EWA MATYSZEWSKA:

Czy istnieją wątpliwości w stosowaniu przepisów dotyczących e-faktur?

JOANNA RUDZKA:

Obecnie bardzo wiele wątpliwości jest już rozstrzygniętych przez sądy administracyjne. Przykładowo organy podatkowe kwestionowały prawidłowość wystawiania faktur korygujących, faktur w przypadku zmiany ich formatu czy też żądały ciągłego dostępu on-line do bazy e-faktur podatnika. Nie były to jednak zawsze pozytywne dla podatników orzeczenia – np. w zakresie niedopuszczalności wysyłania faktur w formie załącznika do e-maila bez spełnienia wymogu używania EDI lub podpisu elektronicznego.

Konsekwencją wprowadzenia e-fakturowania są dla przedsiębiorcy duże oszczędności związane ze zmniejszeniem kosztów oraz usprawnieniem samego procesu wystawiania faktur. Zawsze warto rozważyć takie rozwiązanie, zwłaszcza w czasie kryzysu, gdy szukamy oszczędności. Czasem wygenerować je może nie tyle optymalizacja w zakresie wysokości opodatkowania, co usprawnienie samego procesu z nim związanego. Jednak ważne jest również zapewnienie bezpieczeństwa podatkowego, np. przez udział w procesie wprowadzania e-faktur doświadczonego doradcy podatkowego.

Jakie formalności wiążą się z wprowadzeniem faktur elektronicznych?

Najważniejsze formalności przewidziane w regulacjach VAT to konieczność zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur za pomocą systemu EDI lub podpisu elektronicznego – konieczny jest zatem zakup tego rodzaju usług (oprogramowania, licencji) od podmiotów zewnętrznych. Ponadto formalnym wymogiem jest uzyskanie akceptacji tej formy wystawiania faktur przez ich odbiorcę.

Czy taka akceptacja musi spełniać szczególne wymogi?

Przepisy nie wprowadzają żadnych szczególnych wymogów co do akceptacji. Wskazują jedynie, że może być ona wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej i zachowuje ważność aż do dnia jej cofnięcia. Z uwagi na fakt, że przepisy nie precyzują tej kwestii, możliwe jest zaakceptowanie formy e-faktur przez nabywcę w odniesieniu do części otrzymywanych przez niego faktur. Taki pogląd znajduje potwierdzenie w stanowisku ministra finansów z 26 marca 2010 r. (nr IPPP1-443-176/10-2/AS).