Wydatki związane z wykorzystywaniem przez pracowników samochodów osobowych przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale pod warunkiem że spełni wymagania określone w ustawie o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Przede wszystkim konieczne jest prowadzenie przebiegu pojazdów (czyli kilometrówki). Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna więc zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Nie ma znaczenia – jak wyjaśnił sąd – że wydatki te zwraca spółce podmiot zagraniczny, na rzecz którego świadczy ona usługi. Wyrok jest nieprawomocny.

SYGN. AKT III SA/Wa 3302/10