EWA MATYSZEWSKA

Standardem w firmach zarówno polskich, jak i zagranicznych jest papierowy obieg faktur zakupu. Czy w praktyce pojawiają się jakieś typowe problemy dla tego typu obiegu dokumentów?

RADOSŁAW TARTAS*

Często faktury trafiają do kancelarii/sekretariatu lub działów biznesowych firmy (zakupy, magazyny, IT, szkolenia itp.), gdzie są opisywane przez osoby, które dokonały zakupu a następnie są kierowane do działu księgowości, gdzie następuje ich księgowanie i płatność. Nawet jeśli faktura trafi najpierw do działu księgowości, i tak musi zostać opisana i zatwierdzona przez dział merytoryczny. Papierowy obieg powoduje, że faktury giną (schowane w szufladzie), są zbyt długo trzymane, muszą kilka razy krążyć po firmie. Dział księgowości często nawet nie ma wiedzy o takich fakturach, a na koniec jest odpowiedzialny za opóźnione płatności i karne odsetki (nie mówiąc o problemach w prawidłowym obliczeniu podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług).

Aby rozwiązać te problemy, coraz więcej firm decyduje się na wdrażanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupu. Na czym ta metoda polega?

Faktury przychodzące do firmy są sortowane i skanowane. Specjalne oprogramowanie odpowiada za odczytanie danych z zeskanowanej faktury, wykorzystując technologię OCR (Optical Character Recognition – optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition – inteligentne rozpoznawanie znaków). System prezentuje skan faktury oraz dane (wcześniej zweryfikowane przez zaszyte algorytmy sprawdzające, np. liczbę i rodzaj znaków czy kwoty), umożliwiając również ręczną korektę tych danych. Skuteczność automatycznego odczytania danych ze skanu faktury za pierwszym razem może przekraczać nawet 90 proc. Skan faktury wraz z danymi może trafiać bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego (np. jako faktura wstępnie zaksięgowana) lub do elektronicznego obiegu.