak i e-podpisu, ale w większości przypadków wymaga się używania e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem. Podobnie jest w Czechach.

Wymogi są więc podobne jak w Polsce. Czy inne państwa wprowadziły utrudnienia?

Na Węgrzech wymaga się, aby firmy wymieniały między sobą dokumenty w swoich formatach i dodatkowo przetwarzały dokumenty na inny format określony przez fiskusa. Wdrożenie przepisów unijnych postępuje powoli. Jeszcze trudniej mają podatnicy w Rumunii. Przepisy są skomplikowane, a firmy boją się je stosować.

Z kolei w takich krajach, jak Turcja czy Grecja jest obowiązek przesyłania faktur przez rządowe serwery i bazy danych, wzorem krajów z Ameryki Środkowej i Południowej, jak Brazylia czy Meksyk. Dzięki temu państwa na bieżąco monitorują e-faktury.

Czy wymogi dotyczące przechowywania e-faktur są podobne jak w Polsce?

Polscy podatnicy muszą przechowywać dokumenty przez sześć lat, w Szwajcarii czy Portugalii – 10 lat, w Hiszpanii, w zależności od typu faktury – 4 – 6 lat. Stosowane są więc różne okresy, a dyrektywa unijna nie narzuca w tym zakresie żadnych rozwiązań.

W Polsce mamy problem z upowszechnieniem e-faktur. Czy podobnie jest w innych krajach?

Nie ma żadnego państwa w UE, w którym e-faktury dominują nad fakturami papierowymi. Najbardziej popularne są e-faktury w krajach skandynawskich, ale nawet tam stanowią one kilkanaście procent obrotu.

Unia Europejska podejmuje działania, które mają upowszechnić e-faktury. Są powołane Krajowe wielostronne fora fakturowania elektronicznego. W Polsce działa ono przy Ministerstwie Gospodarki. Są też inicjatywy, takie, jak stowarzyszenie operatorów zapewniających elektroniczne fakturowanie (EESPA). Ich celem jest tworzenie wzajemnych połączeń, które umożliwią wymianę transgraniczną.

Jak Polska wypada na tle Europy?

Polska jest krajem, w którym system e-faktur jest dobrze rozwinięty, a poziom jego zaawansowania przewyższa inne kraje regionu. Jako jeden z pierwszych krajów wdrożyliśmy dużą część dyrektywy 45. Dobrze działa system e-faktur dla firm. Brakuje jednak wymiany e-dokumentów między firmami, a administracją.

Czy 45. dyrektywa, którą państwa muszą wdrożyć do końca roku, spowoduje upowszechnienie e-faktur w UE?

Dyrektywa zrównuje faktury papierowe i elektroniczne, ale nie spowoduje znaczącego skoku w wymianie e-faktur. Moim zdaniem e-faktury staną się powszechne gdy firmy dostrzegą korzyści, płynące z wymiany e-faktur lub gdy wymusi to administracja publiczna. Tak się dzieje np. w krajach Ameryki Łacińskiej. Administracja narzuciła obowiązek stosowania e-faktur, a firmy poszły za ciosem i zaczęły też wymieniać je między sobą.