Rewolucja w fakturowaniu elektronicznym stała się faktem. Nowe rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661) dostosowuje polskie przepisy do wymogów znowelizowanej dyrektywy 112. W efekcie katalog metod wystawiania i korygowania e-faktur jest otwarty i zależy od podatnika. To na nim ciąży jednak obowiązek udowodnienia, kto wysłał e-fakturę oraz że w trakcie przesyłu dane w niej zawarte się nie zmieniły.

Konieczna akceptacja

Nowe rozporządzenie obowiązuje od 1 stycznia 2011 r. Nie zmieniła się jednak jedna zasada. W dalszym ciągu wystawca e-faktury musi uzyskać zgodę kontrahenta na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Jak wynika bowiem z par. 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej akceptacją.

Zgodnie z ust. 2, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Przepisy nie określają jednak, w jakiej formie elektronicznej kontrahent ma wystawić akceptację. Ponieważ nie wymaga się w tym przypadku zachowania wymogów takich jak dla e-faktury (autentyczność pochodzenia i integralność treści), to należy przyjąć, że akceptacja w mailu lub pliku PDF będzie wystarczającym dowodem potwierdzającym udzielenie akceptacji. Ponieważ praktyka stosowania nowych przepisów w sprawie e-faktur jeszcze się nie ukształtowała, to nie można wykluczyć, że taka forma wystawiania akceptacji zostanie zakwestionowana przez organy podatkowe. Nie ma jednak wątpliwości, że w sytuacji zapewnienia autentyczności i integralności, akceptacja w formie maila będzie wystawiona prawidłowo.

Co więcej, w starym rozporządzeniu ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119), określono, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. W nowych przepisach nie ma takiego wymogu, co oznacza, że faktury w formie elektronicznej można wysyłać tego samego dnia, w którym wystawca e-faktury otrzymał akceptację od kontrahenta. Takie stanowisko nie powinno budzić zastrzeżeń organów podatkowych. Przy obecnych sposobach komunikacji elektronicznej i szybkości transakcji możliwość wystawiania faktur chwilę po tym, jak kontrahent zgodzi się na taką formę wystawiania faktur, nie powinna nikogo dziwić. Przykładowo, nikt nie każe podatnikowi czekać, gdy po założeniu konta w banku internetowym chce zrobić przelew.

Wyjaśnijmy również, że zgodnie z par. 9 nowego rozporządzenia ministra finansów (z 2010 r.) akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania par. 3 ust. 1 rozporządzenia. A zatem, jeśli podatnik otrzymał akceptację przed 1 stycznia 2011 r., to nie musi jej ponownie uzyskiwać.

Rozporządzenie określa również, że w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

A zatem w przypadku cofnięcia akceptacji obowiązuje odmienna zasada (wyrażona wprost w przepisie), zgodnie z którą należy zaprzestać wystawiania e-faktur od następnego dnia po dniu wycofania akceptacji (chyba że kontrahenci ustalą inny termin).

To jest tylko część artykułu, zobacz pełną treść w e-wydaniu Dziennika Gazety Prawnej: Jak wystawiać i korygować faktury elektroniczne od 1 stycznia 2011 r.
W pełnej wersji artykułu znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Czy akceptacja musi być podpisana elektroniczną formą podpisu
- Czy można przesyłać wystawione faktury e-mailem
- Czy jest możliwość skorygowania e-faktury fakturą papierową