Prowadząc działalność gospodarczą, w celu uchronienia się przed negatywnymi konsekwencjami podatnik powinien weryfikować swoich kontrahentów. Kiedy powinien to zrobić?
Pierwsza taka sytuacja wystąpi, gdy brak opodatkowania lub opodatkowanie 0-proc. VAT zależy od statusu kontrahenta. Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stosowanie stawki 0-proc. uzależnione jest od dostawy na rzecz podatnika VAT (są tu pewne odstępstwa). Przepisy krajowe wymagają też, aby podatnik posługiwał się w tej transakcji ważnym numerem VAT służącym do transakcji wewnątrzunijnych. Status nabywcy można sprawdzić w bazie VIES. Jeszcze bardziej pewnym sposobem weryfikacji jest wystąpienie z wnioskiem do biura wymiany informacji o VAT lub do urzędu skarbowego. W odpowiedzi na wniosek biuro lub naczelnik urzędu potwierdzają (lub nie potwierdzą) na piśmie status klienta jako podatnika VAT.
Te same zasady można stosować przy świadczeniu usług na rzecz podatników z UE, jeśli brak opodatkowania w Polsce wynika ze świadczenia usług na rzecz podmiotu mającego status podatnika. Biorąc pod uwagę wymogi rozporządzenia Rady UE 282/2011 polecane jest potwierdzenie wydane przez biuro wymiany informacji lub naczelnika urzędu. Rozporządzenie to wymaga również weryfikacji statusu kontrahenta, jeśli jest on podmiotem spoza UE, jeśli od tego statusu zależy brak opodatkowania w kraju. Wtedy ani baza VIES, ani biuro wymiany informacji jest nieprzydatne i należy stosować inne sposoby weryfikacji, np. strony WWW.
Weryfikacja kontrahenta rekomendowana jest również w przypadku zakupów od podmiotów nieznanych. Gdy nasz kontrahent, realizując transakcje z nami okazałby się zaangażowany w oszustwa podatkowe fiskus zakwestionuje prawo do odliczenia VAT, chyba, że podatnik udowodni, że działał w dobrej wierze. Elementem działania w dobrej wierze jest dołożenie należytej staranności w celu uniknięcia zamieszania w oszustwa.