MIIKKA SAVOLAINEN o dokumentacji podatkowej - Wszystkie szwedzkie i fińskie jednostki administracji rządowej stosują obecnie elektroniczny sposób fakturowania. Szwecja wyliczyła, że zaoszczędzi w ten sposób 365 mln euro w ciągu pięciu lat.
ROZMOWA
EWA MATYSZEWSKA
Papierowe faktury to już przeszłość wśród szwedzkich agencji rządowych. Od lipca 2008 r. wszystkie organy państwowe w Szwecji otrzymują faktury w formie elektronicznej w standardzie Svefaktura. Jak przekształca się faktury papierowe w dokumenty elektroniczne?
MIIKKA SAVOLAINEN*
Odbywa się to w sposób następujący: Firma zajmująca się przekształcaniem faktur otrzymuje je w formie papierowej, otwiera pocztę, przygotowuje fakturę do skanowania, skanuje ją, przeprowadza interpretację informacji, a następnie dostarcza do organu państwowego fakturę przetworzoną w format Svefaktura.
Czy ten mechanizm działa też w drugą stronę?
Tak. Jeżeli chodzi o faktury wychodzące, organy państwowe przesyłają faktury w wersji papierowej do tych odbiorców, którzy jeszcze nie przetwarzają formy elektronicznej. Firma zmienia faktury w standardzie Svefaktura na faktury papierowe. Jeżeli klient obsługuje e-faktury, organ państwowy wysyła dokument w standardzie Svefaktura.
Jakie korzyści dają e-faktury?
Przejście od formy papierowej do elektronicznej oznacza szybsze płatności, mniej należności, niższe ryzyko kredytowania oraz oszustwa, ustandaryzowane procesy IT, jak również ustalony obieg e-dokumentów i przebieg e-procesów. Faktury elektroniczne dają wiele możliwości poprawy wydajności i wypracowania oszczędności, zarówno z ekonomicznego, jak i środowiskowego punktu widzenia. Korzystają na tym wszyscy – szczególnie podatnicy.



O jakich oszczędnościach mówimy?
Instytucja odpowiedzialna za koordynację zaopatrzenia agencji rządowych Swedish National Financial Management Authority (ESV), która obliczyła, że dzięki elektronicznemu fakturowaniu rząd może zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt milionów euro rocznie. W 2005 roku ESV przewidziała, że jeśli wszystkie agencje rządowe wprowadzą faktury elektroniczne do 2008 roku, całe państwo mogłoby zaoszczędzić 3,9 mld koron szwedzkich (365 mln euro) w ciągu pierwszych pięciu lat.
Szwedzkie doświadczenie pokazuje, że nie tylko finansowe oszczędności, ale i poprawa jakości fakturowania przyczyniła się do popularności elektronicznych faktur wśród szwedzkich urzędów. E-faktury zwiększają przejrzyjstość procesów fakturowania, przyspieszają ich obróbkę księgową, jednocześnie zmniejszając liczbę błędów. Prawie wszystkie szwedzki urzędy i agencje rządowe obecnie przeszły na elektroniczne faktury, a co więcej, nastąpiło to zaledwie w ciągu dwóch lat.
Sektor publiczny w Finlandii ustalił koniec 2009 roku na ostateczną datę, do kiedy przyjmowane będą faktury w formie papierowej. Czy obecnie wszystkie faktury wysyłane do instytucji rządowych w Finlandii mają formę elektroniczną?
Tak. Instytucje rządowe w Finlandii przyjmują rocznie ok. 2,7 mln faktur zakupowych. Obecnie administracja podatkowa odbiera już 80 proc. faktur zakupowych w formie elektronicznej. Od początku 2010 roku agencje rządowe w Finlandii przyjmują wyłącznie rachunki elektroniczne.
Miikka Savolainen
dyrektor generalny Itella Information w Polsce zajmującej się elektronicznymi procesami fakturowania w Europie